Kaisa Siipilehto -

Näin syntyi vuoden suurin kongressi

Suomen kesään kuuluvat näyttävät tiedekongressit. Viime kongressikesän ykköspaikan vei European Academy of Allergy and Clinical Immunology -järjestön EAACI 2017 -kongressi. Juhannusviikolla Helsingin katukuvassa vilisi yli 8 100 kongressivierasta yli sadasta maasta, mikä yllätti järjestäjän odotukset positiivisesti. Käyttöön valjastettiin liki kaikki Messukeskuksen tilat.

Käytännön järjestelyt koordinoitiin EAACIn keskustoimiston ja sen kokeneen kumppaniverkoston voimin. Kokoonpano toteutti kaiken tarvittavan ilmoittautumisista, rekisteröinteihin, majoituksiin, näyttelyjärjestelyihin, yhteyksiin tapahtumapaikan kanssa ja lukemattoman määrän yksityiskohtia. Näin kongressin suomalaisisännät saivat keskittyä itse tieteelliseen ohjelmasisältöön.

Keskusjärjestön, alan asiantuntijoiden, tapahtumapaikan ja kumppaneiden saumattomalla yhteistyöllä päästiin loistaviin tuloksiin.

Tiedettä, uutuuksia ja yhdessäoloa

Tiedekongressin anti ammattilaiselle on monipuolinen. EAACI-kongressissa tuoreinta tutkimustietoa tarjottiin useasta suunnasta yhtä aikaa – seminaarisaleissa, workshopeissa, paneelikeskusteluissa, näyttelyssä, ja kollegoja tapaamalla. Tähän tarvittiin Messukeskuksen kaikki kokous- ja luentotilat. Parhaimmillaan väkeä yhdessä tilassa oli noin 3 000.

Keskeinen osa tieteellistä kongressia oli näyttely, jossa yritykset kohtasivat ydinkohderyhmänsä ja pääsivät esittelemään palveluitaan suurelle joukolle yhdellä kertaa. Näyttelyalue varattiin täyteen jo paljon ennen kongressin aukeamista.

Kansainväliset kongressit ovat myös erinomaisia paikkoja verkostoitumiseen ja ajatusten vaihtoon eri maiden ja mantereiden välillä. EAACIn ensimmäisen illan tervetulotilaisuuden rennossa ilmapiirissä kohdattiin vanhoja tuttuja ja tutustuttiin uusiin kollegoihin.

Kongresseissa pääsee tapaamaan kollegoja ympäri maailmaa sekä tutustumaan alan uusimpaan tietoon ja tarjontaan.

Messukeskuksesta osaaminen jokaiseen tarpeeseen

Projektipäällikkö Päivi Tikkinen vastasi Messukeskuksen panoksesta kongressijärjestelyissä.

– Kokonaisuutta koordinoi ja ohjasi EAACIn keskustoimisto. Apuna sillä oli näyttelyjärjestelyihin erikoistunut Interplan. Rekisteröinneistä ja postereista huolehti K.I.T. Turvallisuudesta, siivouksesta ja osasta tilavarauksista vastasi VOBE. AV-tekniikan kumppanina oli MiceMedia apunaan kumppanimme SVV Suomen videoviestintä ja logistiikkaa hoiti Schenker, Tikkinen kertoo.

Kongressin verkkoyhteydet vaativat erityishuomiota. Messukeskuksen oma av-osaaja SVV toi tähän oman osaamisensa. Yhteyksien oli toimittava kaikissa mahdollisissa tilanteissa ja verkkoon kytkeytyi samanaikaisesti tuhansia osallistujia. Ilmainen toimiva WiFi sai paljon kiitosta.

Myös tarjoiluiden monipuolisuus ansaitsi erityiskiitosta. Fazerin panos oli merkittävä. Esimerkiksi lounastajille oli tarjolla useita erilaisia ruokailuvaihtoehtoja. Lisäksi Messukeskuksen kiinteät ravintolat olivat avoinna koko kongressin ajan. Ruuan laadun lisäksi Fazerin nopea reagointi ja joustava palvelu sai erityskiitosta – 500 lounaan lisätilaus onnistui seuraavalle päivälle!

Toimiva tiedottaminen ja opastus takaavat paremman kävijäkokemuksen.

Messukeskuksen rakennus- ja kalustepalvelu suoriutuivat myös hienosti urakastaan. Yöaikaan tiloja purettiin ja rakennettiin. Aamulla osa tiloista näytti täysin erilaiselta mitä kongressikävijä oli edellisenä päivänä nähnyt. Myös Messukeskuksen näyttelysuunnittelijat ja -rakentajat olivat mukana toteutuksessa. Esimerkiksi EAACI:n oma infotiski sekä muutamien näyttelyosastojen suunnittelu ja toteutus oli suunnittelijoidemme vastuulla.

Messukeskuksen graafisten palvelujen vastuulla oli kongressin opasteet. Tiloja oli paljon ja tilasta toiseen siirtymisen tuli olla helppoa ja nopeaa. Opasteilla onkin keskeinen tehtävä asiakaskokemuksen kannalta.

Kongressin turvallisuuspalveluista huolehti Messukeskuksen turvallisuuskumppani Securitas. Yhteistyö EAACIn turvallisuusasiantuntijoiden kanssa oli tiivistä.

– Valtavan kongressin toteutus vaati erityisen tiivistä ja tarkkaa yhteistyötä kaikkien osapuolten kesken, Tikkinen sanoo. – Kun siinä onnistuttiin, myös lopputulos oli huippuluokkaa ja kongressi jäi osallistujien mieleen.

Tyytyväiset EAACIn kävijät kiittelivät kongressia, sen toimivia järjestelyjä, hyvää ruokaa ja Helsinkiä kohteena.

Helsingissä on vetovoimaa

Kaikissa kongresseissa ylitettiin kävijäodotukset. Myös ennätyksiin yltiin, kun EAACIn lisäksi kahdessa muussa kongressissa päästiin kaikkien aikojen kävijäennätykseen juuri Helsingissä.

Kansainvälisten kongressien talousvaikutus on merkittävä. Kaikkien aikojen kongressikesä 2017 toi Helsinkiin ja Messukeskukseen kuusi suurta kongressia, joissa vieraili yli 25 000 kävijää, jotka toivat 50 miljoonaa euroa pääkaupunkiseudulle. EAACI-kongressin osuus tästä oli 12 miljoonaa euroa.

Messukeskus ylläpitää tiiviitä yhteyksiä suomalaiseen yliopisto- ja järjestökenttään tukien tällä tavoin tiede- ja järjestökongressien hankkimista Suomeen. Teemme paljon yhteistyötä Visit Finlandin, Helsinki Marketingin, Finpron ja muiden kongressitoimistojen kanssa. Jaamme vuosittain myös Messusäätiön rahoittaman Vuoden Tiedekongressivaikuttaja -palkinnon henkilölle, joka on edistänyt kansainvälisten tieteellisten kongressien pitämistä Suomessa.

– Yhdessä kun tehdään, saadaan hyviä tuloksia aikaiseksi. Onnistumiset ovat parasta Suomi-PR:ää, tiivistää toimitusjohtajamme Anni Vepsäläinen.

 

Vinkkejä timanttisiin tilaisuuksiin voit haravoida aarre-sivultamme.

 

Onnistuneita tapahtumia toivottaen,

Kaisa

 

Alkuperäinen teksti Kasvokkain-lehdessä: Juha Kontu

Kuvat: Pekka Hannila