Suvi Kinnunen -

#Messuduunissa: Ilona Siuro

Tuhansien tapahtumien talossa työskentelee noin 200 rautaista ammattilaista, joista esittelemme tässä blogisarjassa muutamia. Tänään vuorossa on Tapahtumat, kongressit ja kokoukset –tiimistä esittelyssä projektipäällikkö Ilona Siuro. Ilona on ollut talossa jo tovin, sillä hän tuli Messukeskukseen noin kahdeksan vuotta sitten ja kertoo viihtyneensä hyvin: ”Työni on mielenkiintoista, eikä kahta samanlaista päivää ole. Parasta on tavata jatkuvasti lukuisia asiakkaita, joiden kanssa oppii uusia asioita.” Ilona kuvailee.

Projektipäällikkö Ilona Siuron mielestä parasta hänen työssään on tavata jatkuvasti lukuisia asiakkaita, joiden kanssa oppii uusia asioita.

 

Mitä syksyysi kuuluu?

”Syksyt ovat tässä talossa kiireisiä joka tiimissä ja kokous- sekä kongressipuolen toiminta ei ole poikkeus. Syksy on pitänyt sisällään monipuolisesti erilaisia tilaisuuksia, mutta erityisen paljon nyt on ollut isompien messujen yhteydessä järjestettyjä asiakastilaisuuksia – onkin hienoa nähdä miten asiakkaat hyödyntävät messujen vetovoimaa oman tilaisuuden järjestämiseen.

Pienenä haasteena on ollut meneillään oleva hotelliremontti, joka on vaatinut joustavuutta ja innovatiivisiakin ratkaisuja, jotta olemme voineet toteuttaa tilaisuudet ja vastata asiakkaiden tarpeisiin remontin ollessa .”

 

Mitä työsi pitää sisällään?

”Toimin projektipäällikkönä Tapahtumat, kongressit ja kokoukset –yksikössä. Vastaan siis tapahtuman järjestämisen prosessista siitä eteenpäin, kun tilaisuus on vahvistunut järjestettäväksi tapahtumatalossamme. Sovin asiakkaiden kanssa yhteisistä tavoitteista sekä tilaisuuden tarkemmista yksityiskohdista, mahdollisista tilamuutoksista, tarjoiluista, henkilömäärästä ja kalustuksesta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki puitteet onnistuneelle tapahtumalle ovat kunnossa. Työhöni kuuluu siis paljon yhteistyötä ja kommunikointia asiakkaiden ja eri yhteistyökumppaneiden, kuten kalustepalvelun, teknisten osaajien, catering-palveluiden ja tapahtumatoimistojen kanssa.”

 

Mikä on mielekkäintä työssäsi?

Pääsen työni kautta näkemään hyvin monimuotoisia tilaisuuksia, joiden suunnitteluprosessiin olen monesti saanut olla osallisena. Rohkeat toteutukset ovat mieleeni – niitä suunniteltaessa asioita tulee katsoa ja tehdä eri tavoin ja tarkastella millaisia mahdollisuuksia tilamme ja palvelumme tarjoavat.

 

Onnistuneiden tapahtumien reseptinä toimivat huolelliset valmistelut ja asiakaslähtöisyys

Onnistuneet tilaisuudet lähtevät liikkeelle siitä, että tavoitteet ja taustatyöt ollaan mietitty perusteellisesti.

Mikä on sinusta keskeistä onnistuneiden tapahtumien kannalta?

Onnistuneet tilaisuudet lähtevät liikkeelle siitä, että tavoitteet ja taustatyöt ollaan mietitty perusteellisesti ja asiat rullaavat sovitusti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tapahtumalle suunnatut ovet ovat auki, tilat valmiina, aikataulut pitävät sekä tarjoilut ja tarvittava henkilökunta toimivat suunnitellusti.  Mitä suurempi tilaisuus on kyseessä sitä enemmän yllämainitut seikat korostuvat. Etenkin aikataulutus, tilasuunnittelu ja opastus korostuvat, kun liikutellaan suuria virasmääriä huolellista tiedotusta unohtamatta. Tällainen tapahtuma on esimerkiksi Messukeskuksen järjestämä messu- ja tapahtumaosaajille suunnattu Mesoaja Gaala, jota olen suunnittelemassa. Gaala järjestetään nyt toista kertaa Messukeskuksen 100 -vuotisjuhlien ja hotellin avajaisten yhteydessä. Ensimmäisessä gaalassa oli hienoa nähdä, kuinka merkityksellistä tunnustukset olivat messu- ja tapahtumajärjestäjille. Seuraavaan palkintogaalaan voi hakea ehdolle vuoden loppuun mennessä.

Kuinka asiakaslähtöisyys näkyy työssäsi?

”Asiakaslähtöisyys on kaiken a ja o. Kaikkia asioita lähdetään toteuttamaan asiakkaan tavoitteiden ja kysymysten pohjalta. Roolimme on usein tuoda esiin tilojen ja palveluiden tarjoamat mahdollisuudet erilaiset määräykset huomioiden.”

Kuinka asiakaslähtöisuus on vuosien varrella muuttunut?

”Asiakaslähtöisyys on aina ollut tärkeää. Erityisesti viime vuosina ajan hermolla oleminen on korostunut. Suuri muutos on tapahtunut yleisesti nopeaa reagointia vaativissa toimintaympäristössä, jolloin meidän projektipäälliköiden tulee olla valmiimpia tarjoamaan uusia ja joskus erikoisempiakin ratkaisuja nopeassa aikataulussa.

Tänä vuonna Mesoaja Gaalaan yhdistyy Messukeskuksen 100-vuotisjuhla INITIUM.

 

Mitä odotat Mesoaja Gaalalta?

”Viime vuonna sain olla mukana järjestämässä ensimmäistä Mesoaja Gaalaa ja tilaisuus onnistui oikein hyvin ja tunnelma oli mukavan jännittävä. Tapahtuman keskiössä ovat ehdokkaat ja tapahtumia järjestävät yritykset. Tavoitteena on luoda tänäkin vuonna sellainen tilaisuus, joka nostaa vuoden 2018 onnistumiset esiin.

Oma roolini Gaalan järjestelyissä on hyvin käytännönläheinen. Huolehdin osaltani esimerkiksi tilavarauksista, tilojen kalustuksesta, kulkujärjestelyistä sekä yhteistyöstä Fazerin (ravintolapalvelut) kanssa. Teen tarvittavat ohjeet tapahtuman lähestyessä, jotta isossa talossa mahdollisimman monet olisivat tietoisia tilaisuuden luonteesta ja järjestelyistä. Meitä on suuri porukka suunnittelemassa ja on hienoa huomata kuinka paljon ammattitaitoa löytyy niin työkavereista kuin kumppaneista.

Odotukset ovat tänä vuonna erityisen korkealla, kun Mesoaja Gaalaan yhdistyy Messukeskuksen 100-vuotisjuhla INITIUM. Mesoaja on siis osa juhlapäivän kokonaisuutta, mikä tekee tilaisuudesta hyvin erilaisen ensimmäiseen gaalaan verrattuna. Kokonaisuus yhdistää monta juhlaa samaan iltaan on haastava, mutta mukavan moniulotteinen. On hienoa olla koko projektissa mukana ja päästä juhlimaan osaajien palkitsemisia, uudistunutta hotellia sekä tietysti Messukeskuksen 100-vuotista taivalta asiakkaiden, kumppaneiden sekä kollegojen kanssa!

Sinustako vuoden Mesoaja?

Hae ehdokkaaksi Mesoaja Gaalaan!

Mesoaja Gaala on koko toimialan vuosittainen kohokohta, jota ei voi jättää väliin! Palkintokategorioihin on valtakunnallinen avoin haku, joka on auki koko vuoden päättyen 31.12.2018. Voittajat valitsee arvovaltainen tuomaristo, joka koostuu media-alan vaikuttajista ja asiantuntijoista. Messusäätiö tukee gaalaa ja palkitsee jokaisen kategorian voittajan 3000 € stipendillä. Palkintogaalassa 5.3.2019 esitellään kustakin kategoriasta kolme finalistia ja palkitaan voittajat. Hae ehdolle tästä