Kaisa Siipilehto -

Tapahtumatrendit vastuullisuuden ja muotoilun näkökulmasta

Sateinen perjantaiaamu valkeni Siiven kokousmaailmassa, kun tilaisuuksia työkseen järjestävät tapahtuma-alan ammattilaiset saapuivat vaihtamaan näkemyksiään tapahtumamarkkinoinnin tilasta ja tulevaisuudesta. Kuulumisten vaihto ja toisiinsa tutustuminen synnyttivät lämpimän puheensorinan Kajossa tarjotun viiden tähden hävikkibuffet-aamupalan ympärillä. Viileästä aamusta lämmittyä halausten ja Jacobs Cafitesse -vastuullisuuskahvin myötä siirryttiin saliin kuulemaan vastuullisuuden ja muotoilun mahdollisuuksista tapahtumissa.

Markkinointi- ja viestintäjohtajamme Maria Mroue toi ensimmäisenä lavalle kiinteistöpäällikköämme Patrik Kuhlmanin vastaamaan päivänpolttaviin ympäristökysymyksiin. Kuhlman ei juuri kuumotuksesta hetkahtanut, onhan hänellä takanaan vuosia kestänyttä kehitystyötä Messukeskuksen kiinteistöyksikössä. Suomen suurimman tapahtumatalon kiinteistön jatkuvalla kehittämisellä on paitsi taloudellista hyötyä myös ympäristön kuormittavuutta vähentävä vaikutus. Työ on tuottanut tulosta.

  • ISO-14001-ympäristösertifikaatti ensimmäisenä suomalaisena tapahtumatalona vuonna 2009
  • Energiaohjelman 2011–2016 tavoitteena säästää 9 %, säästimme 26 %
  • Palkittua energia-tehokkuutta 2017
  • Helsingin Ilmastokumppani vuodesta 2018
  • Aurinkovoimalan asennus kesällä 2019

Maria ja Patrik kertoivat miten tapahtumatalo voi osaltaan vaikuttaa vastuullisuuteen tapahtumia järjestäessä.

Patrik avaa kalvon tunnuslukuja ja tunnustuksia ”Ympäristösertifikaatin olemme ansainneet tekemällä pitkäjänteistä ja dokumentoitua työtä jatkuvalla parantamisella ja analysoimalla toimintatapojamme. Energiansäästöt on saatu aikaan mm. uusinta talotekniikkaa hyödyntämällä, toimivalla automaatiolla ja esim. vaihtamalla led-valaistukseen ja vettä säästäviin poresuuttimiin sekä lämmöntalteenotolla. Toimenpiteet ei pääty tähän vaan Messukeskus rakentaa Helenin kanssa yhteistyössä hallien kotolle yhden Suomen suurimmista aurinkovoimaloista, joka tuottaa vuodessa 445 000 kWh.”

Ilmaston lämpeneminen on totta. Jotta pidämme maapallon lämpenemisen 1,5 asteessa, jäljellä oleva hiilibudjetti 420 Gt on kulutettu nykyvaudilla loppuun 10 vuodessa. Messukeskus tarttuu haasteeseen ja kiihdyttää ympäristöä säästävää toimintaansa. Olemme 110-prosenttisesti hiilineutraali tapahtumatalo vuonna 2029, jolloin Messukeskus täyttää 110 vuotta. Täytämme vastuullisuustavoitteemme vähentämällä energiankäyttöä, kasvattamalla uusiutuvan energian osuutta ja hyödyntämällä hiilineutraaleja vaihtoehtoja ja ottamalla vastuullisuuden huomioon kaikissa hankinnoissamme. Kyseessä on kymmenen vuoden ohjelma, josta kuulette pian lisää.

Ympäristön lisäksi muistamme ihmisiä. Unicefin kanssa tehty yhteistyö vuonna 2018 antoi kouluvuoden 20 000 lapselle. Nyt juhlavuoden kunniaksi jaamme osan lipputuloista eri hyväntekeväisyysjärjestöjeille. Teemme myös yhteistyötä Liven kanssa tarjoten työssä oppimisen paikkoja vaikeasti työllistyville. Tapahtumissamme on mm. hieronta-alan opiskelijat antaneet rentouttavaa hartiahierontaa näytteilleasettaja-asiakkaillemme. Todellinen win-win-win!

No mitä sitten itse tapahtumajärjestäjä voi ottaa huomioon omia tilaisuuksia järjestäessään?

Kaksikko listaa hyvin yksiselitteisiä huomiokohtia:

  • Energiankulutus ja liikkuminen: tapahtumapaikan valinta ja sinne saapuminen
  • Jätteen vähentäminen: materiaalien jatkokäyttö ja hyödylliset give awayt
  • Ruokailu ja ruokahävikki: suosi kasviksia ja lähiruokaa sekä mitoita huolellisesti

Anni Ganter kertoi miten muotoiluajattelua voi hyödyntää tapahtumien suunnittelussa.

Tuotekehityspäällikkömme Anni Ganter jatkaa vastuullisten valintojen esittelyä. Hän kehittää tuoteportfoliotamme muotoilutaustaansa ja -ajattelua hyödyntäen. Tarjontaamme tullaan merkitsemään selkeästi suosittelemiamme vaihtoehtoja, joissa ympäristö ja sen kuormittavuus on huomioitu. Voit aloittaa jo näistä:

  • Materiaalivalinnat rakenteissa ja graafisessa tuotannossa (kierrätettävyys ja ekologisuustekijät)
  • Mattojen ja alustaratkaisuiden uudelleenkäytettävyys ja materiaalivalinnat
  • Energiatehokkaat LED-valaistusratkaisut
  • Somistuskasvien kausiluontoisuus
  • Ohjelman kokemuksellisuus

Annin mukaan vastuullisuus on osa käyttäjälähtöistä tapahtumasuunnittelua. Muotoiluajattelussa se tarkoittaa asiakkaan tulkitsemista. Työkaluna tähän voi hyödyntää tuplatimanttimallia (Douple Diamond), missä:

  1. Discover-vaiheessa havainnoidaan ja osallistetaan sisällöillä piileviä tarpeita ja potentiaaleja
  2. Define-vaiheessa tulkitaan ja jäsennetään asiakkaan tarpeita ja rakennetaan kokonaiskuvaa
  3. Develop-vaiheessa tapahtuma konseptoidaan ja panostetaan ergonomiseen asiantuntijuuteen sekä kehitetään aikaisen vaiheen käyttäjäarviointien perusteella
  4. Deliver-vaiheessa arvioidaan tapahtuman kosketuspisteet ja jalostetaan kokonaisuutta käyttäjälähtöisemmäksi sekä kontrolloidaan kompromisseja

Osallistujat jakoivat kokemuksiaan ja mietteitään siitä, mikä tekee tilaisuudesta timanttisen.

Ganter painottaa empatian huomioimista – miten suuri merkitys onkin sillä, miltä asiat tuntuvat. Suunnittelussa tulisi huomioida käyttäjälähtöisyys ja tulkita asiakaskokemuksia, jotta tapahtuma on vieraalle merkityksellinen ja siten tuottaa lisäarvoa.

Hän haastoikin seuraavaksi yleisön miettimään elementtejä, mikä tekee tilaisuudesta timanttisen. Yleisö syttyi jakamaan kokemuksiaan ja mielipiteitään. Tilaisuutta havainnoimassa ollut Haaga-Helian Meeting design –kurssilainen tiivisti yhdessä jaetut kommentit: ”Kaikki lähtee tilaisuuden kutsusta, jonka tulisi olla houkutteleva ja mielenkiintoa herättävä, mutta tarjota myös tarpeeksi informaatiota. Tilaisuuden tulisi olla tyylikäs ja näyttävä, yksityiskohtainen ja konseptoitu kokonaisuus. Emännöinti/isännöinti sopivaa ja tunnelmaa nostattavaa, mutta ei liian päällekäyvää. On tärkeää, että tilat ja osastot toimivat hyvin tapahtuman tarkoituksiin. Tilaisuuden suunnittelussa kaikki lähtee asiakkaasta, jotta saadaan luotua kokemuksia, jopa elämyksiä. Asiakaskokemukseen vaikuttaa tilaisuuden ohjelma, jonka tulee olla kohderyhmälle sopiva ja yllätyksellinen. Ohjelman pitäisi opettaa kävijöille jotain uutta ja muuttaa heidän ajatteluaan. Ihmiset kaipaavat tapahtumista wow-efektiä ja että heidän odotuksensa ylitetään.”

Interaktiivinen valotaide osallistaa yleisöä kuormittamatta ympäristöä.

Kokemuksellista yllätyselementtiä tilaisuudessamme tuli toteuttamaan LightPaintBox, jonka säestämänä piirsimme yhteisen interaktiivisen valotaideteoksen juhlistaen Messukeskuksen sadatta toiminnan vuotta. Oman ja ryhmän tuotoksen näki heti valkokankaalle heijastettuna – miten vaikuttava näky! Taiteen sai ladata muistoksi kuvien, giffien ja videoiden muodossa. Muistoksi sai mukaansa myös somistukseen solmitut kukkakimput, jotka ilahduttivat vielä pitkään tilaisuuden jälkeen.

Mitä aamupäivältä odotettiin ja saatiin?

Säihkyvää kesää toivottaen,

Kaisa

 

Ps. Mikä saisi sinut tulemaan seuraavaan koulutukseen? Lähetä meille toiveesi Timanttinen tilaisuus -koulutussisällöstä täällä.

Pss. Pysy kuulolla – seuraavassa koosteessa käydään läpi Timo Kiurun ajatuksia siitä, mikä on kokemuksellisuuden ja tapahtumamarkkinoinnin merkitys liiketoiminnassa ja yhteiskunnassamme.

Psss. Lisää talomme mahdollisuuksista fasilitoida tuloksellisia ja elämyksellisiä kohtaamisia löydät messukeskus.com