Suvi Kinnunen -

Tapahtuma ei pääty viimeisen vieraan lähdettyä

Eilen tapahtuma-alan ammattilaiset ja vaikuttajat kokoontuivat yhteen Evento Awards -palkintogaalaan. Jännitettävää riitti, sillä Messukeskus oli ehdolla Isot tapahtumapaikat sekä Messut-kategorioissa. Vaikka voitto ei tällä kertaa osunutkaan, oli upea olla mukana juhlistamassa tapahtumia, kohtaamisia ja etenkin ihmisiä, joita ilman tapahtumia ei olisi. Onnistuneen tapahtumaillan siivittäminä halusimme kiinnittää tapahtumajärjestäjien huomion tapahtuman jälkeisiin yksityiskohtiin.

590237122f316.jpg

Uusi Aalto Waterexpo on upea osa Vene Båt -messujamme ja nyt myös Evento Awards -voittaja. Voitto pärskähti Kuluttajatapahtuma-sarjassa. Messukeskus kiittää kumppaniaan Pulp Agencya!

Tapahtuma ei lopu viimeisen vieraan lähdettyä, sillä tämänkin jälkeen on vielä paljon asioita, joita tapahtumajärjestäjän tulee ottaa huomioon. Tilaisuudet jatkavat elämäänsä sosiaalisessa mediassa, palautekyselyn sekä kuva- ja videomateriaalin muodossa.

Tilaisuuden jälkeen tulee lunastaa annetut lupaukset ja ennen kaikkea ottaa opiksi, jotta seuraavat tapahtumat ovat entistä parempia ja asiakaslähtöisempiä. Jokaisen tapahtuman tavoitteena on halu muuttaa vieraissa jotain. Oli kyseessä mielipide, käyttäytyminen tai uuden oppiminen, parhaiten tavoittelemasi suunta ja asia jää asiakkaidesi mieleen, kun palaat siihen myös tilaisuutesi jälkeen. Kerää samalla arvokasta tietoa jatkokehitystä varten. Tässä ehdotuksiamme viestisi ja kävijöiden muistijäljen vahvistamiseen.

Kiitä ja kerää palaute

Muista kerätä henkilökunnaltasi palautetta välittömästi tapahtuman jälkeen, kun hetket ovat vielä tuoreena heidän muistissaan. Työntekijöiltäsi saatu palaute kertoo tapahtumasi onnistumisesta paljon. Ota ylös asiat, joita he sanovat ja hyödynnä niitä tulevaisuudessa. Saattaa olla, että keksit niiden avulla seuraavan vuoden teeman, lisäideoita markkinointiin, rekisteröinnin sujuvoittamiseen tai muuta hyödyllistä. Rehellinen palaute osallistujilta on myös tärkeää, jotta voit kehittää seuraavaa tilaisuuttasi.

Kerää palautetta myös, kun tilaisuudestasi on kulunut hetki. Tiedustele, onnistuitteko muuttamaan mielipiteitä tai käyttäytymistä ja miten tämä on mahdollisesti näkynyt kävijöiden arjessa.

Lunasta lupauksesi

Lunasta antamasi lupaukset osallistujille ja jaa tilaisuuden materiaalit, kuvat ja videot sovittuun päivämäärään mennessä ja mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen. Vieraiden lisäksi yhteistyökumppanit ja median edustajat ovat kiinnostuneita tapahtumasi materiaalista ja voivat hyödyntää niitä tiedotteista lähtien. Ilmoita valokuvien käyttöoikeudet selkeästi ja toimi nopeasti, mikäli joku haluaa kuvansa poistettavan.

Laske osallistujat/noshow

Osallistujien ja ilmoittautuneiden suhteen laskeminen on tärkeää, sillä se auttaa sinua varautumaan seuraavaan tapahtumaan paremmin. Mikäli moni etukäteen ilmoittautuneista jätti tulematta, yksi tapa vähentää sitä on periä noshow-maksu. Lisäksi kannattaa tehdä jonotuslista, jolla voidaan joustavasti ja nopeastikin saada osallistujia, mikäli perumisia ilmenee.

Tapahtuman jälkeen Carnival juhla

Vältä viime hetken peruutukset viestimällä aktiivisesti ja FOMOa luomalla.

Koosteet myös sponsoreille

Jaa yhteenveto tapahtumastasi myös tilaisuutesi yhteistyökumppaneiden kanssa. Heitä varmasti kiinnostaa osallistujamäärät, suosituimmat sosiaalisen median julkaisut, palautekyselyn tulokset ja henkilökunnan mietteet tapahtumasta. Tämä on hyvä tapa ylläpitää ja saavuttaa pitkäaikaisia yhteistöitä sponsoriyritysten kanssa.

Hyödynnä sosiaalista mediaa

Seuraa ja johda keskustelua ´valituissa sosiaalisen median kanavissa tapahtuman jälkeen. Nosta esiin tapahtumasi hashtagin alla olevat julkaisut ja vastaa kaikkiin mahdollisiin palautteisiin ja kommentteihin. Julkaise kuva- ja videomateriaalia sekä kysy palautetta seuraajiltasi.

Sosiaalisen median avulla voit pidentää tilaisuutesi elinkaarta huomattavasti, joten hyödynnä tämä tilaisuus. Mikäli tapahtumallasi on omat tilit erinäisillä sosiaalisen median alustoilla, ei niitä kannata vain hylätä, vaan päivittämistä tulisi jatkaa aktiivisesti aina seuraavan tapahtuman ennakkomarkkinointiin asti.

Julkaise kuvat nopeasti

Julkaise tapahtumassa otetut valokuvat ja videot mahdollisimman nopeasti – mieluiten viimeistään jo seuraavana päivänä. Osallistujat haluavat varmasti katsoa kuvat läpi. Jos kuvia on paljon, pyydä valokuvaajaa toimittamaan pieni ennakkomaistiainen seuraavaksi päiväksi ja informoi osallistujia siitä, milloin loput kuvat tulevat.

Tapahtuman jälkeen Slush_Maija_Astikainen

Tapahtumasi elää sosiaalisessa mediassa kauan tapahtuman jälkeen. Kuva: Maija Astikainen

Referenssit

Hyödynnä kuulemasi positiiviset asiat ja suorat palautteet tapahtumaasi liittyen! Pyydä henkilökuntaasi kyselemään kävijöiltä ensifiilikset tapahtuman loputtua ja pyydä heitä ottamaan nämä ylös. Näitä lausahduksia ja palautteita voi hyvin hyödyntää jälkimarkkinoinnissa ja seuraavan tilaisuutesi ennakkomarkkinoinnissa. Palautteen antajan nimeä käyttäessäsi varmista ensin lupa.

Kiitosviestit

Lähetä osallistujille kiitosviestit ja lisää mukaan koosteen tapahtumasta – parhaimmat oivallukset tai koostevideo toimii mainiosti. Kiitosviestien yhteydessä on hyvä herätellä jo tulevaa tapahtumaa varten – harkitse osallistujille kampanjaa, jolla liput seuraavaan tapahtumaan saa esimerkiksi early bird -hintaan ja julkaise esimerkiksi tulevan vuoden keynote-puhuja. Näin voit herätellä kävijöissä ajoissa FOMO-efektiä. Esimerkiksi Nordic Business Forum julkaisee pääkattauksen tulevan vuoden puhjistaan viimeisenä seminaaripäivänä. Lue Case Nordic Business Forum

Vieraiden kontaktointi

Mikäli tilaisuudessasi oli myynnillisiä elementtejä, on erittäin tärkeää, että kiinnostuneisiin ja potentiaalisiin liideihin ollaan yhteydessä lyhyen ajan sisällä, kun tilaisuus on lähimuistissa.

Priorisoi kontaktit ja ota heihin yhteyttä niin pian kuin mahdollista. Useimmat meistä ovat hyvin kiireisiä ja jos odotat liian pitkään, mahdollisuus unohtamiseesi kasvaa. Ota yhteyttä ja kerro missä tapasitte ja muistuta, mistä keskustelitte.

Ota yhteyttä osallistujiin ripeästi tapahtuman jälkeen.

Ota yhteyttä osallistujiin ripeästi tapahtuman jälkeen.

Valmistaudu palautepalaveriin

Dokumentoi onnistumiset ja epäonnistumiset tarkasti ja mieti valmiiksi konkreettisia asioita, joita pitäisi tehdä toisin tulevissa tilaisuuksissa. Pidä kävijämäärät nopeasti saatavilla ja opettele palautteen pääkohdat ja pohdi niiden syitä, jotta sinun on helpompi avata ne muille. Mikäli tapahtuma järjestetään vuosittain, kannattaa myös vertailla palautetta aiempiin. Saatiinko parannusta viimekertaisesta? Ole huolellinen, kun tallennat tietoja, jotta löydät ne seuraavaa kertaa varten helposti.

Kerää raportit kanavista

Yksi osa palautepalaveriin valmistautumista on kerätä raportit eri kanavista, joita käytettiin tapahtuman markkinointiin. Esimerkiksi Google Analytics, Facebook ja Twitter tarjoavat sinulle mahdollisuuden tarkastella kävijähankintaa ja sen hintaa. Jos markkinoit sosiaalisessa mediassa kohdennetusti, analytiikka on pakollinen työkalu, jotta voit optimoida toimintaasi.

Maksa laskut

Sinulle on luultavasti kertynyt muutamia laskuja tilaisuutta järjesteässäsi. Älä jätä niitä myöhemmäksi, vaan hoida ne heti pois alta. Näin olet perillä myös kokonaiskustannuksista.Tapahtuman jäkeen some kengät

Analysoi budjetti

Jäikö rahaa säätöön vai ylittyikö budjetti? Budjetin tarkastelu suunnittelusta lopullisiin kustannuksiin auttaa sinua välttämään mahdollisia yllätyksiä tulevaisuudessa.

Tee muutokset kotisivuillesi

Älä unohda muokata kotisivujasi pian tapahtuman jälkeen, sillä vanhentuneet tiedot sivuilla antavat epäammattimaisen kuvan. Voit hyödyntää samaa sisältöä  – vaihda verbit menneeseen aikamuotoon, kiitä kävijöitä, nosta esiin muutama välitön palaute ja kerro uuden tapahtumasi ajankohta.

Kaipaatko lisävinkkejä tapahtumasi järjestämiseen?

Keräsimme yhteen asioita, joita ottaa huomioon kokouksia, kongresseja ja koulutuksia järjestettäessä. Opas pitää sisällään vinkkejä, joita ottaa huomioon tapahtumaa ennen, aikana ja jälkeen. Oppaan ladataksesi sinun ei tarvitse kuin jättää sähköpostiosoitteesi.

Lataamaan pääset täältä!

 

Simanhuuruista vappuhulinaa toivotellen

-Suvi