Suvi Kinnunen -

Kuinka järjestää onnistuneet henkilöstöjuhlat?

Hyvinvoiva henkilöstö on menestyksen tae. Huolella toteutetut henkilöstöjuhlat ovat loistavia yhteishengen luojia sillä hyvin järjestetyt juhlat lisäävät viihtyvyyttä ja antavat mahdollisuuden viettää elämyksellisen hetken työyhteisön kesken. Ilta työpaikan ulkopuolella antaa virtaa ja motivaatiota henkilöstölle arjen puurtamisen keskellä.

Henkilöstöjuhlat antavat mahdollisuuden rennompaan tutustumiseen.

Aloita suunnittelu ajoissa!

Henkilöstöjuhlien suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen itse tapahtumaa. Suunnittelu on usein helpoin aloittaa palaverilla, jossa käydään aiempia henkilöstöjuhlia läpi ja mietitään miten niissä on onnistuttu. Samalla voidaan kartoittaa ideoita ja elementtejä, joilla yllättää henkilöstö tulevissa juhlissa. Mieti miksi juhlat järjestetään – tavoitteiden kautta on helpompi suunnitella puitteita ja ohjelmaa.

Tapahtuman järjestäminen koostuu lukuisista vaiheista ja suunnittelu kannattaakin aloittaa suuremmista linjauksista pienempiin yksityiskohtiin edeten. Päätä aluksi päivämäärä, tila ja juhlien ohjelma, jonka jälkeen suuntaa katse muun muassa tarjoiluihin, emäntiin, somistukseen ja äänimaailmaan. Hyödynnä juhlatiimin henkilökohtaiset vahvuudet ja määritä vastuualueet.

Kannattaa myös harkita tapahtumatuotannon ulkoistamista, sillä avaimet käteen –periaatteella toteutetut ratkaisut säästävät paljon vaivaa ja aikaa järjestelystä vastuussa olevalta. Aina voi myös kysyä ideoita tapahtumapaikalta, kun se on päätetty.

Kerro tarina ja muista yllätyksellisyys!

Juhla kuin juhla, myös henkilöstöjuhlien tulisi pyrkiä yllätyksellisyyteen ja elämyksellisyyteen. Yllätyksellisyys muodostuu hyvin suunniteltujen yksityiskohtien myötä. Kaikkea ohjelman sisältöä ei kannata myöskään paljastaa etukäteen, jotta yllätysmomenteille syntyy mahdollisuuksia. Elämyksellisyys lähtee arkisista asioista, jotka ovat otettu huolella huomioon. Kun perusasiat ovat kunnossa, on helpompi panostaa myös pieniin yksityiskohtiin, joilla tehdään vaikutus.

Älä paljasta kaikkia ohjelmanumeroita etukäteen, jotta yllätyksellisyys säilyy.

Tarinallisuus ja loppuun asti ajateltu teema antaa juhlalle merkityksen ja vahvistaa tunnekokemusta sekä tilaisuuden jättämää muistijälkeä. Yksi vahva keino vaikuttaa osallistujien kokemukseen on vedota moniin aisteihin. Moniaistisuus kasvattaa tapahtuman mukaansatempaavuutta.

Musiikki ja valaistus ovat vahvoja elementtejä elämyksien luomisessa – tunnelmaa voi muokata tilaisuuteen sopivalla musiikilla. Äänimaailma kuuluu keskeisesti osaksi tapahtuman somistusta. Tekniikka ja valaistus ovat myös tärkeitä tunnelmanluojia, sillä esimerkiksi liian kirkas valaistus saattaa helposti jopa latistaa tunnelman. Ota huomioon myös kellonaika ja juhlien kulku: vaihtuuku musiikki kuorosta bilebändiin ja tunnelmavalo discoon.

Nivo esiintyjä tapahtumaasi unohtumattomasti 

Jatka juhlien ohjelman sisällössä ja yksityiskohdissa valitsemaasi teemaa, sillä aito ja mukaansatempaava tarina syntyy sitomalla juhlan eri elementit yhteen saumamattomaksi kokonaisuudeksi.  Tässä muutamia vinkkejä, kuinka muokata ohjelmaa yllätyksellisesti ja teeman mukaiseksi.

Kokeile pyytää lauluesityksen personoimista teeman mukaiseksi!

Jos juhliisi on tulossa musiikkia tai muusikko, pyydän häntä sanoittamaan laulu teemasi ja tapahtumasi mukaisesti. Mikäli tulossa on koomikko – pyydä häntä personoimaan esitys ainakin osittain tapahtumasi teeman, sisällön ja yleisön mukaan.

Huumori on haastava laji, mutta hyvin toteutettuna rentouttaa tunnelmaa ja saa yleisön virittyneeksi. Yksi hauska vaihtoehto on ottaa taikuri hävittämään toimitusjohtaja tai pilkkomaan vastaanotossa työskentelevä henkilö kahtia.

Giveaway on aina kiva lisä. Toimisiko vieraillesi valokuvausbooth tai karikatyyrien piirtäjä? Näin saat personoidun muiston tapahtumasi osallistujille, jota katsomalla he muistavat tapahtumasi jälkikäteenkin ja matkaavat takaisin sen herättäneeseen tunteeseen ja kokemukseen. Jos juhlille on oma tunniste, muista kertoa se vieraille, jotka jakavat kuvia omissa kanavissaan. Ammattikuvaaja on myös vaihtoehto, kun haluat varmistaa muistojen tallentamisen.

Yllätyksellisiä ohjelmanumeroita ovat esimerkiksi käärmeenlumoaja, ennustaja tai vaikkapa kuvan- tai jäänveistäjä. Erikoisemmat tai erittäin onnistuneet ohjelmanumerot herättävät huomiota tapahtumallesi ja lisäävät kiinnostusta varmasti myös sosiaalisessa mediassa. Muista kuitenkin, että niiden on liityttävä teemaasi ja ovat yhdistettävissä tapahtumaasi, tai hyöty karkaa savuna ilmaan. Mikäli sinulla on pieni budjetti, käytä aikaa tulevien talenttien etsimiseen, joiden palkkiot eivät ole vielä niin korkeita. Yrityksestänne löytyy varmasti myös vaikka minkälaisia erityistaitoja omaavia harrastelijoita tai ammattiaisia.

Mieti mikä itselläsi on jäänyt erityisesti mieleen ja miksi. Tämä voi auttaa ideoinnissa.

Onnistuneet henkilöstöjuhlat tuntuvat ja näkyvät

Kun tapahtuma onnistuu, se tunnetaan joka aistilla. Ainutkertainen tunnelma jättää hymyn osallistujien huulille vielä pitkäksi aikaa tilaisuuden jälkeen. Henkilöstöjuhlat ovat henkilöstön odottama sosiaalinen tapahtuma, johon kannattaa panostaa. Henkilöstöjuhlat ovat tapa palkita henkilöstöä puurtamisesta ja tutustua kollegoihin työpaikan ulkopuolella tavallista rennommin. Mikäli suunnittelet henkilöstöjuhlia ja kaipaat sille sopivaa tilaa, ota meihin yhteyttä. Meillä on erilaisia tiloja pienemmistä coctail-juhlista tuhansien vieraiden gaalaillallisiin. Tässä virikkeitä pikkujoulujen ideoitiin.