Suvi Kinnunen -

Oikeanlainen sisältö elävöittää tapahtuman

 

Matias Löyttyniemi

Esiintyjät ovat tapahtumien suola – mauste tiukallekin asiasisällölle.

Tapahtumiesi sisältö on usein isoin tekijä, jonka vuoksi osallistujat tulevat paikalle. Osallistumiselle saattaa olla useita eri syitä, mutta monessa tapauksessa tapahtumat rakentuvat tietyn ohjelmanumeron, keynote-puhujan tai vaikkapa musiikkiesityksen ympärille. Seminaarien sisältö ja puhujat houkuttelevat paikalle oppimaan uutta. Festivaalien tähtiesiintyjät puolestaan saavat kävijät maksamaan kokemuksesta. Uudet kokemukset, opit ja verkostoitumismahdollisuudet ovat niitä asioita, mihin halutaan investoida aikaa ja rahaa. Onnistunut sisältö elävöittää tapahtumia ja vie ne uudelle tasolle. Kokosimme yhteen muutamia asioita, joita ottaa huomioon tapahtumasi sisältöä suunnitellessa.

 

Tapahtuman sisältö on jatkumoa teemalle

Pidä huoli, että tapahtumasi ohjelmanumerot ja sisältö ovat linjassa valitsemasi teeman kanssa. Yhtenäisessä ja onnistuneessa tapahtumassa teema näkyy kaikkialla: kutsuissa, mahdollisesti pukukoodissa, somistuksessa ja ohjelmanumeroissa.

Omakohtainen kokemus talomme sisältä:

”Olin aikoinaan puhelimia valmistavan yhtiön vuosijuhlissa, jossa kaikki oli muuten kohdillaan, mutta juhlissa esiintyvällä bändillä sattui olemaan soittamiseen, puhelimeen ja teemaan sopivia biisejä, joita ei esitetty. Tämä on jäänyt minulle jälkikäteen tapahtumanjärjestäjänä mieleen, että miksei tätä yksinkertaista asiayhteyttä hyödynnetty paremmin. Maailma on pullollaan tunnettuja Puhelinlangat laulaa -biisejä.”

seminaari kopio

Osallista yleisö mukaan esimerkiksi viesti- tai mediaseinän avulla.

 

Muista osallistaa yleisöä

Hyvä sisältö saa yleisön temmattua mukaansa. Anna siihen virikkeitä ja tarjoa mahdollisuuksia kommentoida, keskustella ja heimoutua. Esimerkiksi sosiaalinen media mahdollistaa sisältöön osallistumisen helposti. Mikäli tapahtumassasi on keskustelupaneeli tai vastaava, kannattaa harkita mediaseinän hankkimista. Tämä on kätevä tapa saada yleisöltä sisältöä ja osallistaa heidät kysymään ja kommentoimaan mm. twiittien, SMS-viestien ja selaimen kautta.  Samalla tapahtumasi saa näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa. Tapahtumasi osallistujia kannattaa aktivoida kanavissa jo kauan ennen tapahtumaa – kartoita heidän mielipiteitä esimerkiksi rekisteröitymisen yhteydessä tai järjestä äänestys mieluisimmasta ohjelmanumerosta tai halutusta puhujasta sosiaalisessa mediassa. Tämä on myös keino luoda asiakaskokemusta. Ymmärrys siitä, että voi oikeasti itse vaikuttaa tapahtuman kulkuun luo tunteen osallistujan arvostuksesta, mikä lisää luottamusta.

 

Millaista sisältöä tapahtumaan?

Vastaus riippuu luonnollisesti tapahtumatyypistä, mutta tietyt elementit kannattaa aina pitää mielessä. Mitä läheisempi sisällön aihe on osallistujalle, sitä enemmän se häntä todennäköisesti koskettaa. Mitä yleisempi ja laajemmalle kohderyhmällä tarkoitettu tapahtuma on, sitä enemmän joudut miettimään, kuinka miellyttää mahdollisimman monia. Tämä usein vaatii variaatiota sisältöön eri ohjelmanumeroiden muodossa. Tapahtuman tyypistäsi riippumatta onnistuneen sisällön salaisuus on tieto siitä, millaisia tuntemuksia haluat tapahtuman osallistujissa herättää. Haluatko innostuneisuutta tai oivalluksia? Valitse puhuja, joka käyttää konkreettisia, käytännönläheisiä esimerkkejä ja innostaa kuulijoitaan. Musiikki on usein hyvä vaihtoehto vaikuttaa moneen. Vaikka sisällöllä on aina iso merkitys, se ilmenee erilaisissa tilaisuuksissa eri tavalla. Tiedosta, että esimerkiksi seminaareissa hyvä kouluttaja ja asiasisältö korostuu erityisen paljon, sillä kokonaisuus on enemmän sidoksissa tähän, kun taas juhlissa korostuu emotionaalisuus, sosiaalinen aspekti, ruoka, verkostoituminen ja niin edelleen.

Suklaaputous

Vieras pääsee vaikuttamaan silloinkin, kun hän saa itse valita mitä ruokaa ottaa tai mihin seminaaripuheenvuoroihin osallistuu.

 

Käytännön asioita

Varaa tapahtumasi ohjelmanumerot ajoissa. Jos mielessäsi on tietty päivämäärä, ole hyvissä ajoin liikkeellä. Ohjelmanumero vaikuttaa suuresti myös esimerkiksi budjetointiin ja päätöksiin siitä maksaako tapahtumaasi osallistuminen. Sisällön kannalta hyvin tärkeää on sen oikea ajoitus tapahtuman kokonaisuudessa. Jos ohjelmanumero on tapahtumasi kohokohta, saattaa olla fiksumpaa aikatauluttaa lähemmäs loppupuolta, mikä pitää mielenkiinnon hereillä loppuun asti. Aamun kickoff-seminaareissa ohjelman taas voi luontevasti aloittaa käytännössä heti.

Habitare_sirkustanssija

Luo wau-efekti ja herätä vieraat kesken päivää vaikka tanssi- tai sirkusesityksellä.

 

Aloita sisällön suunnittelu näillä:


 1. Ymmärrä, mitä haluat osallistujillesi välittää. Kirkasta itsellesi tämä viesti ja tunne, mitä esityksen tulisi heissä herättää. Näin voit valita esiintyjän, joka on esimerkiksi erikoistunut tiettyyn aihepiiriin tai alaan.

 2. Mihin budjetti, tapahtumapaikka ja ajankohta sopii ja miten se tukee toivotun tunteen välittämistä.

3. Päätä minkä tyylinen esitys on paras, onko se inspiroiva aamunkäynnistys, ruokailun jälkeinen, kokopäivän koulutus tai vaikkapa workshop.

4. Kysy rohkeasti suosituksia ja neuvoja tapahtuma-alan ihmisiltä ja kollegoiltasi hyvistä esityksistä ja esiintyjistä. Jos heillä on kokemuksia erilaisista tunnetiloista, onko esiintyjä naurattanut tai mykistänyt, tiedät paremmin mitä odottaa.

Kun ääriviivat ovat mielessä, on aika ideoida. Tässä muutamia ajatuksia, joita kehitellä eteenpäin!

 

Nivo esiintyjä tapahtumaasi unohtumattomasti

Jos juhliisi on tulossa musiikkia tai muusikko, pyydän häntä sanoittamaan laulu teemasi ja tapahtumasi mukaisesti.

Sama ajatus, mikäli tulossa on koomikko – pyydä häntä personoimaan esitys ainakin osittain tapahtumasi teeman, sisällön ja yleisön mukaan.

Taikuri voi yhdistää myyntiviestisti temppuihin, hävittää toimitusjohtajan tai pilkkoa vastaanotossa työskentelevän kahtia.

Toimisiko valokuvausbooth tai karikatyyrien piirtäjä? Näin saat personoidun muiston tapahtumasi osallistujille, jota katsomalla he muistavat tapahtumasi jälkikäteenkin ja matkaavat takaisin sen herättäneeseen tunteeseen ja kokemukseen.

Yllätyksellisiä ohjelmanumeroita voisi olla käärmeenlumoaja, ennustaja tai vaikkapa kuvan- tai jäänveistäjä. Erikoisemmat tai erittäin onnistuneet ohjelmanumerot herättävät huomiota tapahtumallesi ja lisäävät kiinnostusta varmasti myös sosiaalisessa mediassa. Muista kuitenkin, että niiden on liityttävä teemaasi ja ovat yhdistettävissä tapahtumaasi, tai hyöty karkaa savuna ilmaan. Mikäli sinulla on pieni budjetti, käytä aikaa tulevien talenttien etsimiseen, joiden palkkiot eivät ole vielä niin korkeita.

Muista varata esiintyjät hyvissä ajoin.

Muista varata esiintyjät hyvissä ajoin.

Valitsitpa minkä ohjelmanumeron tahansa, tee esiintyjälle selväksi tapahtuman tarkoitus ja visio etukäteen. Näin varmistat, että vedätte yhtä köyttä ja esiintyjä voi personoida esitystään paremmin. Mikäli tarvitset lisäkäsiä, autamme sinua mielellämme löytämään teemaan sopivaa ohjelmaa viihdyttämään, aktivoimaan ja kouluttamaan vieraitasi. Yhteistyökumppaneidemme kautta saat näyttävää ohjelmasisältöä ja kokeneita ammattipuhujia, esiintyjiä ja juontajia useista vaihtoehdoista. Hyödynnä mahdollisuutesi tarjota vieraillesi ainutlaatuinen elämys. Tutustu heihin täältä.

 

Suvi