Teimme avuksesi luettelon asioista, jotka on hyvä ottaa huomioon kokousta tai muuta tilaisuutta järjestäessä:

Tapahtumapaikan sijainti
  • Saavutettavuus: onko vieraiden helppo tulla kokouspaikkaan?
  • Ympäristö: tilan viihtyisyys, virkistävyys, keskittymisrauha
Tilaisuuden luonne
  • Kertaluonteinen tilaisuus vai tilaisuuksien sarja?
  • Luonnonrauhaa, elämyksiä vai urbaani kokous viimeisimmällä tekniikalla?
  • Kodikasta ja lämminhenkistä vai tasokasta ja tyylikästä?
Huomioi aikataulussa
  • Tulevatko vieraat kaukaa vai läheltä?
  • Saapuvatko he julkisilla, omalla autolla vai järjestetyllä kuljetuksella?
Tilat
  • Millaisia tiloja tarvitaan: pääkokoustila, ryhmätyötilat, oheistilat, lounas, näyttely, illallinen, majoitus?
  • Onnistuuko siirtyminen tilasta toiseen sujuvasti ja nopeasti?
  • Äänieristys, akustiikka, kalustus, ilmastointi, tekniikka
Kalustus
  • Lyhyt info tai tietoisku: tuolirivit
  • Päivän tai pidempi seminaari: luokkamuoto (tuolien lisäksi pöytä)
  • Illanvietto tai Get Together: cocktail-kalustus (buffet- ja baaripöydät)
  • Juhlaillallinen: banketit (8–12 henkilöä per pöytä)
Tekniikka
  • Huomioi tilan koko: kuuluuko ääni, riittääkö projisoinnin valoteho, tarvitaanko kamerat ja valkokankaat?
  • Näyttävyys: valotekniikka, visuaalinen suunnittelu ja projisoinnit, teknisen toteutuksen taso
  • Tarvittavat it-ratkaisut: avoin vai suljettu verkko, webcasting ja tallenteet
  • Halutaanko vuorovaikutteisuutta: viestiseinä, äänestysmahdollisuus, kamerakuvaus?
  • Ammattilaiset apuna suunnittelussa ja teknisenä tukena tilaisuuden aikana?
Tunnelmaa valaistuksella
  • Valaistuksen avulla samaan tilaan voidaan luoda täysin erilaisia tunnelmia. Vaihtoehtoja on lähes rajattomasti aina edullisesta perusvalaistuksesta henkeäsalpaavaan valoshow’hun. Joka tapauksessa tärkeintä on hyvä idea. Tapahtumasuunnittelijamme auttavat mielellään.
Tarjoilut
  • Tilaisuuden luonne ja teema: kokous, koulutus, kongressi vai juhla?
  • Osanottajat: sukupuoli, kansallisuus, työnkuva
  • Mikä on tarjoiluiden tarkoitus: tehdä kylläiseksi, tehdä vaikutus, saada vieraat viipymään pidempään?
  • Mitä tarjoiluilla halutaan viestiä?
  • Somistus ja esillepano: neutraali, teeman tai kauden mukainen, yrityksen ilmeen mukainen?
Turvallisuus
  • Kohteen turvallisuus: paloturvallisuus, ripustukset ja asennukset, järjestyksenvalvonta, kulunvalvonta
  • Henkilöturvallisuus: ensiapu, henkilön turvajärjestelyt
  • Tietoturva: tilat, materiaali, oma ja kokouspaikan henkilökunta
Laatu ja vastuullisuus
  • Kokousjärjestelyiden taso: laatusertifikaatti, toiminnalle asetetut standardit
  • Kokouspaikan vastuullisuus: kierrätys, lämmitys, ilmastointi, valaistus

Lisäksi on hyvä pohtia seuraavia asioita: tapahtuman tavoitteet ja kohderyhmä, sopiva ajankohta ja aikataulu, budjetti, mahdollisten yhteistyökumppanien hankinta, kutsu- ja ilmoittautumisprosessi, tapahtumaan sopiva paikka ja järjestelyt, oman organisaation sitouttaminen, jälkihoidon järjestäminen, palautteen kerääminen ja yhteenveto.

Autamme sinua mielellämme löytämään parhaat ratkaisut kokonaisuuden kannalta ja pienimpiä yksityiskohtia unohtamatta. Ota yhteyttä