Suvi Kinnunen -

Puitteiden merkitys tapahtumien tavoitteelle

On sanomattakin selvää, että tapahtumatilalla ja sen puitteilla on todella suuri merkitys tapahtuman onnistumiseen. Kun tapahtuman visio on selvillä, on aika selvittää, miten sitä tuetaan puitteilla ja tilalla.

Matias Löyttyniemi

Upea talvipuutarha muotoutuu monen tyyliseen tilaisuuteen kokouslounaasti cocktail-illalliseen.

 

Millainen on sopiva tila?

Tila on isoin yksittäinen tekijä oikeanlaisen tunnelman luomiseen ja tapahtuman onnistumiseen, joten on tärkeää tietää, mitä siltä vaaditaan. Tunnelma taas vaikuttaa osallistujien tunteisiin, reaktioihin ja kokemukseen. Tavoitteet vaikuttavat keskeisesti tilavalintaan ja siihen, mitä puitteita milloinkin kannattaa painottaa. Esimerkiksi myynnilliset tapahtumat vaativat otolliset olosuhteet ja tilat verkostoitumiselle, kun taas juhlissa usein korostuu ohjelmasisältö ja visuaalisuus. Tilojen muunneltavuus on myös tärkeä seikka, sillä näin myös yllättäviin muutoksiin voidaan reagoida paremmin.

Tilaisuudelle sopivia tiloja voi olla useita erilaisia. Aina kaikista perinteisin vaihtoehto ei ole välttämättä sopivin. Messukeskuksesta löydät tiloja, jotka sopivat neuvotteluista ryhmätyötiloiksi. Uusimpana kanervamättäälle kutsuva SUOMI-tila on suunniteltu tilaisuuksille, jotka kunnioittavat suomalaista luontoa ja satavuotiasta isänmaatamme. Tilaisuuden luonnetta kannattaa myös ideoita runsaasti etukäteen: olisiko esimerkiksi uuden tuotteen lanseeraukselle mahdollista järjestää juhlat perinteisen messuosallistumisen sijaan?

 

Keskity tunnelmaan

Matias Löyttyniemi

Seikkailija Pata Degerman innosti asenteella ja tarinoillaan Kokoustamon löytöretkellä.

Hyvä tunnelma rakennetaan useilla elementeillä yksityiskohdista isoihin linjauksiin. Yksi keino onnistua oikeanlaisen tunnelman välittämisessä on hyödyntää tilanteeseen sopivaa ammattipuhujaa tai -esiintyjää. Kokoustamossa järjestetty Löytöretki on hyvä esimerkki tästä: seikkailija ja puhuja Pata Degerman oli aktiivisesti mukana ideoimassa sisältöä. Hän toi tilaisuuteen rekvisiitaksi löytöretkeilijän mallin varusteineen ja teltan kera.

Saimme häneltä myös kuvia ja videoita, joita käyttää tilaisuuden markkinoinnissa ja kutsussa – tämä herätti hyvin mielenkiintoa jo ennakkoon ja nivoi teeman luontevasti pääpuhujan ympärille. Hän sai yleisön haltioitumaan ja nauruun asiapitoisen puheenvuoronsa aikana useita kertoja. Fanit kävivät halaamassa häntä tilaisuuden päätteeksi. Palaute oli kerrassaan erinomaista.

Tapahtumassa vallitsevaan tunnelmaan vaikuttaakin osaltaan vieraiden kokemus henkilökohtaisuudesta – henkilökuntasi palvelualttius ja asiakaspalvelutaidot kantavat jo pitkälle. Asiakaskokemus on kaiken ytimessä. Kannattaa siis pitää huoli siitä, että jokainen osa-alue ja yksityiskohta tähtää osallistujan huippukokemukseen.

Matias Löyttyniemi

Löytöretken teema näkyi kaikkialla somistuksesta tarjoiluihin sekä kutsusta itse tilaisuuden sisältöön.

 

Mieti, mitä haluat osallistujien miettivän jälkikäteen

”Kiitos aivan mielettömän hienosta aamusta! Työpäivään tuli virtaa niin upeiden herkkujen kuin Patan lyömättömän retkikerronnan tiimoilta.” -Seija Elo, Uudenmaanliitto

Kuvittele tilaisuutesi osallistuja matkalla kotiin – minkä ajatuksen tulisi olla hänen mielessä päällimmäisenä?

Jos ajatukset koskevat tilan yksityiskohtia tai muita puitteita, ei tapahtuma välttämättä ole ollut täysin onnistuneimmasta päästä. Tavoitteena kannattaa ilman muuta olla osallistujien tunne siitä, kuinka he tuntevat oppineensa ja oivaltaneensa uusia asioita. Onnistunut tilavalinta on sellainen, joka tukee tapahtuman tavoitteita muttei varasta osallistujien huomiota ellei se ole juuri tavoiteltua. Tämä ei tarkoita sitä, etteikö somistamisella ja hyvällä tilalla olisi positiivista vaikutusta asiakaskokemuksen kannalta, päinvastoin, mutta vääränkokoinen tila, toimimaton tekniikka tai epäsopiva valaistus ovat asioita, jotka jättävät negatiivisen muistijäljen ja varastavat huomion oleellisesta.

 

Matias Löyttyniemi

Kokoustamon Kurkistus uuteen -tutustumiskierrokset yllättivät vieraat tarjoten herkkuja mielelle

 

Neljä neuvoa tapahtumapaikan valitsemiseksi:

  1. Määritä tapahtumasi visio ja tavoitteet

Visio antaa sinulle suunnan ja idean, jonka ympärille tapahtuman punainen lanka ja teema kietoutuvat.

  1. Ennen kuin aloitat tilan etsinnän, sinun tulee tietää

Mm. alustava budjetti, tavoittelemasi osallistujamäärä, tapahtuman luonne ja ajankohta – tarvitsetko tietyn päivämäärän, vai onko ajankohta joustava?

  1. Tee lista siitä, mitkä ovat ehdottomia elementtejä tilalle

Tapahtumatilan vaatimuksiin kuuluu esimerkiksi sijainti, tekniikka, ruoka, muunneltavuus, toiveet kalustuksesta sekä hinta.

  1. Pohdi, millaisia aistimuksia ja tunteita haluat osallistujissa herättää

Tämä auttaa sinua ymmärtämään millaista tunnelmaa haluat luoda sekä millaisen sisällön esiintyjineen sinun kannattaa valita.

 

Entistä asiakaslähtöisempiä ja onnistuneempia tapahtumia toivotellen,

Suvi