Kaisa Siipilehto -

Isommin tapahtuman yhteistyökumppaneiden kanssa

Rajaton tai tiukasti rajattu tapahtuman budjetti – yhteistyökumppanit ovat paljon muutakin kuin rahallinen apu tapahtuman tuotannossa. Kaikkia kumppaneitamme kunnioittaen julkaisen ajatuksia kumppaneiden valintaan ja heidän kanssa erilaisten tilaisuuksien järjestämiseen. Pitkäaikaiset yhteistyökumppanit ja tapauskohtaiset kumppanuudet ovat kullanarvoinen apu ideoinnista ja suunnittelusta sisältöön, kanavien kasvattamiseen, emännöintiin ja jälkitoimiin.

Tapahtuman budjetin kasvattaminen ja resurssointi

Mieti ensin yleiset raamit tapahtumallesi visiosta kohderyhmään. Kun oma suunnitelmasi on vähintään yleisellä tasolla selvillä, tiedät mihin osa-alueisiin pyytää tukea talon sisältä ja ulkopuolelta. Sama pätee budjettiin. Kun olet vähintään karkeasti jaotellut omat varasi ja tapahtuman kulurakenteen, voit sen mukaan lähteä kartoittamaan lisäresursseja. Alkusuunnittelun perusteella tiedät paremmin myös millaisia kumppaneita tarvitset onnistuaksesi. Kaipaatko apua teknisten toteutusten kanssa, lisäpuhtia ohjelmasisältöön, lisämaustetta tarjoiluihin tai täytettä lahjakasseihin? Mitään ei häviä ainakaan kysymällä.

Antakaa ajatusten lentään. Kumppaneilta voi tulla hyviä ideoita teemasta mitä erilaisimpiin yksityiskohtiin, joita et välttämättä itse tullut edes ajatelleeksi.

Muista kumppaneita kartoittaessa ja valitessa kiinnittää huomiota siihen sopiiko kyseisen yrityksen brändi ja toimintatavat omaan tyyliinne toimia. Kumppani voi joko tuplata tapahtumasi huomioarvon tai tärvellä sen, mikäli brändi-imagonne eivät kohtaa. Mieti myös mitä voit tarjota vastineeksi avusta: liidejä, osallistujien tiedot, lippuja/osallistumispaikkoja, palauteraportin, markkinointikanavia tai mediavaihtoja. Huomaa, ettei kaikki apu tarvitse olla rahallista tai massiivista. Esimerkiksi catering-yritykselle oman osaamisensa osoittaminen on heidän osaamisensa markkinointia ja osallistujat heille potentiaalisia asiakkaita. Kumppani voi olla erittäin kiinnostunut yhteistyöstä jos pääsee tilaisuuteenne tapaamaan osallistujia henkilökohtaisesti ja saa osallistua vaikka giveaway-kassiin omalla muistamisella. Esimerkiksi tilaisuudessa tarjotun jälkiruuan resepti jaetaan vieraille ja he saavat lähtiessään mukaansa siinä käytettyä keittiössä tehtyä hilloa. Näin tarjoat vieraillesi kokonaisvaltaisemman kokemuksen, jolloin muistijälki vahvistuu.

Wanhan Sataman tarjoiluista vastaava kumppani Royal on ilomielin mukana suunnittelussa alusta lähtien. Avoimella ideoinnilla ja keskustelulla päätydään winwin-ratkaisuihin.

Ideoikaa yhdessä

Yhteistyöstä saa usein enemmän irti, kun molemmat osapuolet tuntevat toisensa ja vastaavia tapahtumia järjestetään yhdessä kerrasta toiseen. Ensimmäinen kerta saattaa mennä yhteisiä linjoja hakiessa ja toisella kerralla päästään kunnolla vauhtiin. Toistensa osaamisen ja toiminnan tunteminen auttaa myös sisällön suunnittelussa ja mahdollisuuksien kartoittamisessa. Kumppanit kannattaakin kerätä saman pöydän ympärille idoimaan – ajatuksia rohkeasti ja avoimesti heittämällä voi löytyä varsinaisia helmiä. Mikäli toteutitte vastaavaa tapahtumaa yhdessä edellisellä kerralla, kannattaa suunnittelupalaverissa käydä läpi edellisen onnistumiset ja kehitysideat. Voi myös olla että jo ensimmäinen kerta on timantti syntyessään.

Tukos Median kanssa ideoitu teemaa tukeva somistus vei tilaisuudessa käytetyt tilat uudelle tasolle.

Täytettä tapahtuman sisältöön ja ohjelmaan

Suunnittelupalverista jatkoon valitut ideat on jatkokehityksessä. Alustavat aihiot tapahtuman teemasta ja tavoitteista on määritelty. Yhteistyösopimuksen linjaukset on päätetty. Mitä sitten jatketaan? Ideoikaa mitä tapahtumassa tapahtuu unohtamatta teemaa, tavoitteita ja tavoiteltua kohderyhmää. Mitä ohjelmaa toteutat tai hankit itse ja missä kohdissa kumppanista voisi olla sisällöisti hyötyä. Sopisiko kumppanilta puheenvuoro tai muu ohjelmanumero esimerkiksi kiinnostava tietoisku tai taukojumpan vetäminen. Muista, että kumppani voi myös sponsoroida ohjelmaa, jolloin se on samalla heidän markkinointitempaus. Tässäkin tapauksessa ohjelmanumero kannattaa linkittää tilaisuuden teemaan ja yhteistyökumppanin erikoisosaamiseen. Yhtenäisen ja selkeän teeman säilyttämiseksi kumppaneiden valinta korostuu jälleen. Hyödynnä kumppaneiden ammattitaito monella saralla: voit sopia esimerkiksi tapahtuman moderoinnin tai sisällöntuotannosta blogikirjoitusten ja tapahtumasta koottavan raportin muodossa.

Luo somepöhinää kumppanin kanssa ja tuplaatte kanavien määrän. Kannattaa kuitenkin valita käytettävät kanavat harkitusti, ettet sekoita vieraita tai jämäytä ylläpitoa.

Kasvata kanavien ja kutsuttavien määrää

Kumppanit ovat oiva tapa lisätä markkinointikanavien määrää ja samalla kasvattaa tapahtuman näkyvyyttä. Kanavien ja kutsuttavien määrästä voi sopia esimerkiksi tapahtuman riskien ja tuottojen mukaan tai vaihtokauppana. Tapahtuman lippuja voi vaihtaa muun muassa markkinointikanavien näkyvyyteen. Riippuen tapahtuman kohderyhmästä ja valikoiduista markkinointi-, viestintä- ja kutsukanavista hyödynnä mm. painetut ja sähköiset kutsut, nettisivut, hakukonemarkkinointi, sosiaalisen median kanavat, henkilöstö- ja sidosryhmälehdet sähköpostin allekirjoitusta unohtamatta. Ostetun median kulut voidaan myös jakaa sopimuksen mukaan. Pidä huolta, että puhuttelette samaan tyyliin eri kanavissa ja että viestintä on yhteinäistä. Tiedota kumppaneita tai sopikaa yhdessä Twitterissä ja Instagramissa käytettävät hastagit ja muistakaa linkittää toistenne tilit julkaisuihin. Näin lisäät näkyvyyttä, somepöhinää ja kiinnostuneiden määrää ja osallistujien sitouttamista. Lue vinkkimme somekanavien valintaan osa 1 ja niiden hyödyntämiseen osa 2.

Antakaa kumppaneiden tehdä mitä he osaavat parhaiten – se näkyy myös vieraille. Tässä Fazerin keittiöpäällikkö Mikko kasaa burgereita vieraille. Näin hän tapaa samalla asiakkaita ja saa palautetta välittömästi kasvotusten.

Lisää emäntiä palvelemaan vieraita

Ideoinnin, valmistelevien toimenpiteiden ja ennakkomarkkinoinnin lisäksi kumppanit voivat olla suuri apu itse tapahtuman aikana. Onko kumppanilla osaavat portsarit, avosydämiset info-tiskin ylläpitäjät, näppärät saliavustajat, ammattitaitoiset tarjoilijat tai vikkelät somettajat? Emännöinnin lisäksi kumppanit voivat olla mitä paras valinta vetämään elämyksellisiä ohjelmapisteitä tai tarjoamaan alkumaljoja. Kannattaa kysyä jo ideointi ja suunnittelupalavereissa myös harrastuksia ja kiinnostuksen kohteita – tiimistä voi löytyä yllättäviäkin taitoja sirkustanssijasta taikuriin tai drinkkimestariin. Ehkäpä koodaaja oman tapahtuma-appin koodaamiseen.

Tilaisuus ei pääty viimeisen vieraan lähdettyä. Miettikää etukäteen miten jaatte jälkityöt.

Jaa jälkitoimet

Tapahtuma ei pääty viimeisen vieraan lähdettyä. Jälkitoimet saattavat tuntua raskaalta urakalta heti tilaisuuden päätyttyä. Ne on kuitenkin hyvä hoitaa kunnolla ja pitää annetut lupaukset. Kuka hoitaa kiittämisen ja palautteen keräämisen? Miten tilaisuuden materiaalit jaetaan? Minkälainen rooli ja näkyvyys kumppaneiden kanssa on sovittu: banneripaikka kiitos-kirjeessä, logo fiilisvideossa tai tilaisuuden raporttien saaminen. Sopikaa jo ennen tapahtuman alkua, miten jaatte jälkitoimet ja mikä on kenenkin vastuulla. Jos esimerkiksi sosiaalisen median kanaviin on sisältöä tuottanut kumppani, hoitaako hän myös kysymyksiin vastaamiseen?

Jälkitöiden lisäksi on tärkeää kuunnella kumppanin mietteitä siitä, miten tapahtumassa onnistuttiin ja huomasivatko he jotain, mikä olisi hyvä ottaa huomioon ja tehdä toisella tapaa seuraavalla kerralla. Kerää fiilikset paitsi omalta tiimiltä myös laajennetulta tuotantotiimiltä. Kumppani katsoo tilaisuutta omasta näkökulmasta ja hoitamiensa vastuiden sujumisesta, joten näin voit saada palatetta mikä muuten jäisi huomioitta. Lopuksi, juhlikaa yhdessä.

 

Kiitokset vielä timattiseen kesän aloitukseen osallistuneille ideanikkareille ja toteuttajille. Muistelen yhteistyöllä saavutetta kokonaisuutta lämmöllä.

Näissä hedelmällisissä tunnelmissa toivotan antoisia kumppanuuksia!

 

Kaisa