Siirry sisältöön

Suomen Kardiologisen Seuran syyskokous

Suomen Kardiologinen Seura järjesti syyskokouksensa virtuaalitapahtumana. Kaksipäiväisessä tapahtumassa paikan päällä Messukeskuksessa olivat ainoastaan luennoitsijat, puheenjohtajat ja seuran työryhmä. Luento-ohjelmaan otettiin mukaan 22 luennoitsijaa etäyhteyden avulla, osa suorana ulkomailta. Etäluennoista osa esitettiin suoraan striimiin ja osa saatiin valmiina tallenteina luennoitsijoiden ollessa kuitenkin läsnä keskusteluosioissa etäyhteydellä.

Luennoitsijoita ja puheenjohtajia oli kaksipäiväisessä kokouksessa tukijasymposiumit mukaan lukien noin 80. Ohjelma koostui sekä luennoista, paneelikeskusteluista kuin nuorten tutkijoiden pitchauskisastakin. Luentojen keskusteluosiot käytiin chat-tyyliin kokousalustalla ja valitut kysymykset esitettiin striimissä. Kokousalustalla toteutettiin myös virtuaalinen näyttely sekä tukijoiden ohjelmatilat.

Kaksi virtuaalistudiota

Livestriimejä oli kaksi rinnakkain, joten Messukeskukseen rakennettiin luentoja varten kaksi virtuaalistudiota, joissa muut paikallaolevat luennoitsijat ja työryhmän jäsenet toimivat pienenä yleisönä. Näin esityksiin saatiin elävyyttä, kun kameran lisäksi sai esiintyä kollegalle. Striimaustilojen lisäksi käytössä oli luennoitsijoiden taukotila, joka sijaitsi striimausstudioita vastapäätä. Isossa tilassa luennoitsijat pystyivät seuraamaan luentoja kuvaruuduilta, chattaamaan kokousalustalla sekä rentoutumaan kollegojen kanssa turvallisesti. Lisäksi tarjoilut hoidettiin helposti taukotilan yhteydessä olevan ravintolan avulla.

 

”Syyskokouksen järjestäminen virtuaalisesti mahdollisti ajankohtaisten luentojen tarjoamisen poikkeusaikana ja kun päätettiin panostaa erityisesti hyvään kuvalaatuun, jossa videointiin saatiin myös hyvä kumppani, oli tuloksena laadukkaita tallenteita, joita voi hyödyntää koulutukseen myös myöhemmin”

Suomen Kardiologisen hallituksen puheenjohtaja, kardiologian el Matti Niemelä

Luotettava kumppani säästää aikaa

”Virtuaalikokous vaati fyysiseen kokoukseen verrattuna erilaista suunnittelua nopealla aikataululla. Tekniikka ja termit olivat uusia, mutta saimme runsaasti oppia, tukea ja tietoa tekniseltä asiantuntijalta. Yhdessä ideoimme muun muassa yksinkertaisia ratkaisuja kuten taustavärin ja kuvakulmien vaihtoa etäosallistujien mielenkiinnon ylläpitämiseksi. Satsaus tekniikkaan tuntui kaltaisellemme pienelle erikoislääkäriyhdistykselle ensin kalliilta,  mutta striimausalustan tunteva luotettava kumppani säästi omaa aikaamme ja toi varmuutta toteutuksen onnistumiseen. Tekniikan avulla pystyimme myös tuomaan kokoukseen sairaaloista etäpuhujia, joilla muuten olisi ollut matkustuskielto”, kertoo Suomen Kardiologisen Seuran toimistopäällikkö Tuija Ranta.

”Tilat toimivat mainiosti ja tekniikka moitteettomasti. Yhteistyö Messukeskuksen kanssa oli sujuvaa ja tekniikan osalta oli helppo luottaa ammattilaisiin”

Suomen Kardiologisen Seuran toimistopäällikkö Tuija Ranta.

”Itselleni hätkähdyttävin hetki oli viimeinen etäpuhujaharjoitus kokousta edeltävänä iltana. Luennoitsija istui toimistossa takki päällä, ja kysyin, onko hänellä kylmä. Hän kertoi juosseensa suoraan helikopterista testiin. Sain työhöni aivan uutta perspektiiviä: tekniikan avulla myös erityisen vaatiivaa työtä normaalielämässä tekevät henkilöt  pystyvät osallistumaan tapahtumiin.” paljastaa tapahtuman av-toteutuksesta vastannut Heidi Sonkkila Suomen Videoviestintä SVV Oystä