Dataskyddsbeskrivning – Finlands Mässas företagskundregister
Upprättat 21.05.2018. Senaste ändring: 18.1.2022.
1. Personuppgiftsansvarig
Messukeskus, Finlands Mässa Abp
Mässplatsen 1, 00520 Helsingfors
tfn 040 450 3250
FO-nummer: 01163223
2. Kontaktperson som ansvarar för registret
Messukeskus / Kundservice
Mässplatsen 1, 00520 Helsingfors
tfn 040 450 3250
asiakaspalvelu@messukeskus.com
3. Registrets namn
Finlands Mässas företagskundregister
4. Laglig grund och syfte med behandlingen av personuppgifter
En laglig grund för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är den personuppgiftsansvariges berättigade intresse (t.ex. kundrelation, anställning, medlemskap).
Syftet med behandlingen av personuppgifter är kontakt med kunderna, upprätthållande av kundrelationen, marknadsföring och profilering av kunddata i försäljningssyfte och för statistiska syften samt samlande av information som är viktig för affärsverksamheten och produktion av sådan information genom att kombinera data.
5. Registrets uppgiftsinnehåll
Uppgifter som sparas i registret är: personens namn, ställning, företag/organisation, kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress), kundnummer, webbplatsadresser, IP-adress för nätverksanslutningen, användarnamn/profiler på sociala medier, lokaliseringsuppgifter, beteendeuppgifter, profileringsuppgifter, uppgifter om beställda tjänster och ändringar i dem, faktureringsuppgifter, uppgifter om besök på Messukeskus, registreringskoder, rabattkoder, andra profileringsuppgifter som kunden tillhandahåller eller uppgifter i anslutning till kundens beteende samt övriga uppgifter i anslutning till kundrelationen och beställda tjänster. E-post, chattsamtal, telefonsamtal och andra interaktioner med representanter för Messukeskus kan också lagras i registret.
6. Regelmässiga uppgiftskällor
De uppgifter som sparas i registret samlas in då en potentiell kundrelation skapas, då en officiell kundrelation skapas och av den information som kunden under denna tid ger till den personuppgiftsansvarige. Kontakt- och kunduppgifter kan också samlas in via marknadsföringskommunikation. De uppgifter som sparas i registret fås av kunden bland annat genom meddelanden som skickas på webblanketter, per e-post, per telefon, via sociala medier, från avtal, kundmöten, reklamationer och andra situationer i vilka kunden överlämnar sina uppgifter. Dessutom kan information om Messukeskus besökstjänster som används av kontaktpersonen, såsom webbiljettbutiken, det elektroniska registreringssystemet och ingångsportarna, samlas in i registret. Dessutom samlas information i registret om den registrerades kommunikation med Messukeskus såväl via telefon, chattjänsten, e-post som ansikte mot ansikte.
Med marknadsföringskommunikation avses innehållet på webbplatser och deras användning (till exempel besök av den registrerade på sidor, klickningar eller andra aktiviteter på webbplatsen), information som den registrerade tillhandahåller på ett webbformulär, den registrerade personens reaktioner på nyhetsbrev (till exempel öppnande av nyhetsbrev, klickningar, förflyttning till en webbplats, lästid). Dessutom avses med marknadsföringskommunikation sociala mediekanaler såsom Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter eller andra sociala medier. Från dessa kanaler kan vi bland annat få information om den registrerades profil, olika segment där den sociala medieplattformen har klassificerat den registrerade eller information om den registrerades reaktioner på den personuppgiftsansvariges aktiviteter på sociala medier.
Förbud mot utlämning av personuppgifter för direktmarknadsföring lagras på särskild begäran av kunden.
Kunddata kan även fås av parter som överlåter dem till den personuppgiftsansvarige som en del av ett avtal, såsom till exempel ett evenemangs uppdragsgivare. Den överlåtande enheten är då ansvarig för att det överlåtna registret är korrekt, uppdaterat och uppfyller GDPR-förordningen.
7. Regelmässiga överlåtelser av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Vi kan överföra eller överlåta personuppgifter till våra samarbetspartner, om det är nödvändigt för ändamålen enligt denna dataskyddsbeskrivning. Dylika partner kan vara till exempel partner inom marknadsföring eller datasystem samt andra samarbetspartner. I dylika situationer behandlas personuppgifterna enligt den gällande lagstiftningen. Dessutom kan information lämnas ut till ett annat företag om den personuppgiftsansvarige och företaget eller sammanslutningen gemensamt agerar som organisatörer av ett evenemang, en utställning eller som arrangörer av någon annan affärsverksamhet.
Vi kan även anlita utomstående serviceföretag som tillhandahåller betalningstjänster, indrivningstjänster och analystjänster, för att för vår räkning utföra vissa arbetsuppgifter som omfattar behandling av personuppgifter.
Vi kan även överföra eller överlåta personuppgifter till bolagen i vår koncern och till den som fortsätter vår affärsverksamhet till följd av bl.a. omorganisationer, försäljning av affärsverksamhet, sammanslagning, uppdelning, konkurs eller likvidation.
I annat fall säljer eller överlåter vi inte dina uppgifter till utomstående. Vi överför inte heller uppgifter utanför EES-området i andra fall än situationer som dataskyddslagstiftningen tillåter. Om den tillämpliga lagen kräver det, kan personuppgifter även överföras eller överlämnas till myndighet. Uppgifterna kan publiceras till den del detta har överenskommits med den registrerade.
8. Principer för skydd av registret
Registret hanteras omsorgsfullt och uppgifter som behandlas med IT-system skyddas på ett ändamålsenligt sätt. Då registeruppgifterna sparas på webbservrar tryggas anordningarnas fysiska och digitala dataskydd på lämpligt sätt. Den personuppgiftsansvarige ser till att de sparade uppgifterna och behörighet att komma åt servrarna och övrig information som är avgörande för personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av personal i vars arbetsbeskrivning det ingår.
9. Dina rättigheter i egenskap av registrerad
Rätt till insyn
Finlands Mässa ger dig rätt att granska de personuppgifter om dig som vi behandlar. Du kan kontakta oss skriftligen och be oss ange vilka personuppgifter vi behandlar om dig samt grunden för behandlingen. Andelslaget Finlands Mässa har rätt att kontrollera identiteten hos den som begär information. Om det förflutit under 12 månader från din föregående begäran om information, kan vi kräva en avgift för att genomföra åtgärder för att uppfylla din begäran.
Rätt att begära rättelse av uppgifter
Du har även rätt att korrigera eller komplettera felaktiga, otydliga, icke-kompletta, föråldrade eller onödiga uppgifter.
Rätt att begära att uppgifter raderas
Du kan även be oss radera dina personuppgifter ur våra system. Vi vidtar de åtgärder du begärt, såvida vi inte har ett legitimt skäl att låta bli att radera uppgiften, t.ex. för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter. Uppgifterna raderas inte nödvändigtvis genast ur alla våra säkerhetskopierings- eller andra motsvarande system.
Rätt att göra invändningar
Du har även rätt att begära att användningen av dina personuppgifter begränsas, om uppgifterna behandlas för andra ändamål än för att genomföra vår tjänst eller uppfylla en lagstadgad skyldighet. Du har även rätt att invända mot en fortsatt behandling av dina personuppgifter, även om behandlingen skulle grunda sig på ditt tidigare givna samtycke. Om du invänder mot behandling av dina personuppgifter kan det leda till mer begränsade möjligheter att använda vår webbplats och våra tjänster.
Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter
Du kan begära att vi begränsar behandlingen av vissa personuppgifter. Om du begär att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kan det leda till mer begränsade möjligheter att använda vår webbplats och våra tjänster.
Rätt att överföra uppgifter mellan olika system
Du har rätt att få ut av oss dina personuppgifter i ett strukturerat och allmänt använt format, för att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Du kan utnyttja dina rättigheter genom att skicka e-post till adressen asiakaspalvelu@messukeskus.com eller genom att kontakta oss på ovannämnda adresser. Användare som registrerats i våra tjänster ska i första hand göra sin begäran från den e-postadress som registrerats för ifrågavarande tjänsts användaruppgifter och svaret på begäran skickas till den e-postadressen.
Förutom ovannämnda rättigheter och andra rättigheter har du även en i lag garanterad rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där du har din hemvist eller arbetsplats, eller där det påstådda intrånget begicks. I Finland är ifrågavarande tillsynsmyndighet dataombudsmannen.