Kaukoputki kopio

VISIO

Timanttinen tilaisuus on onnistuneen vision tuote. Kaikista tärkein asia visiossa on se, että se on tarpeeksi rohkea. Visio auttaa muodostamaa idean, jonka ympärille tapahtuman järjestäminen kietoutuu. Mieti tavotteitasi – pyritkö esimerkiksi uusiin liideihin, työhyvinvointiin, verkostoitumiseen tai asiakasuskollisuuteen? Onko asettamasi tavoitteet mitattavia ja miten?

Tilat kopio

SOPIVA TILA

Tila on isoin yksittäinen tekijä oikeanlaisen tunnelman luomiseen ja tapahtuman onnistumiseen, joten on tärkeää tietää, mitä siltä vaaditaan. Tavoitteet vaikuttavat keskeisesti tilavalintaan ja siihen, mitä puitteita milloinkin kannattaa painottaa. Esimerkiksi myynnilliset tapahtumat vaativat otolliset olosuhteet ja tilat verkostoitumiselle, kun taas juhlissa usein korostuu ohjelmasisältö ja visuaalisuus.

Avain kopio

ASIAKASKOKEMUS

Loistava asiakaskokemus koostuu erinomaisesta palvelusta ja yksityiskohdista. Siksi henkilöstön kouluttaminen ja erinäisiin tilanteisiin varautuminen kannattaa hyvissä ajoin etukäteen. Kaikkea ei tietysti voi ennustaa, mutta moneen erilaiseen tilanteeseen valmistautuminen kannattaa, sillä kaikista personoidummat asiat ovat niitä, joilla todellinen vau-efekti luodaan.

Tapahtuman suunnittelu

Tapahtuman suunnittelu alkaa visioinnista.

Lue lisää!

Tapahtumapäivän muistilista

Mitä tapahtumapäivänä on hyvä muistaa?

Nappaa vinkit!

Tapahtuman jälkeen

Muista, että tilaisuus päättyy vasta viimeisen vieraan lähdettyä!

Lue lisää!

Tapahtuman järjestäminen alkaa visiosta

Kokeile esimerkiksi seuraavia apukysymyksiä vision muodostamiseksi:

Miksi tapahtuma järjestetään?
Millainen asema tapahtumalla tulee olemaan toimintakentässään?
Onko pyrkimyksenä kansainvälinen toiminta?
Mitä haluat sidosryhmien ajattelevan tapahtumastasi sitä ennen ja sen jälkeen?
Mitä haluat tapahtumallasi saavuttaa?
Millaisella aikajänteellä toteutat visiotasi?
Miten mittaat onnistumista?

Tilaisuudellesi sopiva tila

Tässä apukysymyksiä tilanvalintaan. Pidä mielessä, että tilojen muunneltavuus on myös tärkeä seikka, sillä näin myös yllättäviin muutoksiin voidaan reagoida paremmin.

  1. Määritä tapahtumasi visio ja tavoitteet
    Visio antaa sinulle suunnan ja idean, jonka ympärille tapahtuman järjestäminen kietoutuu.
  1. Ennen kuin aloitat tilan etsinnän, sinun tulee tietää
    Mm. alustava budjetti, tavoittelemasi osallistujamäärä, tapahtuman luonne ja ajankohta – tarvitsetko tietyn päivämäärän, vai onko ajankohta joustava?
  1. Tee lista siitä, mitkä ovat ehdottomia elementtejä tilalle
    Tapahtumatilan vaatimuksiin kuuluu esimerkiksi sijainti, tekniikka, ruoka, muunneltavuus, toiveet kalustuksesta sekä hinta.
  1. Pohdi, millaisia aistimuksia ja tunteita haluat osallistujissa herättää
    Tämä auttaa sinua ymmärtämään millaista tunnelmaa haluat luoda sekä millaisen sisällön esiintyjineen sinun kannattaa valita.

Vetoa aisteihin!

Tunnekokemus tapahtumasta syntyy aistiemme välityksellä – ihmisen viisi perusaistia, näkö, kuulo, haju, maku ja tuntoaisti kannattaakin pyrkiä herättämään eloon. Ota ne huomioon jo tilaisuuden suunnitteluvaiheessa.

Kuten monet tapahtumajärjestäjät jo tietävät, tunteita herättämällä voit jättää syvemmän muistijäljen ihmismieleen. Aistimme täydentävät toisiaan ja ne sulautuvat yhteiseksi tiedoksi, joiden perusteella kokemuksemme syntyvät.

Mitä monipuolisemmin eri aisteja on tapahtuman järjestelyissä otettu huomioon, sitä yhtenäisempi kokonaisuus jää mieleen. Useamman aistin yhtäaikainen stimulointi jättää paremman asiakaskokemuksen ja varmistaa onnistuneemman tapahtuman.

Katso myös CASE-tarinamme!

CASE: Häämessut

Elämän tärkeimpään päivään valmistautumista.

Lue lisää!

CASE: Slush

Tapahtuma, joka yhdistää startupit, sijoittajat, median ja yritykset.

Katso täältä.

CASE: Pro Gaala

Horeca-alan huipuille suunnattu palkintogaala.

Tutustu ja ihastu!

CASE: Nordic Business Forum

Supersuosittu business-tapahtuma Messukeskuksessa.

Katso lähemmin.