Suvi Kinnunen -

Kuinka vähentää noshowta tapahtumissa?

No-show efekti on varmasti tuttu jokaiselle tapahtumajärjestäjälle. Äkilliseen osallistumisen perumiseen on lukuisia eri syitä ja tilanteita, mutta tapahtumajärjestäjänä voit myös omalta osaltasi vähentää tilaisuuksissa ilmenevää no showta. Vaikka poissaoloista ei täysin voi päästä eroon, keräsimme yhteen vinkkejä kuinka voit vähentää no showta ja maksimoida mahdollisuuden loppuunmyytyyn ja täyteen tilaisuuteen.

noshow1 kopio

Kokosimme yhteen vinkkejä siitä, kuinka maksimoida tapahtumasi osallistujamäärä.

Perusasiat kuntoon

 

Pidä mielenkiinto yllä

Oletko ikinä rekisteröitynyt tapahtumaan ja sen jälkeen unohtanut sen olemassaolon? Näin voi nimittäin käydä kenelle tahansa. Suurin syy jättää tapahtuma väliin on se, että mielenkiintoa ei ole onnistuttu pitämään yllä tarpeeksi hyvin ja tapahtuma unohtuu. Siksi jatkuva viestiminen ja vuorovaikutus ovat ratkaisevassa roolissa. Kun osallistujat ovat rekisteröityneet, työt vasta oikeasti alkavat. Pidä tapahtumaasi rekisteröityneet informoituna, jotta heidän mielenkiintonsa pysyy yllä. Näin houkutus jättää tapahtuma väliin ei kerkeä kasvamaan liian suureksi.

Mieti ajankohta tarkasti

Usein ilmoittautumisen yhteydessä hyvältä idealta tuntunut tapahtuma saattaa tuntua hankalammalta, esimerkiksi silloin kun olet juuri saapunut töistä kotiin, olet istahtanut sohvalle ja haluat rentoutua rankan työpäivän jälkeen. Siksi yksi merkittävä no showta vähentävä elementti on se kuinka fiksusti suunnittelet tapahtumasi ajankohdan. Mieti, kannattaako tapahtuma aloittaa heti työpäivän jälkeen vai kannattaako osallistujille antaa hengähdystauko välissä. Ota etukäteen selvää, ettei samaan aikaan järjestetä kilpailevia tapahtumia.

Valitse tapahtumapaikka hyvien kulkuyhteyksien varrelta

Pidä huoli, että kulkuyhteydet ovat kunnossa, sillä tämä helpottaa osallitujien päätöstä jos tapahtumaan lähteminen on harkinnan alla. Ole selkeä ohjeistuksissa sillä voit kasvattaa tilaisuuteen osallistuvien määrää jo sillä, että annat hyvät ohjeet kuinka löytää tapahtumapaikalle.

noshow2 kopio

Valitse tapahtumapaikka hyvien kulkuyhteyksien varrelta, jotta houkutus jättää tapahtuma väliin ei kasva liian suureksi.

 

Vuorovaikutus ratkaisee

Hyvä kommunikaatio osallistujia kohtaan on fiksua monesta syystä. Se tuo sinut ja organisaatiosi lähemmäs osallistujia. Suhteen luominen osallistujiin on hyvin tärkeää, sillä ihmiset joihin meillä on jo side tai suhde ilmoittavat herkemmin, mikäli eivät pääse osallistumaan, joka taas mahdollsitaa vapautuneiden paikkojen jakamisen ja samalla no shown vähentymistä.

Muistuta osallistujia tarpeeksi usein

Muistutusviestejä tulisi olla ainakin muutama: kuukausi ennen, kaksi viikkoa ennen, viikko ennen ja päivää ennen tilaisuutta. Näin osallistujasi eivät pääse unohtamaan tulevaisuudessa siintävää tapahtumaasi.

Sitouta osallistujiasi

Tutustu tilaisuuteesi rekisteröityneihin tarkemmin. Käytä CRM-järjestelmiä ja ennakkokyselyitä, jotta voit kohdentaa erilaisia viestejä osallistujillesi. Personoidummat viestikärjet tuovat osallistujia lähemmäksi ja kasvattavat todennäköidemmin halua osallistua tapahtumaasi. Voit korostaa sitä, mitä heiltä jää väliin, mikäli he päättävät jäädä kotiin. Rekisteröitymisen yhteydessä kannattaakin kysyä osallistujien pääsyytä osallistua tapahtumaan. Näin voit segmentoida eri osallistujia ja viestiä heille tarvittaessa eri tavoin.

Sitouta osallistujia korostamalla tapahtumasi kohokohtia selkeästi ja muista myös hyödyntää sosiaalista mediaa.

Korosta kohokohtia selkeästi

Olipa tapahtumasi kohokohta ilmainen ruoka, kiehtova esiintyjä tai uuden taidon oppiminen, pidä huoli, että viestit siitä tarpeeksi usein ja selkeästi. Osallistujille tulee olla hyvin selvillä se, mitä he osallistumisesta saavat.

Muista hyödyntää sosiaalista mediaa

Herättele osallistujien mielenkiintoa sosiaalisessa mediassa. Aloita tapahtumasta viestiminen tarpeeksi ajoissa ja luo sen tiimoilta sisältöä, joiden avulla herätät mielenkiintoa ja annat ennakkomaistiaisen osallistujille. Pelkät päivämäärien ja ennakkorekisteröitymislinkkien spämmääminen kannattaa unohtaa.  Hyödynnä videosisältöä – esimerkiksi nostot ohjelmasta, puhujista, muista osallistujista, tapahtuman taustalla toimivasta tiimistä tai viime tapahtuman kohokohdat toimivat hyvin. Ole päivämääristä selkeä, esimerkiksi Twitterin tai Facebookin kansikuva on kätevä paikka päivämäärän, tapahtumapaikan ja tilaisuuden hashtagin ilmoittamiseen.

 

Lisävinkkejä

 

Tee peruutuslista

Peruutuspaikkalista kannattaa aina tehdä, sillä peruutuksia tulee mitä suuremmalla todennäköisyydellä. Lähetä sähköposti vapautuneesta paikasta henkilökohtaisesti listalla oleville, sillä se tuntuu heistä vielä personoidummalta ja kasvattaa mahdollisuutta osallistumiseen.

 Anna lippuja median edustajille

Anna lippuja median edustajille, bloggaajille ja sosiaalisen median vaikuttajille. Vaikka he eivät tulisikaan paikalle, jos osakin heistä tulee, niin paikkoja täyttyy ja tämän lisäksi saat näkyvyyttä tapahtumallesi erinäisillä alustoilla.

Harkitse maksua niille, jotka jättävät tilaisuuden väliin ilmoittamatta

No showta voi vähentää myös maksua perimällä niiltä, jotka eivät ilmoita poissaolostaan. Vaikka kyseessä olisi ilmaistapahtuma, yksi vaihtoehto on periä ilmoittautumisen yhteydessä pueni maksu tai katevaraus, joka käytetään, jos osallistuja ei tulekaan paikalle.

Aarrepeli

Pelillistämisellä voit luoda uutuusarvoa ja annat samalla hyvän syyn osallistujille saapua paikalle.

Pelillistä ja uudistu

Pelillistämisellä tarkoitetaan erilaisten pelitekniikoiden hyödyntämistä muissa, kuin pelkissä peliympäristössä. Näin hyödynnetään ihmisten sisäistä kilpailuviettiä, jonka avulla voidaan kasvattaa sitoutuneisuutta ja mielenkiintoa tapahtumaasi kohtaan.

Hyödynsimme pelillistämistä itse muutama kuukausi takaperin Kongressimessuilla. Aarrekartta- teemaamme nivoutunut AR-sovelluksen kautta toimiva peli mahdollisti kokeilijoille aarteen löytämisen alustalta samalla tuoden AR-sovellusta paremmin esiin. Lisää sovelluksesta voit lukea esimerkiksi täältä.

Tee peruuttamisesta helppoa

Ole läpinäkyvä ja tee osallistujille helpoksi peruuttaa heidän tulonsa, sillä näin voit varautua paremmin. Liian hankala peruutuspolitiikka saattaa johtaa yllätyksiin ja siihen, että ihmiset eivät ilmoita jäävänsä pois tapahtumasta.

noshow4 kopio

Mikäli haluat tapahtumatilan hyvien kulkuyhteyksien varrelta, harkitse Messukeskusta.

 

Tapahtumien taakse kätkeytyy paljon aikaa ja vaivaa, joten epätoivottavat poissaolot ja tyhjät istuimet harmittavat herkästi. Ilmiötä esiintyy sekä osallistujille ilmaisilla, että lipullisissa tapahtumissa eikä sitä voi kokonaan välttää. Toivottavasti sait kuitenkin vinkkejä, joita hyödyntää tulevissa tilaisuuksissasi.

Mikäli tarvitset tapahtumatilaa hyvien kulkuyhteyksien varrelta, harkitse Messukeskusta. Täyden palvelun tapahtumatalona mikään ei ole liian pieni tai suuri ja esimerkiksi upea SUOMI-kokoustilamme kutsuu kanervamättäälle.

Vielä kerkeät hyödyntämään alennuskoodin!

Kokouspaketit 60 €/hlö, kun järjestät uuden tilaisuuden ennen 30. kesäkuuta. Ilmoitathan varauksen yhteydessä koodin #aarre17.

Tarjouspyyntöön täältä!

-Suvi