Suvi Kinnunen -

Yksityiskohdat tilaisuuden aikana

Kuvittele tilanne, jossa tapahtumasi yleisö istuu paikoillaan odottamassa keynote-puhujaa lavalle. Aplodien vaietessa puhuja tervehtii yleisöä ja aloittaa puheenvuoronsa..

mutta kukaan ei kuule häntä.

Nopea arvio tilanteesta on se, että mikrofonin patteri pitää vaihtaa. Sinulla ei kuitenkaan ole vaihtopattereita.

 

Älä anna tämän tapahtua sinulle, kun pidät viestikapulaa. Haluamme auttaa sinua pienimpienkin tapahtumasi yksityiskohtien kanssa, joten kokosimme listan tapahtumanaikaisista yksityiskohdista, jotka sinun tulisi ottaa huomioon onnistuaksesi. Suuremmat tilaisuudet rakennetaan yleensä päivää tai paria etukäteen. Kun tilaisuus on alkamassa, varaa sitä ennen aikaa viimeiseen tarkistuskierrokseen. Tässä tehtävälista ennen tapahtumaa ja asioita, joihin on hyvä varautua tilaisuuden aikana.

Matias Löyttyniemi

Opettele ulkoa ja kehitä muistisääntöjä

Pätevä tapahtumanjärjestäjä osaa ulkoa ainakin ohjeman raamit, latauspisteiden, wc-tilojen ja uloskäyntien sijainnit, lähimmät pankkiautomaatit, taksitolpat ja julkisen liikenteen pysäkit. Osaamalla tiettyjä yksityiskohtia ulkoa, nopeutat toimintaasi tapahtumapäivänä huomattavasti ja annat itsestäsi ammattimaisemman kuvan osallistujille, jotka kysyvät sinulta lisätietoja. Koita erilaisia muistisääntöjä, mikäli muistettavia yksityiskohtia on runsaasti.

 

Miten muutoksista viestitään?

Sinun tulee myös tietää etukäteen, miten muutoksista viestitään sekä henkilökunnalle, että osallistujillekin. Käteviä keinoja osallistujille ovat esimerkiksi tekstiviestit, sillä jokainen varmasti tarkastaa puhelintaan päivän mittaan. Henkilökunnan kesken kannattaa harkita radiopuhelimia, keskusteluryhmää tai chattia, jotta pysytte kaikki kartalla helpommin.

 

Tiimin keskinäinen työnjako

Pidä huoli, että tapahtumaa tekevällä tiimilläsi on hyvin selkeä keskinäinen työnjako ja kaikki tietävät, kuka vastaa mistäkin osa-alueesta tai kokonaisuudesta. Se on tärkeää, jotta jokainen sisäistää oman roolinsa ja henkilökohtaiset tavoitteensa sekä osaa toimia sovitusti.

Matias Löyttyniemi

Varmista, että jokainen tiimin jäsen tietää roolinsa.

 

Tee kaikki päätökset kohderyhmän mukaan

Kaikki päätökset, joita teette tapahtumaan liittyen ryhmänä tai yksilöinä, tulee tehdä kohderyhmän mukaan. Oli kyseessä tapahtuman teeman mukainen pukeutuminen, tunnelman luonti tai yksittäinen sosiaalisen median julkaisu ja kanava, pidä asiakkaasi päällimmäisenä mielessä.

 

Valmistele vastaanotto

Jos paikan päällä voi vielä ilmoittautua, kannattaa varata vastaanottoon tyhjiä nimilappuja tai mahdollisuus rekisteröimiselle mattimyöhäisten tai muutoksien varalta. Käy läpi vastaanotossa olevan henkilökunnan kanssa yleisimmät kysymykset ja miten eri tilanteissa toimitaan. Briiffaa heidät ilmoittautumisen lisäksi tilaisuuden muista käytönnönasioista, aikataulusta, sisällöstä ja tiloista. Sisäänkäynnin läheisyydessä oleva henkilökunta on keskiössä, sillä asiakas näkee heidät ensimmäisenä ja viimeisenä.

 

Testaa kokoustekniikka

Tapahtumapäivänä on erittäin tärkeää testata kokoustekniikka, kuten pistorasiat, adapterit, pointteri, tussit ja latauspisteet, sillä mikään ei latista tunnelmaa yhtä nopeasti, kuin tekniikka joka ei toimi. Testaa jokainen esitysmateriaali erikseen ja käy ne läpi kokonaan, ei pelkästään muutamia ensimmäisiä dioja. Testaa myös videoiden lataaminen ja äänet sekä mikrofonien voimakkuus. Puhujilla on yleensä lempi mikrofoni esiintymistyylistä riippuen. Avusta heitä tarvittaessa.

 

Matias Löyttyniemi

Kokoustekniikan testaamisen tärkeyttä ei voi painottaa liikaa.

 

Epäonnistumistilanteet

Aina kaikki ei onnistu ja varasuunnitelmista huolimatta tekniikka pettää tai jotain muuta yllättävää tapahtuu. Käy jo ennakkoon läpi tiimisi kanssa suunnitelmanne näihin tilanteisiin. Usein anteeksipyynnöllä pääsee jo pitkälle. Likapyykkiä ei missään nimessä tule puida tapahtuman aikana vieraiden kuullen, vaan työntekijöiden hymy pysyy, kävi mitä kävi. Pitäkää tapahtuman jälkeen hetki, jolloin nämä tilanteet puretaan ja mietitään voiko tapahtuneelta välttyä jatkossa. Jos jotain kaikesta valmistautumisesta huolimatta tapahtuu, pidä positiivinen asenne ja vedä vitsi hihasta tunnelman keventämiseksi.

 

Mahdollista reaaliaikainen palaute

Perusta ja informoi osallistujia kanavasta, jonka välityksellä he saavat tapahtumaa järjestävän tahon helposti ja nopeasti kiinni. Tämä voi olla puhelinnumero, email-osoite tai vaikkapa sosiaalisen median kanavista Twitter. Pääasia on yrittää kohdistaa tapahtumanaikaiseen palautteenantoon liittyvät asiat samalle alustalle, jotta henkilökunnan on helppo seurata ja reagoida niihin. Pohdi myös, miten mahdollistaa palautteenanto niille, jotka eivät esimerkiksi käytä älypuhelimia.

 

Tarkista viestiseinän ja kommenttien syöttö sekä moderoinnin sujuminen

Ennen tapahtumasi alkua, tarkista viestiseinän päivittyminen, sen kommenttien käyttö sekä sovi pelisäännöistä moderoijan kanssa. Jos viestiseinä on esimerkiksi heijastettu seminaariesityksen taustalle, on tärkeää, että sosiaalisen median kanavista nostetut aiheeseen liittyvät kysymykset päivittyvät reaaliajassa. Myös epäasialliset kommentit tulee moderoida hyvissä ajoin pois: usein kommentit julkaistaan hyväksynnän kautta.

 

Matias Löyttyniemi

Varaa tiimin sisäiset palautepalaverit hyvissä ajoin etukäteen.

 

Pidä aikataulusta kiinni ja tarkkaile toimitaan

On tärkeää, että aikataulussa pysytään ja että henkilöstö toimii annetun ohjeistuksen mukaan. Ohjelma, joka ei pysy aikataulussa antaa epäammatimaisen kuvan ja sotkee muiden aikatauluja. Mikäli aikataulu laahaa myöhässä, kannattaa harkita jonkin osion tiputtamista aikataulusta tai pientä nipistämistä seuraavasta tauosta. Mieti mikä häiritsee tai harmittaa yleisöäsi vähiten.

 

Varaa palautepalaveri etukäteen

Varaa tiimisi kesken palautepalaveri hyvissä ajoin ja pyydä heitä valmistautumaan pohdintojen kera. Yksi keino on tehdä etukäteen heille lomake, joka jäsenten tulee täyttää heti tapahtuman jälkeen. Päälimmäiset fiiliksen ja tunnelmat kannattaa purkaa tapahtuman päätyttyä, mutta myös yksityiskohtaisemmin jonkin ajan kuluttua tapahtumasta yleisön palautteen yhteydessä.

 

Asiakaskokemus syntyy odotukset täyttämällä ja ylittämällä

Yksityiskohdat ovat tärkeitä, mutta kaikista eniten tapahtumanaikaisen kokemuksen tuottamiseen vaikuttaa henkilökuntasi. Asiakaskokemuksestaan tunnettuja olevan Nordic Business Forumin Mikko Jaatinen on taannoin kertonut esimerkin seminaarivieraasta, jonka narikkaan jätetyssä takissa oli hajonnut lenkki, jonka vuoksi takkia ei voinut ripustaa tavalliseen tapaan. Narikassa työskennellyt otti takin ystävällisesti vastaan ja asetti sen henkariin. Kun seminaarivieras tuli hakemaan takkinsa takaisin, suureksi yllätyksekseen hän huomasi, että takin lenkki oli ommeltu takaisin kiinni. Lenkin ompelu on hyvin yksinkertainen ja nopea toimenpide, mutta sen luoma tunne ja merkitys vastaanottajalle puolestaan käsittämättömän suuri. Positiiviset kokemukset näkyvät ja kuuluvat pitkälle, joten siksi tapahtumanaikaisiin yksityiskohtiin ja asiakaskokemuksen tuottamiseen kannattaa panostaa. Lue case Nordic Business Forum

 

 Haluatko lisää vinkkejä? Kokosimme yhteen oppaan, jonka avulla järjestät onnistuneen kokouksen, koulutuksen tai seminaarin. Löydät tapahtumajärjestäjän vinkkilistat ja oppaan täältä. Pitäisikö listaan lisätä jotain? Kerro parhaat tapahtumanaikaiset vinkkimme meille Twitterissä hashtagilla #timanttinentilaisuus

 

– Suvi