Tietosuojaseloste – Suomen Messut Osuuskunta Mediarekisteri

Laatimispäivä 22.9.2015, päivitetty 21.5.2018

1. Rekisterin pitäjä

Suomen Messut Osuuskunta (viestinnässä käytettävä nimi: Messukeskus)

Messuaukio 1, PL 21, 00521 Helsinki

p. 040 450 3250

faksi 09 142 358

communications@messukeskus.com

Y-tunnus: 0116322-3

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Viestintäpäällikkö Tarja Gordienko, Suomen Messut Osuuskunta, viestintä,

p. 040 450 3250, communications@messukeskus.com

3. Rekisterin nimi

Suomen Messut Osuuskunnan mediarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen). Perusteena on myös sopimus, jossa rekisteröity on rekisteröitynyt median edustajaksi Messukeskukseen.

Henkilötietojen tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, asiakassegmenttien profilointi sekä Suomen Messut Osuuskunnan liiketoiminnalle olennaisen tiedon kerääminen.

Suomen Messut Osuuskunnan mediarekisteriä käytetään messuilla työtehtävissä käyvien median edustajien akkreditointiin, Suomen Messut Osuuskunnan omien tapahtumien osalta tiedottamiseen ja mediasuhteiden hoitamiseen sekä lehdistöhuoneessa vierailleiden toimittajien/kuvaajien määrän arvioimiseen.

Mediarekisterin käyttäminen tapahtumista tiedottamiseen tarkoittaa sitä, että toimittajille/kuvaajille ja toimituksille lähetetään tapahtumista tiedotteita sekä kutsuja messujen avajais- ja tiedotustilaisuuksiin

5. Rekisterin tietosisältö

Pakollisina tietoina kerätään

sukunimi

etunimi

sähköpostiosoite

median nimi

profiilitiedot (toimittaja/freelancer/valokuvaaja)

tieto siitä, mihin mediaan tekee juttua

puhelinnumero.

Rekisteriseloste on nähtävillä Messukeskuksen lehdistökeskuksessa ja verkkosivuilla www.messukeskus.com.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritiedot kirjautuvat järjestelmään toimittajien akkreditoituessa messuille. Messuille akkreditoituva toimittaja/kuvaaja jättää tietonsa rekisteriin joko verkkosivujen kautta tai lehdistöhuoneen asiakaspäätteillä. Akkreditoitunut toimittaja/kuvaaja saa lehdistöhuoneesta rintakortin, joka oikeuttaa sisäänpääsyyn Suomen Messut Osuuskunnan messutapahtumaan. Sisäänpääsy on työtehtävissä messuille saapuville toimittajille maksuton. Akkreditoituvien toimittajien tulee esittää voimassa oleva lehdistökortti tai muu todistus siitä, että käynti liittyy työtehtäviin.

Toimittajien akkreditoitumiset kirjautuvat jokaisen tapahtuman yhteydessä tietokantaan, mutta kaikkien tapahtumissa käyneiden toimittajien tietoja ei tallenneta lehdistörekisteriin aktiivista käyttöä varten. Tapahtuman tiedottajat lisäävät harkinnan mukaan messuille akkreditoituneista toimittajista toimialan tai messujen aihepiirin kannalta relevanttien toimittajien yhteystiedot kunkin messutapahtuman jakelulistalle. Toimittaja/kuvaaja voi kieltää tietojen käytön muuhun kuin akkreditoitumiseen messuille.

Lisäksi tiedottajat voivat lisätä toimittajia/toimituksia rekisteriin niiden messujen jakelulistoille, jotka liittyvät toimittajan seuraamaan aihealueeseen. Nämä tiedot poimitaan toimitusten itse ilmoittamien henkilö- ja yhteystietojen mukaan joko toimitusten itse ylläpitämiltä yhteystietosivuilta (esim. painetussa lehdestä tai median omilta verkkosivuilta) tai Inforviestintä Oy:n yhteistyössä Suomen Tietotoimisto STT:n kanssa ylläpitämistä Kuka-mediahakemistoista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, mikäli se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa markkinointikumppaneille, kuten uutiskirjetyökalua toimittavalle kumppanille tai mediatoimistolle, tietojärjestelmätoimittajille tai muille Suomen Messujen kumppaneille. Tietoja saatetaan luovuttaa myös näytteilleasettajille, mikäli kävijä on tähän antanut suostumuksensa. Tällaisissa tilanteissa henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme myös käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten maksupalvelujen, perintäpalvelujen ja analytiikkapalvelujen, tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme.

Voimme myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöillemme ja liiketoimintamme jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.

Muutoin emme myy tai luovuta tietojasi ulkopuolisille. Emme myöskään siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle muutoin kuin tietosuojalainsäädännön sallimissa tilanteissa. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa viranomaisille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen määritellyt rekisterinpitäjän omat työntekijät ja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun toimivien yrityksien työntekijät. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.

9. Sinun oikeutesi rekisteröitynä henkilönä

Tarkastusoikeus

Suomen Messut Osuuskunta tarjoaa sinulle oikeuden tarkastaa sinua koskevat käsittelemämme henkilötiedot. Voit ottaa meihin kirjallisesti yhteyttä pyytäen meitä kertomaan käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot sekä käsittelyn perusteen. Suomen Messut Osuuskunnalla on oikeus tarkistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyys.  Mikäli edellisestä tietopyynnöstäsi on kulunut alle 12 kuukautta, voimme vaatia pyynnön mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta maksun.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.

Oikeus vastustaa

Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä jatkossa, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostin osoitteeseen asiakaspalvelu@messukeskus.com

tai ottamalla meihin yhteyttä edellä selostettuihin osoitteisiin. Palveluihimme rekisteröityjen käyttäjien tulee ensisijaisesti tehdä pyyntö siitä sähköpostiosoitteesta joka on rekisteröity kyseisen Palvelun käyttäjätietoihin ja pyynnön vastaus lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen.

Edellä mainittujen oikeuksien ja muiden oikeuksiesi lisäksi sinulla on myös lainsäädännössä taattu oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, taikka jossa väitetty henkilötietoasetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.