Suvi Kinnunen -

Tapahtumamarkkinointi sosiaalisessa mediassa – osa 2

Tapahtumamarkkinointi sosiaalisessa mediassa on tärkeä osa jokaisen tapahtumajärjestäjän työtä. Monikanavainen ja monipuolinen viestintä tuo positiitivista näkyvyyttä, kasvattaa brändisi tunnettuutta ja ennen kaikkea houkuttelee lisäosallistujia tapahtumaasi. Viime viikolla käsittelimme sitä, mitä sosiaalisen median kanavia kannattaa hyödyntää ja annoimme erilaisia sisältöaihioita tapahtumasi markkinointia varten. Tällä viikolla annamme neuvoja siitä, kuinka usein julkaista sisältöä sosiaaliseen mediaan ja kuinka maksimoida osallistujien jakama materiaali tapahtumastasi.

proruoga

Kuinka usein julkaista sosiaaliseen mediaan?

On hankalaa antaa täysin tarkkaa ohjeistusta siitä, kuinka usein julkaista ennen tapahtumaasi. Julkaisutahtia kannattaa kiihdyttää tasaisesti sitä mukaa kun tapahtumasi lähenee. Viimeistään pari kolme viikkoa ennen tapahtumaa olisi hyvä päästä yli viiteen julkaisuun viikossa hieman kanavista riippuen. Twitterissä julkaisutahti voi hyvin olla useita twiittejä päivässä, kun taas Instagramissa ja Facebookissa voi olla hieman maltillisempi.

Erityisesti Facebook-eventien kanssa kannattaa ottaa huomioon, että osallistujat ja tapahtumasta kiinnostuneet saavat jokaisesta julkaisusta ilmoituksen, jonka takia laatu korvaa määrän. Liiallinen spämmääminen voi ärsyttää tapahtumaan osallistuvia.

Valmistaudu etukäteen

Aloita sisällön valmistelu ajoissa, ja aikatauluta se huolella. Sisältörunko helpottaa toimintaasi, mutta ota huomioon myös ajankohtaiset ilmiöt ja uutiset, joita kannattaa mahdollisuuksien mukaan valjastaa tapahtumasi viestinnän ja markkinoinnin tueksi.

Kun tilaisuutesi ohjelma on valmis, voit poimia erinäiset ohjelmanumerot ja ajastaa ne. Katso etukäteen puhujien ja muiden avainhenkilöiden tilit, jotta löydät ne kiireessää kätevästi. Esimerkiksi live-tviittaamista varten voit tehdä valmiita lauserakenteita tai luonnoksia, joihin täydennät paikan päällä kuulemiasi asioita.

Valmiit ohjelmanumerot ja puhujaesittelyt voi myös ajastaa oikeisiin aloitusaikoihin. Yksi kätevä työkalu tähän on esimerkiksi Hootsuite. Kannattaa tulostaa tai ottaa ylös twiitit, joita olet ajastanut sillä yllättävien muutoksien sattuessa sinun pitää tietää mitä on tulossa jotta voit tehdä muutoksia tarvittaessa.

Ota huomioon, että Facebook-eventiin ei voi ajastaa julkaisuita.

Kai_Kuusisto_3

Valmiit ohjelmanumerot voi hyvin ajastaa etukäteen sosiaaliseen mediaan. Kuva: Kai Kuusisto

Proaktiivisuus kannattaa

Vaikka ajastaminen helpottaa työtäsi, ei kannata automaattisesti olettaa, että haluamasi kohderyhmä löytää tilisi. Kohderyhmää kiinnostava sisältö ja oikein valitut hashtagit varmistavat, että osa löytää. Siksi kannattaa olla proaktiivinen ja ahkera, tehdä tarvittava määrä taustatyötä ja seurata sekä vuorovaikuttaa aktiivisesti haluamasi kohderyhmän keskuudessa esimerkiksi Twitterissä ja Instagramissa.

Tapahtumasi aikana

Kun tapahtumaa on etukäteen markkinoitu sosiaalisessa mediassa, on viestintää luonteva jatkaa samoilla alustoilla tapahtuman aikanakin. Yksi hyvä tapa on ottaa tapahtumasi someseinät, jotka päivittyvät reaaliaikaisesti. Seinän moderoija kannattaa perehdyttää kunnolla – someseinän tulisi olla ajan tasalla erityisesti keskustelupaneelien aikana.

Jokainen tapahtuman hashtagin alle tehty julkaisu kannattaa huomioida. Roolita tiimisi sosiaalisen median osalta jo etukäteen, jotta koordinointi helpottuu. Tuottakaa sisältöä parhaista paloista reaaliajassa. Lainaukset toimivat yleensä hyvin, kuin myös mobiilivideot. Ota rohkeasti osaa keskusteluun, vastaa tulleisiin kysymyksiin ripeästi ja osallista tapahtumasi kävijöitä esimerkiksi äänestysten tai kyselyiden muodossa. Kannattaa ehdottomasti painottaa mediaan sisältäviin julkaisuihin pelkkien tekstipäivitysten sijaan, sillä ne menestyvät lähtökohtaisesti aina paremmin.

Pyri saamaan videoita tapahtumastasi. Jokaisen tapahtumapäivän jälkeen lyhyetkin koostevideot toimivat hyvin. Kannattaa panostaa ainakin yhteen huolellisempaan koostevideoon, jota voit hyödyntää seuraavan tapahtumasi markkinoinnissa.

Kuinka maksimoida tapahtumastasi jaettava sosiaalisen median materiaali?

Ota tapahtumaan valokuvausbooth tai kuvausseinä

Valokuvausbooth on oiva lisä tilaisuuteesi sillä sen lisäksi, että se on mukava ajanvietto osallistujalle tapahtuman aikana, se myös kasvattaa mahdollisuutta kuvamateriaalin jakamiseen sosiaalisessa mediassa.

netflix

Netflixin Snapchatin ’faceswap’-ominaisuutta hyödyntävä kuvatausta.

Myös erilaiset houkuttelevat kuvausseinät mahdollistavat tapahtumallesi näkyvyyttä sosiaalisen median puolella vielä kauan tapahtuman jälkeenkin. Mieti myös luovempia ajatuksia kuvausseiniä varten. Esimerkiksi Netflix hyödynsi Snapchatin FaceSwap-ominaisuutta luovasti  – kasvojen vaihtaminen päähenkilö Frank Underwoodin oli yksinkertainen ja hauska tapa House Of Cards- sarjan promootiossa. Peilikuvaksi rakennettu kuvausseinä tai tausta toimii selfietä ottaessa.

Tuota helposti jaettavaa materiaalia

Tuota helposti jaettavaa materiaalia sisältöä esiintyjistä ja puhujista. Keynote-puhujien tai esiintyjien ammattitaidosta ja teemoista voi mitä suurimmalla todennäköisyydellä ammentaa sisältöä sosiaaliseen mediaan. Lainaukset ja nostot puhujan aiempien esityksien perusteella toimivat yleensä hyvin ja niitä jaetaan paljon. Muista merkitä puhujan käyttäjä julkaisuusi, jotta mahdollisuutesi siihen että puhuja jakaa päivityksen eteenpäin omalle verkostolleen kasvaa.

Tee tapahtuman hashtag hyvin selväksi

Mainitse tapahtumasi aihetunniste jokaisessa sosiaalisen median kanavn kuvaustekstissä ja mieluiten myös kansikuvassa. Aihetunniste kannattaa myös mainita sähköpostien allekirjoituksissa, printtimateriaalissa sekä osallistujien nimikortissa. Hashtagin tulee olla selkeä ja helposti muistettava. Liian pitkä aihetunniste saattaa hankaloittaa viestintää esimerkiksi Twitterissä, jossa merkkimäärä on muutenkin hyvin rajallinen (140 merkkiä).

Kilpailut

Yksi hyvä keino osallistaa tapahtumasi kävijöitä jakamaan sisältöä sosiaaliseen mediaan on järjestää kilpailuita, joissa palkintona voi olla esimerkiksi liput ensi vuoden tapahtumaan tai mikäli kyseessä on tilaisuus, johon on vapaa pääsy, voi palkintona mahdollisesti hyödyntää esimerkiksi yhteistyöyrityksiä ja heidän tarjontaansa.

kimohman_HEL-0269_4965

Tapahtumasi sisältö elää sosiaalisessa mediassa vielä pitkään tapahtuman jälkeenkin.

Tapahtuman jälkeen

Älä hylkää somekanavia heti tapahtuman jälkeen. Osa sisällöstä tuotetaan muiden toimesta vasta seuraavina päivinä. Uudelleentwittaa ja huomioi tulleet julkaisut. Voit myös kerätä palautetta tapahtumasta sosiaalisen median välityksellä. Toki kunnolliseen palautteenantoon on muita kanavia, mutta erilaiset osallistavat äänestykset toimivat hyvänä sisältönä jälkikäteen. Pidä tili elossa, sillä sinulla on erinomainen mahdollisuus jalostaa asiantuntijakanava, jonka avulla kerätä uusia potentiaalisia näytteilleasettajia ja tapahtumaan osallistuvia ennen seuraavaa tapahtumaasi.

Kaipaatko lisävinkkejä tapahtumaasi?

Suuntaa osoitteeseen: http://aarre.messukeskus.com/. Aarre-sivustolta löydät vinkkejä ja ladattavan oppaan, joka johdattelee sinut timanttista tapahtumaa kohti.

 

Somempia tapahtumia toivotellen!

– Suvi