AIA Thailand 2023
Ainutlaatuinen joulugaala Messukeskuksessa
Messukeskus isännöi lokakuussa 2023 AIA Thailandin vuotuisen kongressin gaalaillallista. Illallisjuhlissa Messukeskuksen ammattilaisten suunnittelemat upeat yksityiskohdat tekivät kunniaa vuoden upeimmalle juhlakaudelle.
Itse asiassa tämän gaalan – ja sen mukana AIA Thailandin 1100 lahjakkaan työntekijän – päätyminen Suomeen ja Messukeskukseen ei alun pitäen ollut kovinkaan todennäköistä. Ennen pandemiaa vuonna 2020 määränpääksi suunniteltiin Etelä-Afrikkaa. Jossain vaiheessa määränpää vaihtui etelästä pohjoiseen ja nimenomaan Helsinkiin – ehkäpä siksi, että Suomi oli yksi niistä maista, jotka kärsivät vähiten koronasta. Joten järjestäjät oivalsivat, että juuri Helsinki voisi olla paras paikka gaalalle!
Mitä sitten tapahtui? Annetaan kongressipäällikkömme Paula Blomsterin kertoa se omin sanoin!
”Liityin gaalatiimiin helmikuussa 2022. Sain yhteydenoton saksalaisesta kannustinmatkoja järjestävästä Studiosus-toimistosta, joka edustaa vastaavaa thaimaalaista toimistoa Euroopassa. Site visit järjestettiin huhtikuussa. Kolme kuukautta myöhemmin, erilaisten tarjouskierrosten jälkeen, saimme odotetun uutisen: meidät oli valittu juhlaillallisen areenaksi.
”Joulu heiluttaa taikasauvaa maailman yllä, ja katso, kaikki on kauniimpaa.”
Paula Blomster
Unohtumaton gaalakonsepti
Tapahtumatoimisto Planitswiss voitti tarjouskilpailun gaalaillallisen järjestämisestä – tai oikeastaan Tomy Quevauvilliers voitti. Hän oli pistänyt luovuutensa peliin ja loihti millintarkan ehdotuksen, joka sukelsi syvälle upeaan ja lämminhenkiseen suomalaiseen jouluperinteeseen. Edes ainoatakaan suomenkielistä sanaa ei ollut kirjoitettu väärin hänen esityksessään. Paikallisen kulttuurin kunnioittaminen ja asiakkaan tunteminen läpikotaisin olivat Tomyn matkalippu voittoon.
Mitä Tomyn joulugaala sitten sisälsi? Suunnitelmaan kuuluivat ensinnäkin suomalaiset joulumarkkinat sisääntuloaulassa. Revontulet, joulupukin olohuone ja Suomen ihana saaristoluonto olivat pääelementteinä illallissalissa. Näiden teemojen ympärille rakennettiin kolme lavaa, jotka antoivat silmänruokaa ja näyttävän taustan vieraiden ahkerasti napsimille selfieille.
Omilla puusepillämme oli varastoissaan jopa majakka, josta Tomy oli salaa haaveillut. Tarvittiin vain uusi maalipinta, joka vastasi Tomyn visiota. Ei kuljetuksia, ja maalikin mahdollisimman ympäristöystävällinen.
Tiimimme muutti Tomyn ideat todeksi. Tapasimme elokuussa, minkä jälkeen suunnittelijamme Natalia Baczynska Kimberley ja Marita Korhonen, valosuunnittelija Juan P. Gimenez ja AV-tuotannon asiantuntija Niko Kurola tekivät oman tulkintansa Tomyn konsepteista. Ympäristöystävällisyys oli osaavien suunnittelijoidemme lähtökohta. Materiaaleistamme syntyi kimalteleva, maaginen joulutunnelma. Ekologisilla puurakenteilla, valoefektein luoduilla revontulilla, kierrätettävillä palamatoilla… halusimme yhdessä lähettää selkeän viestin kertakäyttökulttuuria vastaan, juhlallisuudesta kuitenkaan tinkimättä!
Saumaton tiimipeli mahdollisti täydellisen toteutuksen
Suunnittelijamme Natalia ja Marita seisoivat liki päällään ja toteuttivat kekseliäisyydessään ja luovuudessaan uskomattomia ideoita. He lainasivat paikalliselta teatterilta joulunvihreän, lumoavan tyylikkään vintage-auton, joka toi illan isännän estradille. Lumisade luotiin valoprojisoinnilla. Aidot kuusipuut, joulukuuset, valikoitiin yksitellen metsästä, joka muutenkin tarvitsi pientä harvennusta pysyäkseen terveenä. Kuusilla koristelimme aulat, mikä takasi sisäänkäynteihin ihanan jouluisen tuoksun.
Kaikki gaalatiimiin kuuluvat nauttivat yhteistyöstä. Projektipäällikkömme Riikka Heiskala ja catering-päällikkömme HenrikEriksson pitivät tiiviisti yhteyttä Natalian, Maritan, Juanin ja Nikon kanssa. Viestintä, suunnittelu ja ongelmien ratkominen tapahtumapaikalla ja Planitswissin kanssa oli jatkuvaa, inspiroivaa ja kunkin ammattitaitoa kunnioittavaa. Yhteydenpitoa Tomyn suuntaan koordinoi selkeyden vuoksi ainoastaan yksi henkilö, Natalia, jotta vältettiin päällekkäisyydet ja tehtiin Tomyn kannalta kaikki helpoksi. Kaikki mukana olleet kertoivat oppineensa toisiltaan.
Valtava projekti, joka vietiin läpi vain kymmenessä viikossa, ei olisi muiden projektien ohella ollut mahdollista ilman sitoutunutta ja lahjakasta tiimiä. Toimivat tilat ja laadukas tekniikka ovat ilman muuta tärkeitä mutta viime kädessä onnistumisen ratkaisevat lopulta osaavat ihmiset.
