Dataskyddsbeskrivning – Andelslaget Finlands Mässas Medieregister

Upprättat 22.9.2015, uppdaterat 21.5.2018

1.     Personuppgiftsansvarig
Andelslaget Finlands Mässa (i kommunikation används namnet:  Messukeskus)
Mässplatsen 1, PB 21, 00521 Helsingfors
tfn 040 450 3250
fax 09 142 358
communications@messukeskus.com
FO-nummer: 0116322-3

2.     Person som ansvarar för registerärenden

Kommunikationschef Tarja Gordienko, Andelslaget Finlands Mässa, kommunikation,
tfn 040 450 3250, communications@messukeskus.com

3.     Registrets namn
Andelslaget Finlands Mässas medieregister

4. Laglig grund och syfte med behandlingen av personuppgifter
En laglig grund för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är personens samtycke (dokumenterat, frivilligt, individuellt, medvetet och entydigt). En annan grund är även ett avtal genom vilket den registrerade har registrerat sig som representant för ett medium till Messukeskus

Syfte med behandlingen av personuppgifter är kontakt med kunderna, upprätthållande av kundrelation, profilering av kundsegmenten samt insamling av information som är viktig för Andelslaget Finlands Mässas affärsverksamhet.
Andelslaget Finlands Mässas Medieregister används för ackreditering av medierepresentanter som besöker mässor inom ramen för sitt arbete, för att informera om Andelslaget Finlands Mässas egna evenemang och för skötsel av medierelationer samt för att uppskatta antalet journalister/fotografer som har besökt pressrummet.
Användningen av medieregistret för att informera om evenemang innebär att meddelanden om evenemang och inbjudningar till mässornas öppningsdagar och presskonferenser skickas till journalister/fotografer och redaktioner.

5.     Registrets uppgiftsinnehåll

Som obligatoriska uppgifter insamlas

efternamn
förnamn
e-postadress
mediets namn
profiluppgifter (journalist/frilans/fotograf)
uppgift om för vilket medium personen utför arbetsuppdraget
telefonnummer.
Uppgifter överlämnas inte till tredje part.
Registerbeskrivningen är allmänt tillgänglig i Messukeskus pressrum och på webbplatsen www.messukeskus.com.

6.     Regelmässiga uppgiftskällor

Registeruppgifterna registreras i systemet när journalister ackrediterar sig på mässor. En journalist/fotograf som ackrediterar sig till mässor lämnar registeruppgifterna antingen via webbplatsen eller via kundterminalerna i pressrummet. Den ackrediterade journalisten/fotografen får i pressrummet ett passerkort som ger rätt till inträde på ett mässevenemang som ordnats av Andelslaget Finlands Mässa. Inträdet är gratis för journalister som kommer till mässan i tjänst. Journalister som ackrediterar sig ska uppvisa ett giltigt presskort eller ett annat bevis på att besöket sker i anslutning till arbetsuppgifter.

Ackrediteringarna av journalister registreras i en databas i anslutning till varje evenemang, men uppgifter om alla journalister som besökt evenemangen förs inte in i pressregistret för aktivt bruk. Informatörerna för evenemanget lägger enligt eget övervägande till kontaktuppgifter om relevanta journalister enligt mässans bransch eller tema på utskickslistan för respektive evenemang. En journalist/fotograf kan förbjuda användningen av uppgifterna för andra ändamål än ackreditering på mässan.

Dessutom kan informatörerna lägga till journalister/redaktioner på utskickslistor för mässor som anknyter till ett område som journalisten bevakar. Dessa uppgifter insamlas från de person- och kontaktuppgifter som redaktionerna själva meddelat antingen bland sina egna kontaktuppgifter (t.ex. i en tryckt tidning eller mediets egna webbsidor) eller medieregistren som förs av Inforviestintä Oy i samarbete med Finlands Notisbyrå FNB.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändning av uppgifter till stater utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Vi kan överföra eller överlåta personuppgifter till våra samarbetspartner, om det är nödvändigt för ändamålen enligt denna dataskyddsbeskrivning. Dylika partner är till exempel en utställningsarrangör, samarbetspartner, system för insamling av s.k. leads eller läsare av kontaktuppgifter samt en elektronisk mötes- och nätverkstjänst som används vid evenemanget. Dessutom kan uppgifter överlämnas till marknadsföringspartner eller medieredaktioner, IT-systemleverantörer eller andra partner som Finlands Mässa samarbetar med. Uppgifter kan överlämnas även till utställare, om besökaren har gett sitt samtycke till det. I dylika situationer behandlas personuppgifterna enligt den gällande lagstiftningen.

Vi kan även anlita utomstående serviceföretag som tillhandahåller betalningstjänster, indrivningstjänster och analytiktjänster, för att för vår räkning utföra vissa arbetsuppgifter som omfattar behandling av personuppgifter.

Vi kan även överföra eller överlåta personuppgifter till bolagen i vår koncern och till den som fortsätter vår affärsverksamhet till följd av bl.a. omorganisationer, försäljning av affärsverksamhet, sammanslagning, uppdelning, konkurs eller likvidation.

I annat fall säljer eller överlåter vi inte dina uppgifter till utomstående. Vi överför inte heller uppgifter utanför EES-området i andra fall än situationer som dataskyddslagstiftningen tillåter. Om den tillämpliga lagen kräver det, kan personuppgifter även överföras eller överlämnas till myndighet.

8.     Principer för skydd av registret

Rätt till att använda ett system som innehåller kunduppgifter och rätt till att ändra kunduppgifterna har endast den personuppgiftsansvariges separat definierade egna anställda och anställda hos företag som fungerar på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och för den personuppgiftsansvariges räkning. Behörigheten har begränsats till att gälla endast de uppgifter som en person behöver för att sköta sina arbetsuppgifter. De anställda som sköter uppgifterna i kundregistret är bundna av tystnadsplikt. Uppgifter berättas för eller överlåts till utomstående endast med anledning av lagstadgad anmälningsskyldighet, som på kundens egen begäran eller på en på lagen baserad begäran av en myndighet. Systemet är skyddat genom tekniska lösningar.

9. Dina rättigheter i egenskap av registrerad

Rätt till insyn

Andelslaget Finlands Mässa ger dig rätt att granska de personuppgifter om dig som vi behandlar.  Du kan kontakta oss skriftligen och be oss ange vilka personuppgifter vi behandlar om dig samt grunden för behandlingen. Andelslaget Finlands Mässa har rätt att kontrollera identiteten hos den som begär information.  Om det förflutit under 12 månader från din föregående begäran om information, kan vi kräva en avgift för att genomföra åtgärderna för att uppfylla din begäran.

Rätt att begära rättelse av uppgifter

Du har även rätt att korrigera eller komplettera felaktiga, otydliga, icke-kompletta, föråldrade eller onödiga uppgifter.

Rätt att begära att uppgifter raderas

Du kan även be oss radera dina personuppgifter ur våra system. Vi vidtar de åtgärder du begärt, såvida vi inte har ett legitimt skäl att låta bli att radera uppgiften, t.ex. för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter. Uppgifterna raderas inte nödvändigtvis genast ur alla våra säkerhetskopierings- eller andra motsvarande system.

Rätt att göra invändningar

Du har även rätt att begära att användningen av dina personuppgifter begränsas, om uppgifterna behandlas för andra ändamål än för att genomföra vår tjänst eller uppfylla en lagstadgad skyldighet. Du har även rätt att invända mot en fortsatt behandling av dina personuppgifter, även om behandlingen skulle grunda sig på ditt tidigare givna samtycke. Om du invänder mot behandling av dina personuppgifter kan det leda till mer begränsade möjligheter att använda vår webbplats och våra tjänster.

Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter

Du kan begära att vi begränsar behandlingen av vissa personuppgifter. Om du begär att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter kan det leda till mer begränsade möjligheter att använda vår webbplats och våra tjänster.

Rätt att överföra uppgifter mellan olika system

Du har rätt att få ut av oss dina personuppgifter i ett strukturerat och allmänt använt format, för att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig .

Du kan utnyttja dina rättigheter genom att skicka e-post till adressen asiakaspalvelu@messukeskus.com
eller genom att kontakta oss på ovannämnda adresser. Användare som registrerats i våra tjänster ska i första hand göra sin begäran från den e-postadress  som registrerats för ifrågavarande tjänsts användaruppgifter och svaret på begäran skickas till den e-postadressen.

Förutom ovannämnda rättigheter och andra rättigheter har du även en i lag garanterad rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, särskilt i den medlemsstat där du har din hemvist eller arbetsplats, eller där det påstådda intrånget begicks. I Finland är ifrågavarande tillsynsmyndighet dataombudsmannen.