Tiivistelmä

Loistavasta asiakaskokemuksen tuottamisesta, innostavista puhujistaan tunnettu ja Suomen tapahtuma-alalla uraauurtava Nordic Business Forum on lokakuisin järjestettävä kaksipäiväinen kansainvälinen business-tapahtuma, joka kerää yhteen liiketoiminnan tavoista, johtajuudesta ja muista liike-elämän ajankohtaisista ilmiöistä kiinnostuneet ihmiset ympäri maailmaa.

Kymmenen kertaa järjestetty tapahtuma kasvaa ja kehittyy vauhdilla – esimerkiksi panostus tapahtuman live-striimaukseen ilmenee mahdollisuutena katsoa lähetys VR-lasien läpi, joilla mahdollistetaan katsojille 360 asteen elämys tapahtumasta. Kymmenes Suomen Nordic Business Forum järjestettiin Messukeskuksessa 2019. Lippuja ostettiin jo ohjelman julkistamisen yhteydessä lähes 5 000 kappaletta.

Tavoitteet

Nordic Business Forum järjestettiin ensimmäistä kertaa vuonna 2011 kahdeksan ihmisen voimin Jyväskylässä. Tapahtuman taustalla on hieno tarina: perustajat Jyri Linden ja Hans-Peter Siefen päättivät, että haluaisivat amerikkalaisen ympäristöaktivisti Al Goren Suomeen puhumaan. Kun tämä kaikkien mutkien kautta lopulta onnistui, järjestäjätiimi tajusi, että Nordic Business Forumista voi tulla isompikin tapahtuma. Tämän jälkeen asetettiin hieno ja kunnianhimoinen tavoite: vuonna 2021 Nordic Business Forum olisi yksi maailman merkittävimmistä business-tapahtumista. Tapahtuma on kulkenut tavoitetta kohti kunnioitettavaa tahtia.

’’Emme ole ikinä järjestäneet Nordic Business Forumia siksi, että pitäisi järjestää nyt vain jokin tapahtuma, vaan siksi että tämä on siistein juttu minkä me itse tiedämme.’’ – Jyri Linden, Nordic Business Forumin perustaja

Tiimi & valmistautumisaika

Nordic Business Forum on kasvanut vauhdilla, kuin myös sitä mukaa tapahtuman järjestämisestä vastaava tiimi. Tiimin jäsenet jotka hoitavat tapahtumajärjestämisen eri osa-alueita, kuten markkinointia, myyntiä, asiakaspalvelua ja kansainvälisiä suhteita. Lisäksi järjestämisen tukena on joukko vapaaehtoisia opiskelijoita, joiden toiminnasta ja palvelualttiudesta sataa kehuja vuosi vuodelta. Nordic Business Forumia järjestetään täysipäiväisesti lähes koko vuoden ajan, eli valmistautumiseen käytetään aikaa huolella loistavan asiakaskokemuksen takaamiseksi.

Onnistunut kansainvälinen tapahtuma

Kysyimme Jyri Lindeniltä, mikä on Nordic Business Forumin menestyksen ja nopean kasvun salaisuus. Linden mainitsee kolme tekijää: Ensinnäkin Nordic Business Forumin koko tiimi toteuttaa tapahtuman suurella intohimolla joka vuosi. Järjestäjille NBF on merkityksellinen osa elämää ja jokainen tiimin jäsen nauttii aidosti työstään. Toiseksi tekijäksi Linden mainitsee myyntiorientoituneen asenteen. Myyntityötä on tehty alusta alkaen ahkerasti ja määrällisesti paljon, jotta ensimmäiset asiakkaat on saatu tapahtumaan paikalle. Viimeiseksi Linden mainitsee itse tapahtuman sisällön. Tapahtuma on onnistunut jokainen vuosi yllättämään uudet sekä vanhat kävijät positiivisesti, joka saa heidät myös palaamaan.

Tapahtuman markkinointi

Nordic Business Forumin markkinointi tapahtuu sosiaalisessa mediassa sekä myös televisiossa ja printissä. Tärkein markkinointikanava on kuitenkin henkilökohtainen myyntityö, jonka kautta suuri osa asiakkaista on alun perin tullut ja hyvän kokemuksen siivittämänä he saapuvat joka vuosi uudelleen. Tyytyväiset kävijät levittävät sanaa eteenpäin luoden voimakasta FOMO-efetiä. Nordic Business Forumilla on rautainen myyntitiimi, joka uskoo tapahtumaan sataprosenttisesti. Tällaisen tapahtuman markkinoinnissa henkilökohtainen myynti toimii, sillä usko omaan työhön näkyy. Oman lisänsä markkinointiin tuo tapahtuman kansainvälisyys ja Nordic Business Forumin tiimissä onkin tähän erikoistuneet henkilöt erikseen.

Tilat

Nordic Business Forum järjestetään Messukeskus Amfi -salissa, ja katsomoa on laajennettu 2-hallin puolelle, jolloin katsomo on kaksipuolinen. Messukeskuksen kumppani Suomen Videoviestintä (SVV) toimittaa tekniikan, laajat screenit sekä ripustaa metreittäin molttonia. Messukeskus Amfi -sali sopii erinomaisesti Nordic Business Forumille, sillä se mahdollistaa vuorovaikutuksen yleisön ja lavan välillä tunnelman ollessa sopivan tiivis. Ison tapahtuman tilaa valittaessa on tärkeää ottaa huomioon siirtymiset esimerkiksi ruokailuun. Nordic Business Forum on viime vuosinä vetänyt 7500 asiakasta, joten pullonkaulojen välttäminen korostuu entisestään.

Lopuksi

Kysyimme Jyri Lindeniltä parhaat vinkit tapahtumien järjestämiseen.

Parhaat vinkit tapahtumille jotka haluavat kansainvälistyä?

Lokalisoitu markkinointi, ja kulttuuriin tutustuminen: kaikki samat asiat eivät toimi eri paikoissa. Lisäksi paikallisia kannattaa aina ottaa mukaan jo suunnittelun alkuvaiheessa.

Mitä tulevaisuus lupaa Nordic Business Forumille?

Asiakasmääräisesti emme voi enää kasvaa, sillä tällaisen tapahtuman ei ole kannattavaa olla enää tämän isompi. Jatkossa haluamme panostaa edelleen sisällön laatuun ja markkinointiin. Yksi kehityskohteista on tapahtuman livestriimaus, joka mahdollistaa hyvinkin laajan levikin ja elämyksen. Kuljemme edelleen alkuperäistä tavoitetta kohti näiden askelten avulla.

Parhaat vinkit tapahtumamarkkinointiin?

Aloita ajoissa. Suurin syy miksi tapahtumat epäonnistuvat on ajan loppuminen. Toki huomioon tulee ottaa kansainväliset ja kulttuurilliset erot, sillä kaikkialla markkinointia ei ole kannattavaa aloittaa vuotta aikaisemmin.