Siirry sisältöön

Yhdistyksen vuosikokous muuttui hybridiksi

Koronan vuoksi annetut kokoontumisrajoitukset vaihtuivat pitkin kevättä, minkä vuoksi Suomen Lähetysseura päätti toteuttaa yhdistyksen vuosikokouksen hybridimallilla.

Hybriditoteutus mahdollisti riskiryhmäläisten osallistumisen tapahtumaan ja mikäli epidemiatilanteen pahentumisen vuoksi olisi pitänyt siirtyä kokonaan virtuaaliseen toteutukseen, sekin olisi onnistunut helposti.

Painopiste turvallisuudessa ja helppokäyttöisyydessä

Järjestelyissä painotettiin turvallisuutta ja tekniikassa helppokäyttöisyyttä. Koska kokousedustajien ikäskaala on laaja, oli huolena eritasoiset tietokonetaidot. Lisäksi Suomen Lähetysseura halusi vuosikokoukseen vahvan tunnistautumisen sekä mahdollisuuden kommentoida mikrofonin kautta etäyhteydellä. Etävaalit asettivat myös omat vaatimuksensa tekniikalle, mutta sujui palautteiden mukaan hyvin:

En ole aikaisemmin osallistunut äänestystilanteisiin etänä ja hieman jännitin, mutta annetut ohjeet olivat rauhallisia ja selkeitä. Hämmästelin, miten helppoa äänestäminen oli. Se, että ääniä laskiessa soi musiikki, helpotti tietoisuutta, että tilanne jatkuu.

Lopputulos ylitti kaikki odotukset

Osallistujia saapui paikan päälle noin 70 ja loput osallistuivat etäyhteyden kautta. Kokousedustajia oli kaiken kaikkiaan 242. Teknistä toteutusta pidettiin erittäin sujuvana niin etäyhteyden päässä oleville osallistujille kuin myös paikan päälle saapuneiden mielestä. Tukipuhelin osoittautui tärkeäksi ja sitä kiiteltiinkin jälkikäteen kerätyssä palautteessa. Myös kokoustila koettiin turvalliseksi.

” Vuosikokous onnistui loistavasti. Tekninen toteutus oli sujuva ja paikan päällä oli sekä turvallista, että ammattimaisen näköistä. Yhteistyö ja kommunikointi oli koko projektin ajan erittäin sujuvaa ja Messukeskuksen henkilökunta oli hyvin ystävällistä ja avuliasta”

Tarja Larmasuo, hallintojohtaja
Suomen Lähetysseura

Turvallinen tapahtumatila – Turvavälit helppo säilyttää

Paikan päällä kokoustajien käytössä oli sali 101, joka normaalisti tarjoaa elämyksiä yli 1000 hengelle. Tila oli helppo kalustaa turvavälein ja väljissä tiloissa myös turvavälien säilyttäminen onnistui hyvin.

Lattiatarroja, digiscreenejä ja käsidesiautomaatteja

Messukeskuksen kaikki tilat on lähtökohtaisesti suunniteltu tartuntatautiturvallisiksi. Turvaväleistä muistutetaan lattiatarroilla ja digiscreeneillä. Suomen Lähetysseuran toiveesta käsidesiä oli tarjolla monessa eri pisteessä ja uudet kosketusvapaat käsidesiautomaatit viimeistelivät turvallisen tapahtuman. Kokouksen järjestäjän Suomen lähetysseura myös tarjosi kasvomaskeja käyttöön niitä haluaville. Lisäksi henkilökunta käytti suojavisiirejä tai kasvomaskeja koko tilaisuuden ajan.

Tukipuhelin ja kenraaliharjoitukset

Kokouksen etäosallistujilla oli käytössään tukipuhelin, josta sai tarvittaessa apua palvelun käytössä hyvissa ajoin ennen tilaisuuden alkua. Etäosallistujille tarjottiin mahdollisuus kenraaliharjoitukseen edellisenä iltana, jolloin pystyi kirjautumaan virtuaaliselle tapahtuma-alustalle vahvan tunnistautumisen kautta sekä testaamaan puheenvuoroja.