Suvi Kinnunen -

Tapahtuman markkinointi sosiaalisessa mediassa – osa 1

Tapahtuman markkinointi sosiaalisessa mediassa on hyvin tärkeä osa tilaisuuden onnistumista. Olipa kyseessä ammattipuolen tai suoraan kuluttajille suunnattu tapahtuma, sosiaalinen media on toimiva ja kustannustehokas markkinointiväylä, jota ei kannata jättää hyödyntämättä. Oikein hyödynnettynä se moninkertaistaa yleisösi ja välittää viestiäsi eteenpäin kulovalkean tavoin. Kokosimme yhteen sisältöideoita ja sosiaalisen median kanavia, joita hyödyntää tapahtumasi markkinoinnissa.

slush-case-jussi-hellsten-2

Tavoitteiden päättäminen sosiaalisen median osalta kirkastaa viestisi. Kuva: Jussi Hellsten

Päätä tavoitteesi

Kuten tapahtuman suunnittelussakin, markkinoinnin tärkein osa on päättää mitä tavoittelet – onko tarkoituksena houkutella lisää osallistujia vai onko heidät kenties kutsuttu jo erikseen?  Valitsipa tavoitteeksi minkä tahansa, niin sosiaalinen media ja sen oikeanlainen hyödyntäminen voi tuottaa sinulle liidejä, tehostaa näkyvyyttä ja nostaa brändisi imagoa. Mikäli tapahtumassasi on näytteilleasettajia, kannattaa kertoa tekemistäsi sosiaalisen median panostuksista – tämä on myyntivaltti ja saattaa ratkaista yhteistyöyritysten ja potentiaalisten näytteilleasettajien halukkuuden osallistua. Kannusta heitä myös jakamaan viestiäsi omissa kanavissa ja lisäät näkyvyyttä entisestään. Win win!

Valitse kanavat

Kun tiedät mitä tavoittelet, voit kirkastaa viestisi ja valita tapahtumallesi sopivimmat kanavat. Kannattaa miettiä tarkkaan, mitkä sosiaalisen median kanavat palvelevat tavoitteitasi, sillä muutama hyvin aktiivinen ja hyvin haltuun otettu kanava on parempi kuin monta hitaasti päivittyvää ja sinne päin tehtyä tiliä. Sosiaalisen median osalta valinnanvaraa riittää, mutta muista, että kaikista relevantein tekijä kanavavalinnassa on tieto siitä, missä kohdeyleisösi ja tapahtumaan osallistuvat vieraat ovat.

Juncktion2016lights900x500

Valitse sosiaalisen median kanavat huolella ja varmista niiden seuraaminen ja päivittäminen.

 

Reaaliaikainen Twitter on tapahtumanaikaiseen live-seurantaan erinomaisen hyvä kanavavalinta. Etenkin jos tilaisuudessasi on keskustelupaneeleita, joiden avulla osallistetaan kävijöitä.

Facebook on usein turvallinen valinta ja event-sivut toimivat hyvin, sillä ihmisen painaessa ’osallistun’ tai ’kiinnostunut’-painiketta, viesti tapahtumastasi leviää Facebook-syötteillä itsestään. Facebook tarjoaa myös parhaat kohdennusvaihtoehdot – kokeile kohdentaa mainontaa esimerkiksi edelliseen tapahtumaan osallistuneiden sähköpostiosoitteiden perusteella.

Instagram on erinomainen kanava visuaalisen materiaalin jakamiseen. Lisäksi Stories-ominaisuus on omiaan tapahtumaa kuin tapahtumaa varten! Storiesissa voit jakaa teasereita, antaa esimakua tulevasta ja päästää yleisön kurkistamaan taustakulisseihin.

Snapchat voi toimia samalla tavalla kuin Instagram Stories, mutta suljetun alustansa vuoksi sinun tulee markkinoida Snapchat-kanavaasi monikanavaisesti, jotta saat tilillesi seuraajia. Mikäli sinulla on jo olemassa oleva Snapchat-tili, kannattaa sitä ehdottomasti hyödyntää.

Pidä huolta, että kanavillasi on visuaalisesta näyttävä ja ennen kaikkea yhtenäinen ilme. Tämä antaa paremman kuvan tapahtumastasi ja organisaatiostasi sekä houkuttelee osallistumaan herkemmin. Muista lähestyttävä ja persoonallinen ote!

Millaista sisältöä sosiaaliseen mediaan?

Jos tapahtumasi on järjestetty jo useampaan otteeseen, sinulla on jo kokemuksia mikä toimii ja mikä ei. Hyödynnä rohkeasti aiempien tapahtumien materiaalia, sillä niistä välittyvä tunnelma on omiaan luomaan FOMO-efektiä (fear of missing out).

Ei kuitenkaan kannata jättäytyä pelkästään edellisen tapahtuman materiaalin varaan – luo lisäksi uutta ja innostavaa sisältöä, kysy ja keskustele, pyydä palautetta, kommentoi ja palkitse. Blogikirjoitukset ovat usein erinomaista sisältöä, mutta vaativat usein enemmän resursseja. Mieti voisitko jakaa tapahtumaa järjestävälle tiimille tai kehitysryhmälle esim. yhden tekstin kirjoitettavaksi per henkilö per viikko. Näin materiaalia kertyy tasaisesti tapahtumaa kohti. Samalla se on monipuolinen katsaus tulevaan tapahtumaan ja sen järjestelyihin. Panosta hyvään ja inspiroivaan sisältöön, josta lukija oppii ja saa hyötyä. Hakukoneoptimoidut ja hyvin suunnitellut tekstit myös nostavat näkyvyyttäsi Googlessa, joka tuo uusia lukijoita ja sitä kautta myös osallistujia.

Tapahtuman markkinointi sosiaalisessa mediassa – ihmisiä suunnittelemassa

Jaa vastuuta markkinointimateriaalin tuottamisesta tiimillesi tasaisesti – näin vältät yksittäisten henkilöiden kuormittamista ja saat sisältöä eri näkökulmilta.

 

Videot toimivat aina

Elämme ehdottomasti videoiden aikakautta. Video on usein paras ja nopein tapa välittää tunnelma ruudun toiselle puolelle. Jaa videolla syyt, miksi osallistua tapahtumaasi. Lataa videomateriaali sosiaalisen median kanaviin – muista että YouTube on ensisijainen videomateriaalin hakukone, joten otsikoi sisältö oikein. YouTube-soittolistojen lisäksi videomateriaali kannattaa jakaa suoraan sosiaalisen median kanavissa, sillä esimerkiksi Facebookin algoritmi ei suosi YouTuben kautta linkattua videota samalla tavalla, kuin suoraan Facebookiin ladattua versiota. Kaikkien sosiaalisen median kanavien algoritmit kuitenkin suosivat videota, mikä on yksi lisäsyy käyttää niitä tapahtumasi markkinoinnissa. Sosiaalisen median kanavien lisäksi hyödynnä videomateriaalia tapahtuman jälkimarkkinoinnissa, kiitoskirjeessä, kotisivuilla, blogissa ja uutiskirjeissä.

 

Sisältöideoita sosiaaliseen mediaan:

– Behind the scenes materiaali (Muista monikanavaisuus – Instagram Stories, Facebook ja Twitter)

– Live-lähetykset

– Early bird – muistuta lippujen hinnoista ja voimassaoloajoista

– Kilpailut

– Kysele ja osallistuta yleisöä ja hyödynnä tätä sisältöä (esimerkiksi: musiikkifestareita järjestättäessä kysy ihmisten tulevia asukokonaisuuksia, urheilutapahtumaa suunniteltaessa voit jakaa osallistuvien harjoitusaikatauluja ja niin edelleen)

– Ohjelmasisältö: jaa sisältöä esiintyjistä ja puhujista (Muista merkitä puhujan käyttäjä julkaisuusi, jotta mahdollisuudet kasvaa, että puhuja jakaa päivityksen eteenpäin omalle verkostolleen)

– Tapahtumapaikan historia ja ympäröivä alue (erikoinen tarina ja historiikki voi tuoda lisäarvoa saapua paikalle)

– Reittiohjeet ja paikalliset nähtävyydet (etenkin kansainvälisissä tapahtumissa)

– Kierrätä tai luo yhteistyö- ja sponsoriyrityksistä sisältöä

Kurkkaa Messukeskuksen teaser tapahtumien järjestämisestä!

Muista olla aktiivinen

Seuraa aktiivisesti kohderyhmäsi sisältöä ja muista huomioida kaikki tapahtumasi hashtagilla merkityt julkaisut jo ennen tapahtumaa. Käytä julkaisuissa tapahtumasi virallista hashtagia alusta asti. Pidä huoli, että hastag on näkyvillä jokaisella sosiaalisen median kanavilla, jotta myös kumppanit ja vieraat löytävät sen ja osaavat käyttää sitä. Esimerkiksi tilin kansikuva on hyvä paikka hashtagille ja tilaisuuden ajankohdalle. Hyvin suunnittelemalla pystyt myös ajastamaan sisältöä etukäteen, joka helpottaa työtäsi. Tästä lisää ensi viikolla.

Tilaa uutiskirje ja saa ilmoitus, kun uusi blogi julkaistaan

Tapahtuman markkinointi sosiaalisessa mediassa on pitkäjänteistä, mutta palkitsevaa. Toivottavasti sait kirjoituksestamme vinkkejä tulevan tilaisuutesi markkinointia varten. Kannattaa myös pysyä kuulolla, sillä ensi viikolla kerromme kuinka usein julkaista sosiaalisessa mediassa ennen tapahtumaasi sekä ajatuksia siihen, kuinka maksimoida osallistujien jakama kuva- ja videomateriaali sosiaalisessa mediassa.

 

Suvi