Suvi Kinnunen -

Kuinka kehittyä tapahtumajärjestäjänä?

Upeiden tilaisuuksien takana on aina pienempi tai isompi tiimi. Tapahtumien parissa työskentely on vaativaa ja haastavaa, mutta ennen kaikkea hauskaa, monipuolista ja palkitsevaa. Työ ei sovi kaikille. Hoidettavia ja muistettavia asioita riittää ja kaikkien lankojen pitäminen kurissa vaatii kylmähermoista otetta. Hektinen arki vaatii myös tarpeeksi lepoa ja omaa aikaa, jotta akkuja kerkeää lataamaan tapahtumien välissä. Kun on ammatissa, jota rakastaa, se näkyy lopputuloksessa. Ammattiinsa intohimoisesti suhtautuvat tapahtumajärjestäjät ymmärtävät, ettei kehitys koskaan lopu, vaan itseään ja taitojaan voi ja kannattaakin pyrkiä kehittämään jatkuvasti. Kokosimme yhteen muutamia vinkkejä, joiden avulla sinusta voi kehittyä vieläkin astetta tehokkaampi tapahtumajärjestäjä!

Tapahtumajärjestäjän tärkein piirre on halu kehittyä.

 

Ole nälkäinen oppimaan

Kaikista tärkein piirre tapahtumajärjestäjälle on halu oppia uusia asioita, sillä avoin mieli ja sydän auttavat pitkälle. Tapahtuma-alalla riittää jatkuvasti uutta opittavaa, minkä vuoksi yksikään päivä ei myöskään ole keskenään samanlainen. Kannattaa olla ennakkoluuloton ja opetella rohkeasti myös sellaisia uusia asioita, jotka eivät välttämättä suoranaisesti liity työhösi. Rakkaasta harrastuksesta tai muusta tiedosta tai taidosta voi olla apua yllättävällä hetkellä. Mitä enemmän tiedät, sitä useammasta asiasta voit inspiroitua. Ja mitä monipuolisempia kiinnostuksen kohteita sinulla on, sitä todennäköisemmin inspiroidut tekemään jotakin uniikkia ja unohtumatonta. Näyttelijät opettelevat roolejaan varten usein uusia taitoja. Jokainen tapahtuma on myös oma tarinansa. Päästä roolisi vapaaksi!

Ole ystävällinen

Oppimishalun lisäksi ystävällisyydellä pääsee pitkälle. Kun autat muita ja olet huomaavainen kollega, ystävä ja yhteistyökumpppani, sitä ei varmasti jätetä huomaamatta. Ystävällisyys ruokkii lisää ystävällisyyttä ja hymy tarttuu. Siksi kannattaa pitää omalta osaltasi huoli, että kanssasi on mukava työskennellä. Näin solmit myös helpommin pitkäaikaisia suhteita muihin toimijoihin ja kollegoihin, minkä vuoksi tilaisuuksien jatkokehittäminen on myös helpompaa. Suomi on pieni maa ja sana kiirii nopeasti, niin hyvässä kuin pahassakin.

Ympäröi itsesi oikeilla ihmisillä

Salaisuus onnistuneisiin projekteihin piilee niiden taakse kätkeytyvissä tiimeissä. Kun työskentelet oikeanlaisessa tiimissä, on helppo onnistua. Luova, omistautunut ja intohimoinen tiimi tekee työskentelystä hauskaa, mutta myös tehokasta. Avoimuus ja kommunikointi ovat avainasemassa – luottamus rakentuu, kun jokaisen tiimin jäsenen mielipiteet, ideat ja ammattitaito huomioidaan. Tämä puolestaan kehittää tiimidynamiikkaa, mikä varmasti näkyy positiivisesti myös tuloksissa.

Aktiivisuus sosiaalisessa mediassa kannattaa. Tuota rohkeasti sisältöä tapahtumista, joihin osallistut.

Ole aktiivinen sosiaalisessa mediassa

Vaikka työpäivät saattavat olla pitkiä ja kiireistä, varaa kalenterista aikaa blogikirjoituksille ja ammatilliselle verkostoitumiselle sosiaalisessa mediassa. Yksi hyvä tapa on tuottaa blogitekstejä ja sisältöä tapahtumista, joihin itse osallistut. Verkostojen voima on kiistaton ja niitä kannattaa hyödyntää myös suosituksissa ja vinkeissä. Alalta saamillasi kontakteilla on varmasti annettavaa, mikäli kaipaat vinkkejä tuleviin tapahtumiisi. Ihmiset tutkitusti arvostavat, kun heiltä pyytää apua. Auttaminen on palkitsevaa ja luo arvostuksen tunnetta.

Harkitse vapaaehtoisena toimimista

Mikä olisikaan parempi tapa luoda suhteita muihin tapahtumajärjestäjiin ja laajentaa omaa verkostoasi, kuin vapaaehtoisena toimiminen? Ajatus vapaaehtoistyöstä saattaa tuntua raskaalta, mutta tästä on hyötyä niin uusille kuin hieman kokeneemmillekin järjestäjille. Vapaaehtoistyöntekijänä toimiminen antaa sinulle ideoita tulevia tilaisuuksia ajatellen – samalla saat näkemystä siihen, miten kouluttaa ja ohjeistaa omia vapaaehtoisia.

Pidä huolta itsestäsi

Jotta voit tarjota unohtumattomia kokemuksia, sinun tulee antaa tarpeeksi aikaa myös itsellesi. Pidä huoli, että arjen keskellä kerkeät liikkumaan, harrastamaan ja nukkumaan tarpeeksi. Etenkin tapahtuman lähestyessä päivät saattavat pidentyä merkittävästikin, joten on hyvä löytää itselle sopiva tasapaino sekä palautumis- ja rentoutumistekniikoita.

Ota aikaa itsellesi ja omille harrastuksille, jotta jaksat olla arkena olla tehokas.

Tässä muutama vinkki työn ja vapaa-ajan tasapainottamiseen:

Älä ole koko ajan tavoitettavissa

Puhelimessa ja tietokoneella vietetty aika saattaa hankaloittaa töistä irtautumista. Kun keskityt tiettyyn tehtävään, ole tarkistamatta pikaviestejä ja sähköposteja kokoajan. Ota ilmoitukset pois päältä ja tarkista sähköposti vaikka 2–3 kertaa työpäivän aikana. Jos vastaat vapaa-ajalla ja viikonloppuisin työhön liittyviin viesteihin, olet muiden silmissä jatkuvasti tavoitettavissa. Lisää Anna Perhon vinkkejä ajanhallintaan löydät täältä.

Muista pitää lomaa

Ladatuilla akuilla jaksat paremmin. Pienetkin irtiotot työstä tuovat kummasti virtaa. Järjestä itsellesi aikaa ja lomaa projektien lomaan – näin myös mieli virkistyy ja voit löytää uudenlaisia työtapoja ja ratkaisuja askarruttaviin asioihin.

Varaa itsellesi tarpeeksi vapaa-aikaa palautumiseen ja lähesten seurasta nauttimiseen.

Järjestä aikaa perheellesi ja läheisillesi

Henkilökohtainen elämä on tärkeä osa arkea, jotta jaksat työskennellä tehokkaasti työaikana. Kun vietät aikaa perheen ja ystävien kanssa, keskity olemaan läsnä ja vältä turhaan työasioiden ajattelemista. Läheisten tuki on arvostettava apu.

 

Tuleeko sinulle muuta mieleen? Twiittaa meille oma vinkkisi hashtagilla #timanttinentilaisuus

 

Ideoita timanttisen tilaisuuden suunnittelusta ja toteuttamiseen voit haalia aarre-sivustoltamme.

 

Syysterveisin,

 

Suvi