Vinkit ja ohjeet
Onnistu tapahtumissa
ja messuilla
Kasvokkain kohtaamisessa ja tapahtumien järjestämisessä on omat hyötynsä ja ominaispiirteensä, jotka eivät ole korvattavissa. Kohtaamismedia oikein hyödynnettynä on erittäin tehokas markkinointiviestinnän väline ja avaa ainutlaatuisia mahdollisuuksia hallita asiakaskohtaamista muihin medioihin verrattuna. Huolella suunniteltu messuosallistuminen tai tilaisuus kasvattaa brändin tunnettuutta, vahvistaa brändimielikuvaa sekä edistää myyntiä.
Tapahtuman järjestäminen
Kaikki alkaa visiosta
Aloita tapahtuman suunnittelu muodostamalla visio. Visio auttaa sinua muodostamaan tapahtumallesi teeman ja idean, johon koko tapahtuman koko punainen lanka kietoutuu. Uskalla unelmoida ja tähtää aina niin korkealle, kuin mahdollista.
Kirkasta itsellesi muun muassa seuraavat asiat: Miksi tapahtuma järjestetään ja kenelle? Mitä haluat osallistujien ajattelevan ennen ja jälkeen tapahtuman? Mitä haluat tapahtumallasi saavuttaa? Millaisella aikajänteellä toteutat visiotasi? Miten mittaat onnistumista?
Valitse tila oikein
Aloita tilan etsintä määrittelemällä alustava budjetti, osallistujamäärä sekä tapahtuman luonne ja ajankohta.
Pohdi, millaisia aistimuksia ja tunteita haluat osallistujissa herättää, ja tee lista siitä, mitä ainakin haluat tilaltasi. Pohdi asiaa ainakin sijainnin, tekniikan, ruoan, budjetin sekä kalustustoiveiden näkökulmista.
Yksi tärkeimmistä asioista tilaa varatessa on miettiä vieraittesi kulkuyhteyksiä. Tiedätkö mistä vieraasi saapuvat? Pidä mielessä myös tilojen muunneltavuus – näin yllättäviinkin muutoksiin voidaan reagoida paremmin.
Vetoa tunteisiin
Tunnekokemus tapahtumasta syntyy aistiemme välityksellä. Mitä monipuolisemmin eri aisteja on tapahtuman järjestelyissä otettu huomioon, sitä yhtenäisempi kokonaisuus jää mieleen.
Pyri herättämään aistit eloon monipuolisesti! Useamman aistin yhtäaikainen stimulointi jättää vahvemman muistijäljen, vaikuttaa asiakaskokemukseen ja varmistaa onnistuneemman tapahtuman.
Ajankohta
Kun valitset tapahtumallesi ajankohtaa, varmista kaikkien puhujien ja esiintyjien aikataulut sekä se ettei samaan aikaan järjestetä kilpailevia tapahtumia. Ota samalla huomioon, että mahdolliset samanaikaisesti järjestettävät suuret konsertit tai urheilutapahtumat täyttävät majoitusmahdollisuuksia. Huomioi myös mahdolliset henkilöstökustannuksia nostavat pyhäpäivät!
Määrittele teema
Yhtenäisessä ja onnistuneessa tapahtumassa teema näkyy kaikkialla: kutsuissa, mahdollisesti pukukoodissa, somistuksessa ja ohjelmanumeroissa.
Tapahtumatekniikka
Tapahtumatekniikka varmistaa, että tapahtumasi sisältö herää eloon vieraille näkyvänä, kuuluvana ja tunteita herättävänä kokonaisuutena. Pohdi, tarvitaanko tapahtumaasi esimerkiksi äänentoistoa, lavoja, valoja, striimausta tai tulkkausta, pa pyydä ajoissa apua asiantuntijalta.
Hio asiakaskokemusta
Loistava asiakaskokemus jättää pysyvän muistijäljen. Todellinen vau-efekti syntyy erinomaisesta palvelusta ja pienten yksityiskohtien huomioimisesta. Siksi suosittelemme henkilöstön kouluttamista ja erinäisiin tilanteisiin varautumista hyvissä ajoin. Kaikkea ei tietysti voi ennustaa, mutta moneen erilaiseen tilanteeseen on mahdollista varautua,
Määrittele ohjelma
Uudet kokemukset, opit, elämykset ja verkostoitumismahdollisuudet ovat asioita, mihin halutaan investoida. Siksi juuri oikeanlaisen esiintyjän saamiseen kannattaa panostaa! Ohjelma vaikuttaa suuresti myös esimerkiksi budjetointiin ja päätöksiin siitä, maksaako tapahtumaasi osallistuminen.
Huomioi myös ohjelman oikea ajoitus: mikäli ohjelmanumero on tapahtumasi kohokohta, saattaa olla fiksumpaa aikatauluttaa se lähemmäs tapahtuman loppupuolta. Aamun kickoff-seminaareissa ohjelman voi taas luontevasti aloittaa käytännössä heti.
Vinkit messuille
Suunnittele huolella
Suunnittele messuosallistumisesi huolella ja maksimoi onnistumisesi!
Vinkkejä suunnitteluun:
- Aseta selkeä ja konkreettinen tavoite ja pohdi eri osallistumisratkaisuja
- Kirkasta viestit kohderyhmillesi
- Miten varmistat aktiivisen mukanaolon tapahtumassa? Pohdi mahdollista oheisohjelmaa, tiedonkeruuta jne.
- Huolehdi kattavasta markkinoinnista ja viestinnästä
- Panosta messuhenkilöstön valintaan ja valmennukseen
- Määrittele onnistumisen mittarit
- Hyödynnä messujärjestäjän tarjoamia palveluita
- Huolehdi jälkimarkkinoinnista
Aseta tavoite
Tavoitteet ohjaavat messuosallistumisen suunnittelua, toteutusta ja tulosten arviointia. Tavoite voi olla laadullinen, määrällinen tai toiminnallinen – pääasia on se, että se on mitattava ja tietysti realistinen.
Tavoitteenasi voi olla esimerkiksi:
- Myynti
- Asiakassuhteiden hoito
- Kontaktien hankkiminen tai asiakasrekisterin kerääminen
- Julkisuus
- Yrityskuvan rakentaminen
- Uuden tuotteen tai palvelun lanseeraus
- Rekrytointi
- Uuden tuotteen testaus
- Tutkimus tai kartoitus
- Jälleenmyyjien etsiminen
Ohjelma houkuttelee
Messutavoitteita tukevat aktiviteetit tekevät messuosastosta vetovoimaisemman ja auttavat tavoitteiden saavuttamisessa. Tarjoa kokemuksia ja luo elämyksiä – näin syntyy niin elämyksiä kuin kauppaakin.
Onnistunut osasto-ohjelma houkuttelee ja pysäyttää messuvieraita osastolle, välittää selkeän viestin, saa aikaan vuorovaikutusta ja näyttää toteen oman tuotteet tai palvelun edut. Kerro osastosi ohjelmasta netissä jo etukäteen! Ilmoita ohjelmasi myös eMessukeskuksen kautta, niin julkaisemme sen tapahtuman nettisivulla.
Ideoita ohjelman suunnittelemiseen: lanseeraukset, haastattelut, vaikuttajien vierailut, kilpailut ja arvonnat, näytökset, tietoiskut ja seminaarit, maistatukset ja tuotetestaukset, kuvausseinät ja muu osallistava ohjelma.
Kutsu asiakkaat osastolle
Messujärjestäjä markkinoi messutapahtumaa, ja messuille osallistuva yritys omaa messuosastoaan.
Sen lisäksi, että kerrot yrityksesi messuosallistumisesta muun markkinoinnin yhteydessä, asiakkaita kannattaa myös kutsua osastolle.
Voit tilata Messukeskukselta lippuja asiakkaille jaettavaksi tai arpoa lippuja somekilpailujen palkintoina. Ammattimessuille voit kutsua myös eKutsulla. Voit myös lähettää asiakasrekisterillesi uutiskirjeen, jossa kerrot, että olette mukana ja kutsut käymään osastolla jonkun houkuttimen avulla.
Markkinoi osastoasi
Tapahtuman logon ja bannerien hyödyntäminen omassa markkinoinnissa on erinomainen keino muistuttaa asiakkaita tulevista messuista ja houkutella heitä kohtaamaan juuri sinun yrityksesi messujen aikana.
Tapahtuman logot ja bannerit ovat vapaasti käytettävissä. Käytössä olevan materiaalin löydät eMessukeskuksesta tapahtuman omilta sivuilta.
Voit käyttää logoa ja bannereita mm. omilla nettisivuillasi, sähköisissä uutiskirjeissä, mainoksissa ja asiakaslehdissä. Sähköisissä välineissä kannattaa linkittää logo tai banneri joko tapahtuman nettisivulle tai omalle näytteilleasettajasivullesi.
Tavoita media
Hyödynnä messutapahtuman saama julkisuus! Toimittajat tulevat messuille haistelemaan alan trendejä ja uusia tuotteita ja palveluita. Hyvin hoidetulla viestinnällä voit lisätä selvästi messuosallistumisesta saatavia tuloksia.
- Toimittajien tukikohta messujen aikana on Messukeskuksen lehdistökeskus.
- Julkaise oma messutiedote Messukeskuksen uutishuoneeseen eMessukeskuksen kautta. Vinkkaa myös tapahtuman tiedottajalle kiinnostavista messuaiheistanne.
- Lähetä tiedote alan ammattilehtien ja muiden medioiden toimittajille
- Kutsu tiedotusvälineiden edustajia käymään osastollasi, ja mieti miten huomioitte tiedotusvälineiden edustajat. Messualueella liikkuvat toimittajat tunnistat rintakortista, jossa on teksti PRESS.
Onnistu osastolla
Komeat puitteet eivät takaa onnistumista, jos osastohenkilökunta ei tiedä mitä heiltä odotetaan tai miten osastolla kuuluu käyttäytyä. Osastohenkilöstöltä vaaditaan rohkeutta ja myönteistä messuasennetta. Osastolle kannattaa valita vain henkilöitä, jotka aidosti haluavat olla messuilla töissä.
Messuilla kilpaillaan kävijöiden ajasta ja siksi keskustelut osastolla on syytä pitää lyhyinä ja tehokkaina. Kannattaa miettiä valmiiksi sopivia keskustelujen aloituksia.
. Älä unohda palkita väkeäsi hyvin tehdystä työstä! Ihmisiä voi palkita messutiimin yhteisestä onnistumisesta tai yksilökohtaisesta tekemisestä.
- Huolehdi, että osaston henkilökunta on osaavaa, aikaansaavaa ja motivoitunutta.
- Valmenna henkilökuntasi osastokäyttäytymisestä. Perehdytä heidät osaston toimintaan ja varmista, että jokainen tuntee messutavoitteenne
- Luo yksilölliset tavoitteet, sitouta henkilökunta tavoitteisiin ja palkitse
Muista jälkihoito
Tehokas jälkihoito ja -markkinointi muuttaa messukohtaamiset kaupoiksi. Se miten jälkihoito on tehty, kertoo yrityksestäsi ja sen toiminnasta.
Jälkihoito kannattaa suunnitella ja resursoida jo ennen messuja, etteivät asiat jää tekemättä messujen jälkeisen arjen koittaessa.
Vinkkejä jälkimarkkinointiin:
- Käy kontaktit läpi jokaisen messupäivän jälkeen
- Pidä kaikki messujen aikana annetut lupaukset, sillä messukontakti on tuoretuote!
- Hoida tarjouspyynnöt ja yhteydenotot mahdollisimman nopeasti
- Lähetä kiitoskirje/-viesti osastosi kävijöille
- Lähesty tärkeimpiä asiakkaitasi saman tien, kiitä käynnistä ja kerro jatkotoimista
- Julkaise nettisivullasi messuosastosta kuvia ja/tai videokuvaa – osastosi elää pidempään
- Kerro messutunnelmista netissä ja kiitä kävijöitä vielä kerran
- Arvioi tulokset heti messujen jälkeen ja uudestaan pidemmällä aikavälillä, kirjaa kehittämisideat ja arvioi saatu kävijäpalaute
Ohjeita puhujille
Puheenvuoro messuilla auttaa viestisi perille ja saat lisää näkyvyyttä! Vinkkejä messuilla esiintyjille löydät täältä
Apua suunnitteluun ja toteutukseen
Meiltä löydät kattavat palvelut niin messuosallistumisesi suunnitteluun kuin tapahtuma-ajallekin. Tutustu palveluihimme ja suunnittele messuosallistumistasi täällä. Tilaukset voit tehdä eMessukeskus-palvelussa.
Ainutlaatuinen osasto suunnittelijoidemme avustuksella
Tarjoamme kokonaisvaltaiset suunnittelupalvelut vetovoimaisten ja erottuvien osastokokonaisuuksien suunnitteluun. Meillä suunnittelu ja sen toteutus kulkevat käsi kädessä – ilman välikäsiä ja kalliita kuljetuksia.