Tietosuojaseloste – Suomen Messut Oyj:n kulkuluparekisteri
Laadittu 23.05.2018. Viimeisin muutos: 18.1.2022
1. Rekisterinpitäjä
Messukeskus, Suomen Messut Oyj
Messuaukio 1, 00520 Helsinki
puh. 040 450 3250
y-tunnus: 01163223
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Messukeskus / Asiakaspalvelu
Messuaukio 1, 00520 Helsinki
puh. 040 450 3250
asiakaspalvelu@messukeskus.com
3. Rekisterin nimi
Suomen Messut Oyj:n kulkuluparekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on lakiin kirjattu rekisterinpitäjän sekä näytteilleasettajan oikeutettu etu ja näiden kahden välinen sopimus: kulkuluparekisteriin kirjataan myönnetyt kulkuluvat. Suomen Messut Oyj:n sekä Messukeskuksen on oltava tietoisia, keille on myönnetty kulkulupia, jotta voimme valvoa liikennettä kiinteistössämme. Lisäksi näytteilleasettajiksi ilmoittautuneilla on sopimukseen perustuva oikeus saada rakentaa osastonsa ja näin ollen saada kulkuluvat henkilökunnalleen. Rekisteriä ylläpidetään myös turvallisuuden takaamiseksi ja tiloissa liikkuvien tunnistamiseksi esimerkiksi rakennusaikana, jolloin Suomen Messut Oyj:n tilat ovat auki vain henkilökunnalle sekä tapahtumaa rakentavalle henkilökunnalle.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on oikeuttaa rekisterissä olevat liikkumaan työasioissa Suomen Messut Oyj:n tiloissa Messukeskuksessa. Rekisterin tarkoituksena on myös viestintä Messukeskuksen tapahtumiin liittyen niin perinteisin viestinnän keinoin kuin sähköisesti ja tekstiviestein.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, missä roolissa käyttää kulkulupaansa (esim. rakentaja, esiintyjä tms.) ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite). Tapahtumakohtaisesti saatetaan henkilöstä tallentaa myös valokuva.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietoja rakennusaikaisesta henkilöstöstään. Lisäksi saamme tietoja muista kulkulupia tarvitsevista henkilöistä muun muassa näyttelyiden toimeksiantajilta, näytteilleasettajilta, muilta kolmansilta osapuolilta sekä Suomen Messut Oyj:n ohjelmatuotannosta sekä muilta Oyj:n yksiköiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, mikäli se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Tällaisia kumppaneita voivat olla esimerkiksi markkinointikumppanit, kuten uutiskirjetyökalua toimittava kumppani tai mediatoimisto, tietojärjestelmätoimitta tai muu Suomen Messujen kumppani. Tällaisissa tilanteissa henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme myös käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten maksupalvelujen, perintäpalvelujen ja analytiikkapalvelujen, tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme.
Voimme myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöillemme ja liiketoimintamme jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.
Muutoin emme myy tai luovuta tietojasi ulkopuolisille. Emme myöskään siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle muutoin kuin tietosuojalainsäädännön sallimissa tilanteissa. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa viranomaisille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu tai niiden yhteistyökumppanien toimesta, joiden kanssa rekisterin käsittelystä on erillisellä sopimuksella sovittu.
9. Sinun oikeutesi rekisteröitynä henkilönä
Tarkastusoikeus
Suomen Messut Oyj tarjoaa sinulle oikeuden tarkastaa sinua koskevat käsittelemämme henkilötiedot. Voit ottaa meihin kirjallisesti yhteyttä pyytäen meitä kertomaan käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot sekä käsittelyn perusteen. Suomen Messut Oyj:llä on oikeus tarkistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Mikäli edellisestä tietopyynnöstäsi on kulunut alle 12 kuukautta, voimme vaatia pyynnön mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta maksun.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
Oikeus vastustaa
Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä jatkossa, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.