Dataskyddsbeskrivning – Finlands Mässas besökarregister

Upprättat 3.10.2017, senaste ändring: 13.05.2020

1. Personuppgiftsansvarig

Messukeskus, Andelslaget Finlands Mässa
Mässplatsen 1, 00520 Helsingfors
tfn 040 450 3250
FO-nummer: 01163223

2. Enhet som sköter registerärenden / Kontaktperson som ansvarar för registret

Messukeskus / Kundservice
Mässplatsen 1, 00520 Helsingfors
tfn 040 450 3250
asiakaspalvelu@messukeskus.com

3. Registrets namn

Andelslaget Finlands Mässas besökarregister

4. Laglig grund och syfte för behandlingen av personuppgifter

Grund för behandlingen av personuppgifter är personens eller i detta fall evenemangsbesökarens samtycke i samband med registreringen samt den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Personuppgifterna behandlas för att beräkna antalet besökare och föra statistik samt som underlag för analys med tanke på affärsverksamheten. Uppgifterna samlas in för att räkna det officiella besökarantalet och utveckla evenemangen.

Uppgifterna används för marknadsföring, såväl på traditionellt sätt, elektroniskt som med textmeddelanden. Genom att ange sitt mobiltelefonnummer ger kunden tillstånd att skicka direktmarknadsföringsmeddelanden till mobiltelefonnumret i fråga.

Om den registrerade anger bristfälliga uppgifter, kan det leda till att registreringen förklaras ogiltig, för den personuppgiftsansvarige kan då inte binda sig till avtal om deltagande mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade.

5. Registrets uppgiftsinnehåll

Personens namn, ställning, företag/organisation, roll i inköpsbeslut, kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress), kundnummer, uppgifter om tjänster som beställts av kunden, deras leverans och fakturering. E-post, chattsamtal, telefonsamtal och andra interaktioner med representanter för Messukeskus kan också lagras i registret. Andra uppgifter som sparas kan vara webbplatsadresser, IP-adress för nätverksanslutningen, lokaliseringsuppgifter och uppgifter om användning av nätbiljett, användarnamn/profiler på sociala medier, samt andra uppgifter i anslutning till kundrelationen och beställda tjänster, lokaliseringsuppgifter, uppgifter om besök på Messukeskus, registreringskoder, rabattkoder  samt andra profileringsuppgifter som kunden gett eller som anknyter till kundens beteende.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Den information som ska lagras i registret kommer från evenemangets elektroniska besöksregistrering, användningsdata från marknadsföringskommunikation, såsom webbplatser, formulär och nyhetsbrev samt kommunikation mellan den registrerade och Messukeskus, såväl via telefon, chattjänsten, e-post som ansikte mot ansikte. Dessutom genereras data från ingångarna till Messukeskus fastighet.

Med elektronisk besökarregistrering menas förhandsregistrering (besökaren registrerar sig för evenemanget på förhand eller före sin ankomst till evenemangsplatsen via internet) och/eller registrering på platsen (besökaren registrerar sig för evenemanget på registreringsstället vid ingången till Messukeskus).

Med marknadsföringskommunikation avses innehållet på webbplatser och deras användning (till exempel besök av den registrerade på sidor, klickningar eller andra aktiviteter på webbplatsen), information som den registrerade tillhandahåller på ett webbformulär, den registrerade personens reaktioner på nyhetsbrev (till exempel öppnande av nyhetsbrev, klickningar, förflyttning till en webbplats, lästid). Dessutom avses med marknadsföringskommunikation sociala mediekanaler såsom Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter eller andra sociala medier. Från dessa kanaler kan vi bland annat få information om den registrerades profil, olika segment där den sociala medieplattformen har klassificerat den registrerade eller information om den registrerades reaktioner på den personuppgiftsansvariges aktiviteter på sociala medier.

Kunddata kan även fås av parter som överlåter dem till den personuppgiftsansvarige som en del av ett avtal, såsom till exempel arrangören av ett evenemang. Den överlåtande enheten är då ansvarig för att det överlåtna registret är korrekt, uppdaterat och uppfyller GDPR-förordningen.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändning av uppgifter till stater utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Vi kan överföra eller överlåta personuppgifter till våra samarbetspartner, om det är nödvändigt för ändamålen enligt denna dataskyddsbeskrivning. Dylika partner är till exempel en utställningsarrangör, samarbetspartner, system för insamling av s.k. leads eller läsare av kontaktuppgifter samt en elektronisk mötes- och nätverkstjänst som används vid evenemanget. Dessutom kan uppgifter överlämnas till marknadsföringspartner eller medieredaktioner, IT-systemleverantörer eller andra partner som Finlands Mässa samarbetar med. Uppgifter kan överlämnas även till utställare, om besökaren har gett sitt samtycke till det. Dessutom kan information lämnas ut till ett annat företag om den personuppgiftsansvarige och företaget eller sammanslutningen gemensamt agerar som organisatörer av ett evenemang, en utställning eller som arrangörer av någon annan affärsverksamhet. I dylika situationer behandlas personuppgifterna enligt den gällande lagstiftningen.

Vi kan även anlita utomstående serviceföretag som tillhandahåller betalningstjänster, indrivningstjänster och analystjänster, för att för vår räkning utföra vissa arbetsuppgifter som omfattar behandling av personuppgifter.

Vi kan också överföra eller lämna ut personuppgifter till våra koncernföretag. Vi kan även överföra personuppgifter till den som fortsätter vår affärsverksamhet till följd av bland annat omorganiseringar, försäljning av affärsverksamhet, sammanslagning, uppdelning, konkurs eller likvidation.

I annat fall säljer eller överlåter vi inte dina uppgifter till utomstående. Vi överför inte heller uppgifter utanför EES-området i andra fall än situationer som dataskyddslagstiftningen tillåter. Om den tillämpliga lagen kräver det, kan personuppgifter även överföras eller överlämnas till myndighet.

8. Principer för skydd av registret

Registret hanteras omsorgsfullt och uppgifter som behandlas med IT-system skyddas på ett ändamålsenligt sätt. Då registeruppgifterna sparas på webbservrar tryggas anordningarnas fysiska och digitala dataskydd på lämpligt sätt. Den personuppgiftsansvarige ser till att de sparade uppgifterna och behörighet att komma åt servrarna och övrig information som är avgörande för personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av personal eller partner i vars arbetsbeskrivning det ingår.

De anställda som sköter uppgifterna i kundregistret är bundna av tystnadsplikt. Uppgifter berättas för eller överlåts till utomstående endast med anledning av lagstadgad anmälningsskyldighet, som på kundens egen begäran eller på en på lagen baserad begäran av en myndighet. Systemet är skyddat genom tekniska lösningar.

8.1. Manuellt material uppstår i särskilda situationer (då registreringssystemet inte är i användning) med registreringsblanketter som fylls i för hand. Dylika uppgifter förvaras i ett låst utrymme ända till slutet av tidsfristen som förutsätts för distributionskontrollen (cirka 3 månader efter evenemangets slut), varefter de utplånas.

8.2. Det besökarregister som skapas av registreringen på förhand eller på plats samt en eventuell registrering i efterhand (lagring av uppgifter efter evenemanget) förvaras på besökarregistersystemets server ända tills nästa motsvarande evenemang är avslutat, varefter uppgifterna utplånas evenemangsvis av huvudanvändaren. Endast Finlands Mässas personal och systemets leverantör har tillgång till uppgifterna i registret. Användningen av uppgifterna skyddas med användarnamn och lösenord.

9. Dina rättigheter i egenskap av registrerad

Rätt till insyn

Andelslaget Finlands Mässa ger dig rätt att granska de personuppgifter om dig som vi behandlar.  Du kan kontakta oss skriftligen och be oss ange vilka personuppgifter vi behandlar om dig samt grunden för behandlingen. Andelslaget Finlands Mässa har rätt att kontrollera identiteten hos den som begär information. Om det förflutit under 12 månader från din föregående begäran om information, kan vi kräva en avgift för att genomföra åtgärder för att uppfylla din begäran.

Rätt att begära rättelse av uppgifter

Du har även rätt att korrigera eller komplettera felaktiga, otydliga, icke-kompletta, föråldrade eller onödiga uppgifter.

Rätt att begära att uppgifter raderas

Du kan även be oss radera dina personuppgifter ur våra system. Vi vidtar de åtgärder du begärt, såvida vi inte har ett legitimt skäl att låta bli att radera uppgiften, t.ex. för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter. Uppgifterna raderas inte nödvändigtvis genast ur alla våra säkerhetskopierings- eller andra motsvarande system.

Rätt att göra invändningar

Du har även rätt att begära att användningen av dina personuppgifter begränsas, om uppgifterna behandlas för andra ändamål än för att genomföra vår tjänst eller uppfylla en lagstadgad skyldighet. Du har även rätt att invända mot en fortsatt behandling av dina personuppgifter, även om behandlingen skulle grunda sig på ditt tidigare givna samtycke. Om du invänder mot behandling av dina personuppgifter kan det leda till mer begränsade möjligheter att använda vår webbplats och våra tjänster.

Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter

Du kan begära att vi begränsar behandlingen av vissa personuppgifter. Om du begär att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kan det leda till mer begränsade möjligheter att använda vår webbplats och våra tjänster.

Rätt att överföra uppgifter mellan olika system

Du har rätt att få ut av oss dina personuppgifter i ett strukturerat och allmänt använt format, för att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Du kan utnyttja dina rättigheter genom att skicka e-post till adressen asiakaspalvelu@messukeskus.com
eller genom att kontakta oss på ovannämnda adresser. Användare som registrerats i våra tjänster ska i första hand göra sin begäran från den e-postadress  som registrerats för ifrågavarande tjänsts användaruppgifter och svaret på begäran skickas till den e-postadressen.

Förutom ovannämnda rättigheter och andra rättigheter har du även en i lag garanterad rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där du har din hemvist eller arbetsplats, eller där det påstådda intrånget begicks. I Finland är ifrågavarande tillsynsmyndighet dataombudsmannen.