Tietosuojaseloste – Suomen Messut kävijärekisteri
Laatimispäivä 3.10.2017, viimeisin muutos 26.4.2023
1. Rekisterinpitäjä
Messukeskus, Suomen Messut Oyj
Messuaukio 1, 00520 Helsinki
puh. 040 450 3250
y-tunnus: 01163223
2. Rekisteriasioita hoitava taho / Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Messukeskus / Asiakaspalvelu
Messuaukio 1, 00520 Helsinki
puh. 040 450 3250
asiakaspalvelu@messukeskus.com
3. Rekisterin nimi
Suomen Messut Oyj:n kävijärekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Peruste henkilötietojen käsittelylle on henkilön eli tässä tapauksessa tapahtuman kävijän suostumus rekisteröitymisen yhteydessä sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietoja käsitellään kävijämäärien laskemiseksi ja tilastoimiseksi sekä liiketoimintaa hyödyttävän analysoinnin pohjana. Tietoja kerätään virallisen kävijämäärän laskemiseen ja tapahtumien kehittämiseen. Tietoja käytetään markkinointiin niin perinteisesti, digitaalisesti kuin tekstiviesteinkin. Ilmoittamalla matkapuhelinnumeronsa antaa asiakas luvan lähettää suoramarkkinointiviestejä kyseessä olevaan matkapuhelinnumeroonsa.
Rekisteröidyn puutteellisesti kirjatut tiedot voivat johtaa rekisteröitymisen mitätöintiin, sillä rekisterinpitäjä ei voi tällöin sitoutua osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, hankintapäätösrooli, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), asiakasnumero, tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta. Rekisteriin voidaan tallentaa myös sähköposteja, chat-keskusteluja, puhelinkeskusteluja sekä muuta kanssakäymistä Messukeskuksen edustajien kanssa. Lisäksi tallennettavia tietoja saattavat olla myös www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, sijaintitietoja ja tietoja verkkolipun käytöstä, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, sijaintitietoja, tietoja käynnistä Messukeskuksessa, rekisteröitymiskoodeja, alennuskoodeja sekä muita asiakkaan antamia profilointitietoja tai asiakkaan käyttäytymiseen liittyviä tietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot tulevat tapahtuman sähköisestä kävijärekisteröinnistä, markkinointiviestinnän käyttödatasta, kuten verkkosivuilta, lomakkeilta ja uutiskirjeistä sekä rekisteröidyn viestinnästä Messukeskuksen kanssa niin puhelimitse, chat-palvelussa, sähköpostitse kuin kasvokkainkin. Lisäksi dataa syntyy Messukeskuksen kiinteistön sisääntuloporteilta.
Sähköisellä kävijärekisteröinnillä tarkoitettaan ennakkorekisteröitymistä (kävijä rekisteröityy tapahtumaan ennen tapahtumaa tai tapahtumapaikalle saapumista internetissä) ja/tai paikan päällä rekisteröitymistä (kävijä rekisteröityy tapahtumaan Messukeskuksen sisäänkäynnillä rekisteröintipisteessä).
Markkinointiviestinnällä tarkoitetaan verkkosivujen sisältöjä ja niiden käyttöä (esimerkiksi rekisteröidyn sivuvierailut, klikkaukset tai muu toiminta verkkosivuilla), rekisteröidyn verkkolomakkeella antamia tietoja, rekisteröidyn reagointi uutiskirjeisiin (esimerkiksi uutiskirjeiden avaaminen, klikkaaminen, siirtyminen verkkosivustolle, lukuaika). Lisäksi markkinointiviestinnällä tarkoitetaan sosiaalisen median kanavia, kuten Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter tai muut sosiaalisen median kanavat. Näistä kanavista voimme saada muun muassa tietoja rekisteröidyn profiilista, erilaisista segmenteistä, joihin sosiaalisen median alusta on rekisteröidyn luokitellut tai tietoa rekisteröidyn reagoinnista rekisterin pitäjän toimiin sosiaalisen median kanavissa.
Asiakasdataa voidaan saada myös tahoilta, jotka sitä luovuttavat rekisterinpitäjän käyttöön osana sopimusta, kuten tapahtuman toimeksiantajalta. Luovuttava taho vastaa tällöin, että luovutettu rekisteri on oikeellinen, ajantasainen ja GDPR-asetuksen vaateet täyttävä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, mikäli se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Tällaisia kumppaneitamme ovat esimerkiksi näyttelyn toimeksiantaja, yhteistyökumppanit, niin sanotut liidien keräysjärjestelmät eli yhteystietojen lukulaitteet sekä tapahtumassa toimiva sähköinen tapaamis- ja verkostoitumispalvelu. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa markkinointikumppaneille, kuten uutiskirjetyökalua toimittavalle kumppanille tai mediatoimistolle, tietojärjestelmätoimittajille tai muille Suomen Messujen kumppaneille. Tietoja saatetaan luovuttaa myös näytteilleasettajille, mikäli kävijä on tähän antanut suostumuksensa. Lisäksi tietoja saatetaan luovuttaa toiselle yritykselle, mikäli rekisterin pitäjä ja yritys tai yhteisö toimivat yhdessä tapahtuman, näyttelyn tai muun liiketoiminnan järjestäjinä. Tällaisissa tilanteissa henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme myös käyttää kolmansia palveluntarjoajia, kuten maksupalvelujen, perintäpalvelujen ja analytiikkapalvelujen, tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestamme.
Voimme myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöillemme. Voimme myös siirtää tietoja liiketoimintamme jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.
Muutoin emme myy tai luovuta tietojasi ulkopuolisille. Emme myöskään siirrä tietoja ETA-alueen ulkopuolelle muutoin kuin tietosuojalainsäädännön sallimissa tilanteissa. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa viranomaisille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai kumppanien toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.
8.1. Manuaalinen aineisto syntyy erikoistilanteessa (rekisteröintijärjestelmän ollessa pois käytöstä) käsin täytetyiltä rekisteröintilomakkeista. Tällaisia tietoja säilytetään lukitussa tilassa levikintarkastuksen edellyttämän määräajan loppumiseen asti (noin 3 kk tapahtuman päättymisestä), jonka jälkeen ne tuhotaan.
8.2. Ennakko- ja paikan päällä rekisteröinnistä sekä mahdollisesta jälkirekisteröinnistä (tietojen tallennus tapahtuman jälkeen) syntyvä kävijärekisteri säilytetään niin kauan kuin Suomen Messut tarvitsee tietoja liiketoiminnassaan tai kunnes rekisteröity haluaa pyytää tietojensa poistoa. Vain Suomen Messujen työntekijöillä ja järjestelmän toimittajalla on pääsy rekisterin tietoihin. Tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
9. Sinun oikeutesi rekisteröitynä henkilönä
Tarkastusoikeus
Suomen Messut Oyj tarjoaa sinulle oikeuden tarkastaa sinua koskevat käsittelemämme henkilötiedot. Voit ottaa meihin yhteyttä pyytäen meitä kertomaan käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot sekä käsittelyn perusteen. Mikäli edellisestä tietopyynnöstäsi on kulunut alle 12 kuukautta, voimme vaatia pyynnön mukaisten toimenpiteiden toteuttamisesta maksun.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa esimerkiksi lainsäädännöllisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
Oikeus vastustaa
Voit myös pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä jatkossa, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.
Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä
Voit pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää internetsivujamme sekä palveluitamme.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostin osoitteeseen asiakaspalvelu@messukeskus.com
tai ottamalla meihin yhteyttä edellä selostettuihin osoitteisiin. Palveluihimme rekisteröityjen käyttäjien tulee ensisijaisesti tehdä pyyntö siitä sähköpostiosoitteesta joka on rekisteröity kyseisen Palvelun käyttäjätietoihin ja pyynnön vastaus lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen.
Edellä mainittujen oikeuksien ja muiden oikeuksiesi lisäksi sinulla on myös lainsäädännössä taattu oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, taikka jossa väitetty henkilötietoasetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.