Suvi Kinnunen -

Valmiina lomalle – mikä on sinun tilasi?

Kesä tuli tänäkin vuonna melkein varkain. Ja mikäs sen parempaa – nyt nautitaan! Kesän korvilla oleminen tarkoittaa monelle lomien lähestymistä, hetkellistä rauhoittumista ja rentoutumista arjen pyörittämisestä. Ennen lomalle lähtöä on hyvä siivota työpöydä ja jättää asiat siihen malliin, että niihin on helpompi palata loman jälkeen ilman ahdistusta. Mikäli olet järjestämässä tilaisuutta syksylle tai loppuvuodelle, käytä nyt hetki siihen, että tsekkaat valmistelujen tilanteen. Järjestelyjä ei kannata jättää niin sanotusti syksymmälle, jos voit reagoida niihin nyt ja se helpottaa työtehtävien sumaa syksyltä. Vaikka tilaisuus odottaisi vasta ensi vuoden puolella, kannattaa senkin tämän hetken tilanne käydä läpi ja listata mitä asioita eri järjestäjätahot kaipaavat missäkin vaiheessa.  Kun hoidat valmisteluja lähitulevaisuutta varten hyvälle mallille, on lomallekin mukavampi lähteä.

Valmistele tulevan tapahtuman järjestelyt nyt niiltä osin kuin mahdollista ja lyhennät lomanjälkeista tehtävälistaa.

Tässä pieni muistilista, jonka avulla pääset liikkeelle ja voit tarkistaa, mikä on tilaisuutesi suunnittelujen ja järjestelyn tila.

1. Onko tapahtuman ajankohta lyöty lukkoon?

Tapahtumalle ajankohtaa valitessasi ota huomioon vuodenaika, viikonpäivä, esiintyjien aikataulut ja muut markkinointitoimenpiteet esim lanseerausten osalta. Tarkista myös, ettei samaan aikaan järjestetä kilpailevia tapahtumia. Huomioi pyhäpäivät, jotka voi nostaa henkilöstökustannuksia myös tapahtuman rakennus- ja purkuaikana. Ajankohta kannattaa lyödä lukkoon mahdollisimman ajoissa, jotta tapahtumapaikka voidaan etsiä ja vahvistaa sekä tilaisuuden ajankohtaa voi alkaa rummuttaa. Jos olet suunnitellut tilaisuuteen suosittuja puhujia ja esiintyjiä, kiinnitykset kannattaa myös hoitaa hyvissäajoin varmistaakseen, ettei kyseinen ajankohta sopii heidän kalentereihin. Vetonauloja kannattaakin hyödyntää tilaisuuden markkinoinnissa. Ajankohdan selvittäminen on merkittävää myös projektin aikataulutuksen suhteen. Näin pääset suunnittelemaan ja aikatauluttamaan projektin ja työtehtävien eri vaiheet. Samalla voit lähestyä eri palveluntarjoajia, jotta he osaavat varautua mahdolliseen keikkaan.

2. Onko tapahtumapaikka vahvistettu ja tilat varattu?

Jotta voit varata tilan, sinulla pitää olla tiedossa ainakin alustava budjetti, tavoittelemasi osallistujamäärä, tapahtuman luonne ja ajankohta. Tapahtumapaikkaa valitessa mieti kulkuyhteyksiä ja kuinka helposti paikka on saavutettavissa vieraidellesi. Mieti myös mahdollistaako tapahtumapaikka tilaisuutesi tuotannon kriteerit esim. kapasiteetin, tekniikan ja palveluiden suhteen. Listaa paikalle ja tilalle ehdottomia elementtejä ja tarkista, miten tapahtumapaikat taipuvat niihin. Muista, että kaikkea ei tarvitse eikä kannata tehdä itse! Myyntitiimit auttavat sinua mielellään. Jos olet jo pyytänyt tarjouksia varmista mihin asti ne on voimassa ja oletko vahvistanut tarjouksen ja saanut tarvittavat tiedot varauksesta ehtoineen. Näin varmistat myös että tilaisuutesi on tapahtumapaikan kalenterissa ja tilantarjoaja varautuu osaltaan tilaisuutesi järjestelyihin.

Mieti tapahtumapaikan ja tilaisuutesi tilan tärkeimpiä elementtejä – mahdollistaako paikka tarvittavat tuotannan ja yleisön toiveet. Kuva: Mainontapaiva 2015

3. Tapahtuman tavoitteet, teema, sisältö ja ohjelma kunnossa?

Tapahtuman suunnittelu lähtee tavoitteista ja tilaisuuden luonteelle sopivan teeman päättämisestä. Niiden pohjalta on hyvä alkaa suunnitella tarkempaa sisältöä ja ohjelmaa. Sisältö onkin kokemuksen suola ja yksi tärkeimmistä syistä, miksi osallistujat tulevat paikalle. Siksi on tärkeää satsata kohdeyleisöä kiinnostavaan sisältöön ja olla sen kanssa liikenteessä hyvissä ajoin. Jos sinulla on sisällöstä vielä pohdinta kesken, voit käyttää sen suunnitteluun apuna seuraavia vinkkejä:

  • Tunnista ja päätä tapahtumasi teema – miksi ihmiset kerääntyvät yhteen ja minkä aihepiirin ympärille?
  • Mitkä ovat tapahtumasi tavoitteet?
  • Miten haluat vaikuttaa osallisjien mielikuviin, ajatuksiin ja toimintaan?
  • Pohdi myös osallistujien odotuksia – mitä he tulevat oppimaan, kokemaan ja kuulemaan?
  • Miten aikataulutat sisältöön kuuluvat ohjelmanumerot?
  • Pidä vireystila ja keskittyminen korkealla ja tarjoa asiapitoisen sisällön lomaan oheisohjelmaa, osallista ja järjestä ryhmäaktiviteetteja.
  • Onko aihetta juhlistaa tilaisuuden jälkeen? Jatkakaa iltaa rennommissa merkeissä osallistujien kanssa tai oman järjestäjätiimin kesken esim. illallisen ja viihteellisen ohjelman tai saunomisen parissa. Usein ajatuksilla kestää hetken aikaa muhia ja parhaat kommentit ja ehdotukset voi tulla tilaisuuden virallisen osuuden päätyttyä.
  • Haluavatko vieraasi verkostoitua? Usein tilaisuuksiin tullaan paikanpäälle sisällön lisäksi myös tapaamaan kollegoja, asiakkaita ja yhteystyökumppaneita. Varmista, että aikataulussa on tilaa vapaalle keskustelulle ja verkottumiselle.

 

Suunnittele napakka, mutta ei liian tiutta aikataulu, sillä tärkeää on antaa aikaa verkostoitumiselle ja pitää taukoja vireystilan ja keskittymisen ylläpitämiseksi.

4. Tapahtuman elinkaari, rakenne ja aikataulu selvillä?

Onnistuneiden tilaisuuksien taustalla on nappiin mennyt aikataulutus, joten suunnittele ilmoittautuminen, puheenvuorojen järjestys ja kesto sekä tauot, ruokailut ja oheisohjelma loogiseen järjestykseen. Mieti eri ohjelmaosuuksien tunnelma ja luoma vireystila ja suunnittele järjestys luomaan sopiva flow esim. alkuun herättelevä fyysinen tai aivojumppa ja ruokailun jälkeen innostava puhuja. Aikataulun ei kannata olla liian tiukka mutta silti napakka. Pidä huoli aikataulussa pysymisestä ja missä voidaan kuroa mahdollista aikataulun venähtämistä. Aikataulutukseen kannattaa kysyä myös apua – konkareilla on käsitystä kuinka kauan eri kokoisten ryhmien liikutteluun, ruokkimiseen ja siirtymiin menee aikaa.

  • Milloin on sopiva ajankohta julkaista tilaisuuden ajankohta, sen teema, entä tarkempi ohjelma? Julkaisemalla näitä porrastetusti, voit jatkuvasti viestiä ja sinulla on uutta kerrottavaa. Huolehdi kuitenkin siitä, ettei tiedottamistasi koeta spämmiksi vaan tuot tärkeää ja asiakasta hyödyttävää tietoa esille.
  • Osallistatko asiakkaitasi jo ennen tilaisuutta tai sen jälkeen? Palautekyselyt on monelle tuttuja ja niillä mitataan myös onnistumista, mutta voisitko sitouttaa kävijöitä jo ennakkoon esim. kysymällä, mitä he odottavat tilaisuudelta tai mitä he toivoisivat ohjelmaan?
  • Valitse myös markkinointi- ja viestintäkanavat ja hoida niiden jatkuva päivittäminen ja varmista resurssit reagoida asiakkaiden kysymyksiin ja kommentteihin.

Kaikkien yksityiskohtien ei tarvitse olla tiedossa, mutta suuret linjat kannattaa selvittää mahdollisimman nopeasti.

Riippuen tapahtumasi ajankohdasta, ei kaikkien yksityiskohtien tarvitse heti tiedossa tai hiottuna. Kun suuremmat linjaukset on hoidettu hyvissä ajoin, on sen päälle paljon mukavampi rakentaa. Päivämäärän, tilan ja teeman ollessa selvillä katse voidaan suunnata tarkempiin yksityiskohtiin muun muassa ohjelmanumeroihin, tarjoiluihin, emäntiin, somistukseen, ääni- ja valomaailmaan, tekniikkaan, markkinointiin sekä kutsuprosessiin.

 

Lisää vinkkejä suunitteluun ja erilaisiin tilaisuuksiin:

Tapahtuman yksityiskohdat

Kuinka järjestää onnistuneet henkilöstöjuhlat?

Mistä on tehty onnistunut tyhy-päivä?

Kuinka vähentää noshowta tapahtumissa?

Kuinka löytää oikeanlainen puhuja tapahtumaan?

Vinkkejä juhlien somistukseen

Kannattaa selata Messukeskuksen blogia – sieltä löydät lisää aiheita, vinkkejä ja muistilistoja helpottamaan työtäsi. Lisätietoja Messukeskus Siiven kokous- ja tapahtumapalveluistasi löydät täältä.

Mikä on sinun tilasi?

 

Kesäterveisin,

 

Suvi