Puhuja tilaisuuteen – mitä valinnassa pitää ottaa huomioon?

Aloita kysymällä itseltäsi nämä viisi kysymystä

1. Päätä ja tunnista tapahtumasi teema – miksi ihmiset kerääntyvät yhteen?

Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet? Pohdi myös osallistujiesi odotuksia – mitä he tulevat oppimaan?

2. Mieti, millainen esitys toimii parhaiten tapahtumassasi?

Katso aikatauluasi. Vieraspuhuja toimii hyvin esimerkiksi konferenssin tai seminaarin aloittajana tai lopettajana. Toisaalta keynote-puheenvuoro saattaa tarjota virtaa lounaan jälkeen.

3. Minkä tyylinen puhuja sopii parhaiten tarpeisiisi?

Listaa ylös asioita, joita haluat puhujalla olevan ja millaisia tuntemuksia haluat puhujan yleisössäsi herättävän. Näin sinun on helpompi kysyä apua ammattilaisilta. Monilla ammattipuhujilla on videonäytteitä, joita kannattaa tarkastella.

4. Mikä on budjettisi?

Tutki ja vertaa eri esiintyjien hintoja. Pitääkö hinta sisällään matkustus- tai majoituskulut. Kuuluko esityksen personointi hintaan?

5. Tietäähän puhuja mitä sinä haluat?

Juttele aina suoraan puhujan kanssa, jotta saat paremman tuntuman siitä, onko hän sopiva tapahtumaasi. Lisäksi tee puhujalle etukäteen selväksi tilaisuuden visio ja tavoitteet, jotta varmistat yhteen hiileen puhaltamisen.

Toimiva aikataulu

Aikataulusta tulee käydä ilmi jokaisen puheenvuoron kesto ja niiden järjestys, ruokailut, muut oheisohjelmat ja niin edelleen. On tärkeää, että aikataulu ei ole liian tiukka, vaan vierailla on aikaa hengähtää eri ohjelmanumeroiden välissä. Pidä kuitenkin huoli siitä, että tauot eivät ole liian pitkiä, koska odottelu ja liika aika eri ohjelmanumeroiden välillä tekee tapahtumastasi herkästi pitkäveteisen. Ruokailulle, kahvitauoille ja verkostoitumiselle tulee varata riittävästi aikaa.

Opettele aikataulu myös ulkoa, sillä se helpottaa järjestelyä niissä tilanteissa kun sinulla ei ole pääsyä kalenterin ääreen tai sinun pitää vastata tapahtumaan liittyviin kysymyksiin nopeasti.

Lähetä luomasi aikataulu kaikille tapahtumaasi järjestäville tahoille, jotta he osaavat varautua paremmin myös omalta osaltaan.

Varaa catering  & muut palvelut

Kysy jo kutsussa tai ilmoittautumislomakkeessa mahdolliset erityisruokavaliot sekä allergiat ja ilmoita ne myös cateringille sellaisenaan, vaikka menussa ei näyttäisi olevan allergisoivia ainesosia. Tarjoiluiden kannattaa olla mahdollisimman moneen erilaiseen ruokavalioon istuvia, ja usein buffet, josta jokainen voi valita mieleistänsä ruokaa on kätevä vaihtoehto.

Tarkista myös catering-sopimuksesta erikoisruokavalioiden ilmoittamisen takaraja ja onko ruokavalioilla lisämaksuja.

Muihin varattaviin palveluihin kuuluu muun muassa narikka, turvallisuuteen liittyvät tekijät, logistiikka ja siivous.