Suvi Kinnunen -

Tapahtuman yksityiskohdat

Tapahtuman yksityiskohdat ovat merkittävässä roolissa tapahtumasi onnistumisen kannalta. Kaikki tapahtumat ja tilaisuudet ovat palveluita, jotka ovat enemmän tai vähemmän aineettomia tekojen sarjoja. Osallistuja ei itse näe toteutusprosessista juurikaan, vaan ainoa asia mikä hänelle jää, on oma kokemus ja muisto tapahtumasta. Siksi tapahtuman näkyvien osien tulee mennä täysin nappiin ja tässä kohtaa yksityiskohdat ratkaisevat. Tässä kirjoituksessa pureudume yksityiskohtaiselle tasolle ja jaamme talomme sisältä kerättyjä vinkkejä, jotta osaat varmistaa tapahtumasi onnistumisen viimeisempiä yksityiskohtia myöten.

Kokosimme yhteen asioita, joita sinun tulee ottaa huomioon yksityiskohtien tasolla ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana, sekä tapahtuman jälkeen. Tällä viikolla vuorossa on asiat ennen tapahtumaa.

Tapahtuman ykistyiskohtia suunnittelemassa

 

ENNEN TAPAHTUMAA

 

Levitä sanaa tapahtumastasi ajoissa

Vaikka sinulla ei ole kaikkia tapahtumasi yksityiskohtia vielä valmiina, se ei tarkoita sitä etteikö voisi aloittaa tapahtumasi mainostamista erinäisissä kanavissa, sillä haluat varmasti pitää huolen siitä, että osallistujasi osaavat varata ajankohdan vapaaksi. Julkaise hyvissä ajoin tapahtumasi keynote-puhuja, teaser tai joku muu vastaava.

“Osallistuimme juuri Kongressimessuille ja kerroimme teemamme hyvissä ajoin herätelläksemme mielenkiintoa potentiaalisten kävijöiden joukossa. Teemana oli aarrekartta ja seikkailuun astuminen. Vaikka kaikki yksityiskohdat eivät olleet valmiina, onnistuimme silti houkuttelemaan kävijöitä ja antamaan maistiaisen siitä mitä on luvassa. Itse messut sujuivat loistavasti ja yksityiskohdat saatiin nivottua hienoksi kokonaisuudeksi. Aarrekartta-teemaan sopi loistavasti AR-sovellus, jonka avulla messukokemusta voitiin pelillistää aarteenetsinnän muodossa kävijöille.”

Kaisa Siipilehto, markkinointivastaava

 

Kutsujen lähettäminen & niistä muistuttaminen

Hyvä yleissääntö on lähettää kutsut kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Kutsussa tulee käydä selkeästi ilmi tapahtumapaikka, ajankohta ja pukukoodi.  Kerro pukukoodi kutsussa selkeästi. Ole myös tarpeeksi tarkka – esimerkiksi pelkän värin ilmoittaminen ei vielä riitä. Kutsussa kannattaa myös selkeästi tuoda esiin mikä tekee tapahtumastasi vierailemisen arvoisen. Ennen kutsujen lopullista lähettämistä tarkista nimet ja osoitetiedot vielä kerran sillä väärillä tiedoilla lähetetyt kutsut harmittavat molempia osapuolia. Kutsujen lähettämisen jälkeen on hyvä lähettää muistutus kerran, jos toisenkin. Näin saat varmasti vielä lisää ilmoittautuneita.

Kartoita osallistujien odotuksia

Mikäli mahdollista, kannattaa pyrkiä kartoittamaan ainakin osallistujien ohjelma- ja ruokamieltymyksiä etukäteen esimerkiksi ilmoittautumislomakkeen yhteydessä. Myös osallistujien matkustussuunnitelmat voi olla hyvä kysyä etukäteen, sillä se helpottaa suunnittelua ja antaa lisätietoja osallistujista, joten voit muokata tapahtuman heille vielä sopivammaksi.

Anna yksityiskohtia rekisteröinnin yhteydessä

Rekisteröinnin yhteydessä kannattaa antaa mahdollisimman paljon yksityiskohtia tapahtumastasi, kuten esimerkiksi sen käykö tilaisuudessa korttimaksut tai onko tapahtumassa ikärajoituksia. Näin luot osallistujille kuvan siitä, että heidät otetaan alusta asti huomioon.

 

RUOKA

Vuoden kokkikilpailu, Kev‰tmessut 2015

Suunnittele tarjottavat monipuolisesti

Kysy jo kutsussa tai ilmoittautumislomakkeessa mahdolliset erityisruokavaliot sekä allergiat ja ilmoita ne myös cateringille sellaisenaan, vaikka menussa ei näyttäisi olevan allergisoivia ainesosia. Tarjoiluiden kannattaa olla mahdollisimman moneen erilaiseen ruokavalioon istuvia, ja usein buffet, josta jokainen voi valita mieleistänsä ruokaa on kätevä vaihtoehto. Tarkista myös catering-sopimuksesta erikoisruokavalioiden ilmoittamisen takaraja ja onko ruokavalioilla lisämaksuja. Muista varata myös riittävästi aikaa kahvitauoille sekä ruokailulle.

 

KÄYTÄNNÖN ASIOITA: 

 

Luo ’tapahtumaraamattu’

Kokoa kasaan kansio, jossa on kopiot tavarantoimittajien sopimuksista, hätäpoistumisreiteistä ja lista, jossa on kaikki tärkeät yhteystiedot ja informaatio. Tämä auttaa sinua reagoimaan paremmin mahdollisissa yllättävissä tilanteissa.

Luo varasuunnitelma tapahtumasi tärkeimmille elementeille

Yllättäviä asioita tapahtuu jatkuvasti, toimitukset myöhästyvät, jotain ei saavu paikalle lainkaan ja suurella todennäköisyydellä jokin asia ei mene täysin niin kuin ajattelit etukäteen. Siksi kannattaa arvioida tapahtuman onnistumisen kannalta kriittisimmät elementit ja luoda niiden varalle vaihtoehtoinen suunnitelma kaiken varalta.

 

Nimikyltit työntekijöille jo rakennusvaiheessa

Anna työntekijöillesi ja vapaaehtoisille nimikyltit jo hyvin varhaisessa vaiheessa ennen vieraiden saapumista, sillä näin he voivat paremmin kommunikoida ja verkostoitua keskenään.

Luo apupaketti

Et ikinä tiedä milloin tarvitset tussia tai saksia. Laatikollinen yleishyödyllisiä esineitä voi pelastaa sinut yllättävissä tilanteissa. Apupaketti. Yksinkertaisesta pakista voi olla yllättävän paljon iloa kiireisenä tapahtumapäivänä. Tässä muutamia ideoita, joita pakata:

Sakset/mattoveitsi     nimikyltit

Kyniä

Teippiä

Muistivihko

Ensiapulaukku

Tusseja

Vessan tarvikkeet

Mieti osallistujan kannalta ikäviä tilanteita, sukkahousuihin voi tulla reikä, tai kampaus kaipaa pientä korjailua. Nykyään yleisesti käytössä olevat pienet aputarvikkeet vessatiloissa tekevät asiakaskokemuksesta piirun verran paremman.

Tapahtuman aikataulut yhteistyökumppaneille

Lähetä tapahtumasi aikataulu myös pitopalvelulle, esiintyjille ja tapahtumatilalle, jotta tapahtumaa kanssasi tekevät voivat suunitella oman päivänsä kulun kätevästi. Huomoi tilanvarauksessa alkuvalmisteluihin ja loppusiivoukseen menevä aika.

Somistus

Somituksessa kannattaa harkita vuokrafirmojen hyödyntämistä, sillä uutena ostettaessa kulut luonnollisesti kasvavat. Ota myös huomioon se, miten somisteet kiinnitetään, millä tarvikkeilla ja millaiset pinnat tapahtumatilassa on. Kukkia hyödyntäessäsi pidä huoli, että sinulla on tarpeeksi maljakoita äläkä valitse voimakkaantuoksuisia tai allergisoivia kukkia.

somistus_kokoustamo

 

DIGITAALISET YHTEYDET

 

Wifin salasana hyvin näkyville

Pidä huoli, että langattoman verkkoyhteyden tunnukset ovat selkeästi nähtävillä useasta eri paikasta ja ne toimivat hyvin. Yksi hyvä vinkki on jakaa käyttäjätunnus ja salasana sekä tapahtuman virallinen aihetunniste esimerkiksi osallistujan nimikortin kääntöpuolella.

Huomioi osallistujat sosiaalisessa mediassa

Nostata tunnelmaa ennen tapahtumaasi sosiaalisessa mediassa ja huomioi tapahtumastasi keskustelevat henkilökohtaisesti. Älä vain tykkää kommenteista tai twiiteistä, vaan vastaa niihin persoonallisella sävyllä. Ajan ottaminen ja vastaaminen luo personoidun ja hyvän kuvan organisaatiostasi. Hyödynnä sosiaalista mediaa tapahtumaa suunnitellessasi ja kysy esimerkiksi puhujaehdotuksia seuraajiltasi.

Latauspisteet

Hieman tapahtumasi luonteesta riippuen kannattaa harkita latauspisteitä, joissa halukkaat saavat ladata puhelimien akkujaan. Pidä huoli, että näitä on tarpeeksi.

Wifi-yhteyden kertominen ja latauspisteiden olemassaolo vaikuttavat asiakaskokemukseen.

Wifi-yhteyden kertominen ja latauspisteiden olemassaolo vaikuttavat asiakaskokemukseen.

 

TAPAHTUMAN TYÖNTEKIJÄT & VAPAAEHTOISET 

 

Haku

Vapaaehtoisten hakemisessa sinun pitää tietää mitä etsit ja millaisista asioista potentiaaliset vapaaehtoiset pitävät. Hyödynnä sosiaalista mediaa ja etsi vapaaehtoisten mielenkiinnon perusteella erilaisia ryhmiä Facebookista ja LinkedInistä. Ole ilmoituksissa hyvin selkeä ja kerro tarkasti mitä vapaaehtoisilta missäkin roolissa odotetaan. Kannattaa harkita ryhmän luomista myös olemassaolevista tai aiemmin työskennelleistä ihmisistä, sillä he ovat potentiaalisia varmasti myös tulevaisuudessa. Heitä kuuntelemalla voit kehittää omaa toimintaasi edelleen.

Koulutus

Koulutuksen lisäksi pidä huoli vapaaehtoisten ja työntekijöiden tiimiytymisestä, sillä yhteen hiileen puhaltaminen vaatii sitä, että työntekijäsi ja vapaaehtoiset tuntevat toisiaan. Mitä matalampi kynnys työntekijöillä ja vapaaehtoisilla on lähestyä toisiaan, sitä parempi kommunikaatio ja tapahtuma saavutetaan.

Ruokailu

Tapahtuman henkilökunta ja mahdolliset vapaaehtoiset pyörittävät tapahtumaasi. Kannattaa siis pitää hyvä huoli myös heidän energiatasoistaan ja varata ruokailumahdollisuudet myös heille. Vapaaehtoisille ja työntekijöille kannattaa myös tuoda välipaloja pitkää päivää varten, sillä heidän tyytyväisyytensä tapahtumanjärjestäjää kohtaan välittyy varmasti myös vieraille asti.

Muista kiittää!

Kiitä työntekijöitäsi näkyvästi ja tiedosta heidän kova panoksensa. Reilu kiittäminen ja arvostus kantaa usein jo hyvin pitkälle. Kerro myös aineettomista palkitsemismahdollisuuksista – jaa tietouttasi ahkerasti ja kerro esimerkiksi jos olet valmis toimimaan suosittelijana työnhaussa tulevaisuudessa.

 

Lopuksi käy tapahtuma läpi mielessäsi hyvissä ajoin etukäteen alkujärjestelyistä purkamiseen. Luultavasti yllätyt kuinka monta viime hetken tehtävää asiaa keksit. Toivottavasti näissä yksityiskohdissa oli sinulle ajattelemisen aihetta. Unohdimmeko jotain? Kerro se meille Twitterissä aihetunnisteella #timanttinentilaisuus. Ensi viikolla vuorossa on yksityiskohdat tapahtumien aikana, joten stay tuned!

 

JÄRJESTÄ TIMANTTINEN TILAISUUS!

 

Olemme viitoittaneet sinulle polun onnistuneeseen tapahtumaan suunnittelusta jälkihoitoon. Keräsimme vuosien kokemuksen monelta eri ammattilaiselta tiiviiseen muotoon. Nämä vinkit löydät omalta sivultaan: aarre.messukeskus.com.

1600

Aarre-sivuilta löydät myös oppaan, jonka kokosimme niille, jotka ovat järjestämässä kokousta tai kongressia. Oppasta löydät yksityiskohtaisia vinkkejä tapahtumaa ennen, sen aikana ja sen jälkeen. Lataa kokoamamme opas täältä: http://aarre.messukeskus.com/lataa-opas/

Aarre-sivuilta löydät  myös case-esittelyt Nordic Business Forumista, Slushista, Häämessuista ja Pro Gaalasta!

Suvi