Suvi Kinnunen -

Kesä on juhla-aikaa!

Keskikesän juhlan eli juhannuksen korvilla haluamme kääntää huomion juhliin, sillä nyt on hyvää aikaa aloittaa tulevien juhlien suunnittelu. Olitpa järjestämässä kesä- tai syysjuhlia, kannattaa napata matkaan vinkkimme juhlien järjestämiseen. Minkä tahansa tilaisuuden järjestäminen vaatii paljon, mutta juhlissa yksityiskohdissa ja vau-efektillä on erityisen suuri merkitys.

Juhlien järjestäjän kannattaa panostaa kiehtovaan teemaan ja ohjelmaan, jotka houkuttelee paikalle.

Päätä juhlapäivä ja teema

Aloita juhlien suunnittelu päättämällä juhlien ajankohta ja teema. Kiehtova teema houkuttelee paikalle ja antaa punaisen langan koko tilaisuudellesi. Mieti millaista tunnelmaa haluat juhliin kutsuttavien keskuudessa herättää. Näin pääset eteenpäin teeman valinnassa ja juhlien suunnittelussa. Seuraavaksi suuntaa katse vierasmäärään, onko kyseessä pienemmät ja intiimit juhlat vai esimerkiksi isompi gaalatilaisuus?

Ota nämä huomioon juhlatilaa valitessa!

Kun tiedät alustavan ajankohdan, teeman ja vieraiden määrän, on aika metsästää sopiva juhlatila. Vertaile eri tilojen varaukseen kuuluvia ehtoja ja tarkista varausajat. Saako juhlatilaan sopivan kalustuksen? Heti juhlapaikkaa varattaessa on hyvä tarkistaa seuraavat asiat, ettei myöhemmin tule yllätyksiä: Onko tapahtumapaikalla yksinoikeutettu tavarantoimittaja vai saako paikalle tuoda oman pitopalvelun, anniskelun, tekniikan (ääni, valot ja AV), somistuksen tai turvallisuuspalvelut? Tarkista myös, mitä varusteita paikan päällä on käytettävissä juhlasi ja ohjelmasi tarpeita silmällä pitäen. Tarkista myös sähkön saatavuus, ja kaikkien näiden palveluiden mahdollinen lisähinta. Juhlatilaa varatessa on myös hyvä pohtia ulkotiloja ja juhlatilaan saapumista; pääseekö paikalle helposti julkisilla tai onko tarpeeksi parkkipaikkoja.

Kutsu vieraat hyvissä ajoin!

Vieraiden kutsuminen on hyvä tehdä hyvissä ajoin ennen juhlaa, jotta mahdollisimman moni pääsisi paikalle, viimeistään kuitenkin kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Jos juhlissasi tulee olemaan ruoka- ja juomatarjoilua, voi olla hyvä kutsua vieraat vielä aikaisemmin. Voit laittaa kutsuun pyynnön vastauksesta tiettyyn päivämäärään mennessä, joka auttaa mm. tarjoilujen määrän arvioinnissa. Kutsussa kannattaa tiedustella vieraiden erikoisruokavaliot ja allergiat. Muista myös mainita mahdollisista aveceista ja ilmoittaa kuinka avecien kanssa toimitaan. Ja jos juhlillasi on teemaan liittyvä pukukoodi, muista mainita se kutsussa selkeästi. Mikä sen hienompaa kuin vieraat, jotka panostavat myös teemapukeutumiseen. Laita myös selkeät saapumiseen liittyvät ohjeet, ettei puhelimesi soi minuutin välein itse juhlapäivänä.

Catering on yleensä helpointa varata suoraan tapahtumapaikalta.

Kuinka järjestät ruoka- & juomatarjoilun?

Seuraavaksi on hyvä päättää, tuleeko juhliisi juoma- ja ruokatarjoilua. Keskustele juhlapaikan kanssa tarjoiluista, helpointa catering on yleensä tilata suoraan juhlapaikalta, koska toimija tuntee jo paikan tavat. Suunnittele juhlien teemaan sopiva menu ja varaa tarjoiluja riittävä määrä. Mieti, sopiiko teemaasi paremmin seisovapöytä vai pöytiin tarjoiltu illallinen ja huomioi se aikataulussa. Muista kiinnittää huomioita mahdollisiin erikoisruokavalioihin, ja varata lapsille erikseen ruokaa, jos juhliin on tulossa lapsia. Ota huomioon myös astioiden hankkiminen; saatko ne cateringilta vai tuleeko sinun vuokrata ne erikseen?

Juhlajuomia suunnitellessa on hyvä pohtia valmiiksi, onko alkuun esimerkiksi tarjolla booli, taikka lasi kuohuvaa. Alkuruoalla tarjotaan yleensä yksi lasi juotavaa ja pääruoalla yleensä 1,5-2 lasillista henkilöä kohden. Ruokailun jälkeen juotavaa menee yleensä noin yksi juoma tunnissa per vieras. Muistathan myös alkoholittomat vaihtoehdot ja raikkaat mocktailit!

Henkilökuntaa juhliisi

Tarvitsetko juhliisi työntekijöitä ulkopuolelta? Pohdi montako tarjoilijaa tarvitset. Tähän vaikuttaa vieraiden määrä, ja esimerkiksi ruokatarjoilujen luonne; onko juhlissasi buffetruokailu vai kolmen ruokalajin illallinen. Selvitä juhlapaikan kanssa ensin, onko heillä tarjota tarvittava määrä työntekijöitä juhliisi. Jos ei, voit alkaa etsiä työntekijöitä esimerkiksi alan vuokratyöntekijäpalveluilta. Entä onko omassa tuttavapiirissäsi sopivaa henkilökuntaa avuksi? Tiedustele asiaa vaikka Facebookissa.

Suunnittele juhlien ohjelma

Haluatko jotakin ohjelmaa juhliisi? Esimerkiksi livemusiikkia, stand up -komediaa tai juhlapuheita? Pidä huoli, että juhlasi ohjelmanumerot ja sisältö ovat linjassa valitsemasi teeman kanssa. Suunnittele tässä vaiheessa ohjelman luonne, ja varaa tarvittaessa esiintyjät. Huomaa, että tunnetut ammattilaiset voivat olla hyvinkin varattuja, joten on hyvä olla ajoissa tiedustelemassa. Aikatauluta ohjelma selkeästi ja pohdi myös tarvittavaa tekniikkaa, esiintymispaikkaa ja esiintyjien toiveita ja taukotilaa, sekä ruokailua. Juhlapaikka voi auttaa sinua tässä. Liian pitkät tauot ohjelmassa saattavat latistaa juhlan, mutta vapaalle keskustelulle on myös hyvä varata aikaa. Muista, että vieraita osallistava ohjelma ei ole kaikkien mieleen, mutta voi parhaimmillaan innostaa kaikki. Sovi kaikki etukäteen selkeästi esiintyjien kanssa.

Pidä huoli että juhliesi ohjelma on linjassa teemasi kanssa.

Valokuvaaja ikuistaa tunnelman

Kannattaa palkata valokuvaaja ikuistamaan juhliesi tunnelman. Usein onnistuneiden juhlien tiimellyksessä valokuvien ottaminen saattaa unohtua, tai vaihtoehtoisesti aiheuttaa turhaa stressiä. Ammattivalokuvaaja keskittyy kuvaamisen koko illan, ja saat laadukkaita tunnelmakuvia ja potretteja juhlistasi. Hyvät kuvaajat napataan, joten ole tässäkin liikkeellä ajoissa. Kuvaajaa voit kysyä myös juhlapaikalta tai etsiä sosiaalisessa mediassa vaikkapa erilaisista aihepiirin ryhmistä. Kuvaajasta on hyvä mainita ennakkoon, jotta vieraat, jotka eivät halua juhliin voi ilmoittaa kuvaajalle toiveensa. Viimeistellyn silauksen juhliin tuo oma hashtag sosiaalisessa mediassa. Ilmoita hashtag vieraillesi etukäteen, niin kaikki juhlistasi julkaistut kuvat päätyvät yhteen paikkaan esimerkiksi Instagramissa, ja niistä muodostuu hauska kuvagalleria, jonka avulla kurkistaa tunnelmaan.

Loppusilausta vailla

Juhlasi ovat melkein suunniteltu, ja kutsut lähetetty! Tarkista tässä vaiheessa, että kaikki on kunnossa, ja mieti mitä muuta haluaisit vielä juhliisi. Koristelut voi hoitaa lähellä juhlia, mutta ne on hyvä suunnitella ajoissa. Lisää somistusvinkkejä luvassa blogissa ensi viikolla!

Lisävinkkejä

Oikeanlainen sisältö elävöittää tapahtuman

Kuinka hyödyntää sosiaalista mediaa tapahtumasi markkinoinnissa: osa 1 ja osa 2

Tapahtuma ei pääty viimeisen vieraan lähdettyä

-Suvi