1. Testaa kokoustekniikka
Tapahtumapäivänä on erittäin tärkeää testata kokoustekniikka, kuten pistorasiat, adapterit, pointteri, tussit ja latauspisteet, sillä mikään ei latista tapahtumassa tunnelmaa yhtä nopeasti, kuin tekniikka joka ei toimi. Testaa jokainen esitys erikseen ja käy ne läpi kokonaan, ei pelkästään muutamia ensimmäisiä dioja.
Saapuminen & kuljetukset
Tee saapuminen osallistujille helpoksi ja aseta matkan varrelle kylttejä, mikäli paikka on vaikeasti löydettävissä. Pidä huoli, että kuljetukset ovat osallistujille selkeitä ja että aikataulut ovat hyvin esillä.
2. Valmistele vastaanotto
Jos paikan päällä voi vielä ilmoittautua, kannattaa varata vastaanottoon tyhjiä nimilappuja myöhäisten ilmoittautuneiden ja muutoksien varalta. Käy läpi vastaanotossa olevan henkilökunnan kanssa yleisimmät kysymykset
Luo tapahtumaraamattu
Kokoa kasaan kansio, jossa on kopiot tavarantoimittajien sopimuksista, hätäpoistumisreiteistä ja lista, jossa on kaikki tärkeät yhteystiedot ja informaatio. Tämä auttaa sinua reagoimaan paremmin mahdollisissa yllättävissä tilanteissa. Anna kopio tästä vastaanotossa ja ilmoittautumisessa olevalle henkilökunnalle, jotta he osaavat vastata mahdollisiin asiakkaiden kysymyksiin.
3. Mahdollista reaaliaikainen palaute
Perusta ja informoi osallistujia kanavasta, jonka välityksellä he saavat tapahtumaa järjestävän tahon helposti ja nopeasti kiinni. Tämä voi olla puhelinnumero, email-osoite tai vaikkapa sosiaalisen median kanavista Twitter. Pääasia on yrittää kohdistaa tapahtumanaikaiseen palautteenantoon liittyvät asiat samalle alustalle, jotta henkilökunnan on helppo seurata ja reagoida niihin.
Tarkista viestiseinän ja kommenttien käyttö sekä moderoinnin sujuminen
Ennen tapahtumasi alkua, tarkista viestiseinä, sen kommenttien käyttö sekä sovi pelisäännöistä moderoijan kanssa, jotta tapahtumassa ei tule yllätyksiä. Jos viestiseinä on esimerkiksi heijastettu seminaariesityksen taustalle, on tärkeää että sosiaalisen median kanavista nostetut aiheeseen liittyvät kysymykset päivittyvät reaaliajassa.
4. Pidä aikataulusta kiinni
On tärkeää, että aikataulussa pysytään ja että henkilöstö toimii tapahtumassa ohjeistuksen mukaan. Ohjelma, joka ei pysy aikataulussa antaa epäammattimaisen kuvan ja sotkee muiden aikatauluja. Mikäli aikataulu laahaa myöhässä, kannattaa harkita jonkin osion tiputtamista aikataulusta päivän venyttämisen sijaan.
Varaa palautepalaveri etukäteen
Varaa tiimisi kesken palautepalaveri hyvissä ajoin etukäteen ja pyydä heitä valmistautumaan tähän. Yksi keino on tehdä etukäteen heille lomakkeet, jotka jäsenten pitää täyttää heti tapahtuman loputtua. Tunnelmat kannattaa purkaa heti tapahtuman jälkeen, mutta myös paremmin jonkin ajan kuluttua tapahtumasta, kun yleisön palaute on myös käsitelty.
