Tapahtuman suunnittelu alkaa visioinnista
Aloita tapahtuman suunnittelu muodostamalla visio. Pohdi myös tapahtuman olemassaolon syitä. Tapahtuman suunnittelu koostuu myös tavoitteiden ja osallistujien määrittelystä. Uskalla unelmoida ja tähtää aina niin korkealle, kuin mahdollista. Epäonnistumista ei kannata pelätä liiaksi, joten älä epäröi asettaa itsellesi koviakin tavoitteita. Visio auttaa sinua muodostamaan tapahtumallesi teeman ja idean, johon koko tapahtuman koko punainen lanka kietoutuu.
VALITSE AJANKOHTA & TEEMA
Kun valitset tapahtumallesi ajankohtaa, varmista kaikkien puhujien ja esiintyjien aikataulut ja se ettei samaan aikaan järjestetä kilpailevia tapahtumia. Pidä huoli, että kyseessä ei ole pyhäpäivä, joka nostaa henkilöstökustannuksia. Ota huomioon, että mahdolliset samanaikaisesti järjestettävät suuret konsertit tai urheilutapahtumat täyttävät majoitusmahdollisuuksia.
Yhtenäisessä ja onnistuneessa tapahtumassa teema näkyy kaikkialla: kutsuissa, mahdollisesti pukukoodissa, somistuksessa ja ohjelmanumeroissa.
Teema
Tässä muutamia vinkkejä teeman valitsemiseen:
1. Mikä on seminaarisi tai kokouksesi tavoite? Minkä viestin haluat osallistujillesi välittää? Avainviestit määriteltyäsi sinun on helpompi pohtia myös teemaa, sillä viestien pitää nivoutua teemaan luontevasti.
2. Mieti tapahtuman luonnetta. Oletko järjestämässä uuden tuotteen lanseerausta, varainkeruuseen liittyvää tapahtumaa, tai kenties palkitsemassa henkilöstöä hyvästä tuloksesta. Tapahtuman luonteella on tärkeä rooli teeman valinnan kannalta.
3. Mieti tarkemmin tapahtumaan osallistuvia. Ovatko he sijoittajia, työntekijöitä, asiakkaita? Onko mukaan kutsuttu myös perhe? Minkä ikäisiä osallistujat ovat? Mikäli olet järjestänyt tapahtumia aiemmin ja sinulla on niistä palautetta, hyödynnä aiemmin toimineet ideat rohkeasti.
4. Luo iskulause helpottaaksesi teeman keksimistä. Jos sinulla on hankaluuksia keksiä teemaa, käytä apuna iskulausetta, joka on muodostettu tapahtumasi ydinviesteistä. Tämä auttaa sinua tiivistämään ja lopulta kiteyttämään teeman. Voit myös kokeilla listata sanoja, joita sinulle tulee ydinviesteistäsi mieleen ja kokeilla tulisiko idea sitä kautta.
Tapahtuman suunnittelu vaatii myös budjetin, tilan ja sisällön pohtimista
Budjetti
Budjetin kannalta kannattaa miettiä tapahtumasi onnistumisen kannalta olennaisimpia asioita ja keskittää budjettia siihen. Seminaareissa ja koulutuksissa usein korostuu sisältö ja puhujat, joten varaa tähän tarpeeksi budjettia. Mikäli vieraat maksavat seminaariin osallistumisestaan, varaa heidän käyttöönsä helppo ja luotettava maksukanava.
Varaa tilat & tekniikka
Ennen tilan varaamista sinulla tulee olla selvillä alustava budjetti, tavoittelemasi osallistujamäärä, tapahtuman luonne ja ajankohta – tarvitsetko tietyn päivämäärän, vai onko ajankohta joustava? Yksi tärkeimmistä asioista tilaa varatessa on miettiä vieraittesi kulkuyhteyksiä. Tiedätkö mistä vieraasi saapuvat? Tee lista siitä, mitkä ovat ehdottomia elementtejä tilalle ja varaa tilat hyvissä ajoin.
Ota tilavarauksessa huomioon myös alku- ja loppujärjestelyihin kuluva aika.
Sisältö & esiintyjät
Uudet kokemukset, opit ja verkostoitumismahdollisuudet ovat niitä asioita, mihin halutaan investoida, joten kannattaa nähdä vaivaa juuri oikeanlaisen esiintyjän saamiseen. Jos ohjelmanumero on tapahtumasi kohokohta, saattaa olla fiksumpaa aikatauluttaa se lähemmäs loppupuolta, mikä pitää mielenkiinnon hereillä loppuun asti. Aamun kickoff-seminaareissa ohjelman taas voi luontevasti aloittaa käytännössä heti.
Mielessä tietty päivämäärä?
Ole hyvissä ajoin liikkeellä. Ohjelmanumero vaikuttaa suuresti myös esimerkiksi budjetointiin ja päätöksiin siitä maksaako tapahtumaasi osallistuminen. Sisällön kannalta hyvin tärkeää on sen oikea ajoitus tapahtuman kokonaisuudessa.
Pidä huoli, että tapahtumasi ohjelmanumerot ja sisältö ovat linjassa valitsemasi teeman kanssa.