Suvi Kinnunen -

5 vinkkiä – näin tavoitat oikeat ihmiset tapahtumamarkkinoinnissa

Viime viikolla syvennyttiin tapahtuman videomarkkinointiin ja tällä viikolla jaossa on viisi vinkkiä oikeiden ihmisten tavoittamiseen tapahtumamarkkinoinnissa. Tapahtuma-alan yksi tärkeimpiä osa-alueita on tapahtumamarkkinointi, jolla on merkittävä vaikutus tilaisuuden onnistumisen kannalta. Yleisön huomiosta joutuu jatkuvasti kamppailemaan entistä enemmän – kanavien ja niiltä välittyvien viestien informaatiotulva on loputon.

Tapahtumamarkkinoinnilla usein tähdätään kävijöiden paikan päälle houkutteluun sekä brändin tunnettuuden kasvattamiseen.

Tapahtumamarkkinointi on siitä omalaatuista, että onnistuminen voidaan todeta kunnolla vasta tapahtuman jälkeen – saatiinko osallistujia tarpeeksi? Toki tapahtumamarkkinoinnilla tähdätään myös pidempiaikaiseen brändin tunnettuuden kasvattamiseen, mutta pääpaino on enemmän tai vähemmän huokutella kävijöitä osallistumaan itse tapahtumaan.  Tapahtumamarkkinointiin ja oikeiden ihmisten tavoittamiseen kannattaa siis paneutua huolella ja varata resursseja. Näin varmistetaan, etteivät tapahtuman järjestämisestä riippumattomat seikat – esimerkiksi sääolosuhteet, vaikuttaisi liiaksi tapahtuman kävijätavoitteeseen ja siten onnistumiseen.

Mitkä sitten ovat ne keinot, joilla tavoitetaan oikeat ihmiset tapahtuman markkinointitoimenpiteillä säästä ja muista ulkoisista seikoista riippumatta? Kokosimme yhteen viisi vinkkiä oikean kohderyhmän tavoittamiseen.

Kuinka tavoittaa oikeat ihmiset tapahtumamarkkinoinnissa?

 1. Määritä kohdeyleisösi & hyödynnä saatavilla olevaa tietoa

Kaikessa markkinoinnissa tärkeintä on määrittää ensin kohdeyleisö; kenelle palvelu, tuote tai tapahtuma on tarkoitettu? Kun suunnittelet tapahtumaa, mieti mitä haluat sillä saavuttaa ja minkälaista kohderyhmää tapahtumasi tavoittelee.

Yksi hyvä tapa kohdeyleisön määrittämiseen on luoda muutama kohderyhmää edustava asiakastyyppi. Mieti jokaisesta edustajasta esimerkiksi seuraavat seikat; ikä, asuinpaikka, perhesuhde, kiinnostuksen kohteet, harrastukset, ammatti, tulotaso sekä mahdollisia luonteenpiirteitä, kulutustottumuksia ja ostopäätökseen vaikuttavia tekijöitä. Luotuasi erilaisia asiakastyyppejä, sinun on helpompi suunnitella tapahtumaa ja suunnata tapahtumamarkkinointia määrittelemillesi kohdeyleisöille. Käytä profiileja hyödyksi myös markkinointiviestien suunnittelussa, kanavavalinnoissa ja markkinoinnin kohdentamisessa.

Miten löydät kohdeyleisösi?

Hyvä keino on hyödyntää jo saatavilla olevaa tietoa. Ketkä viimeksi osallistuivat tapahtumaasi? Mistä ja miten he saivat tiedon tapahtumasta? Minkälaisia demografioita he edustavat?

Rekisteröintijärjestelmästä riippuen, saatat saada selville myös osallistujien iän ja asuinpaikan. Nämä tiedot ovat kullanarvoisia tapahtumamarkkinointia kohdennettaessa. Sen lisäksi, että markkinoit tulevaa tapahtumaasi jo aikaisemmin osallistuneille kävijöille, voit hyödyntää heidän demografisia tietoja, paikkatietoja ja kiinnostuksen kohteita luomalla look a like -yleisöjä. Näin voit kasvattaa kohdeyleisösi kokoa ja viestisi saavutettavuutta.

2. Hyödynnä kutsuissa ja markkinoinnissa osallistujia sekä yhteistyökumppaneita

Mikäli mahdollista, kutsumisprosessissa kannattaa hyödyntää olemassaolevia osallistujia – kokeile kutsua ihmisiä siten, että ilmoittautumisessa tulee kerralla useampi: ”Ilmoittaudu kollegan kanssa” -tyylisesti. Voit ilmoittautumislomakkeen ohessa kysyä osallistujalta josko hän tietää jonkun, joka olisi juuri sopiva osallistuja. Kun luot event-sivun Facebookissa, osallistujien painaessa ’osallistu’, se leviää samalla tehokkaasti myös heidän verkostoilleen.

Mikäli mahdollista, yritä hyödyntää myös tapahtumia vastaavalla kohderyhmällä ristiinmarkkinoinnissa sekä yhteistöissä. Näin voit kasvattaa tapahtumasi tietoisuutta halutun kävijäkunnan joukossa.

Mitä kohdennetumpia viestisi ovat, sitä paremmin ne otetaan vastaan.

3. Kohdenna viestisi

Viestin kohdentaminen on todella keskeinen seikka tapahtumamarkkinoinnissa kuten markkinoinnissa ylipäätänsä. Puhumme eri tavalla 15-vuotiaalle teinitytölle kuin 65-vuotiaalle eläkepäiviä viettävälle herralle. Ei ole siis vähäpätöistä suunnata viestisi omalle kohderyhmällesi sopivaksi. Mitä henkilökohtaisemmalta viestisi tuntuu, sitä parempi ja vastaanottaja tuntee myös helpommin kuuluvansa tavoiteltuun kohdeyleisöön. Erityisesti kohderyhmää puhutteleva viesti vaikuttaa siihen, kokeeko vastaanottaja tilaisuuden tarpeellisuuden ja osallistuuko hän kyseiseen tilaisuuteen. Ota kohderyhmäsi huomioon kaikessa mitä teet tilaisuutesi eteen: teemassa, tarjoiluissa, viestinnässä, tapahtuman ohjelmassa, sponsoroinneissa. Luo asiakastyyppien perusteella erilaisia viestikärkiä, joilla houkuttelet osallistujia. Motivaatio osallistua tapahtumiin voi olla hyvin erilainen eri asiakastyyppien kesken – toiselle tärkeintä voi olla verkottuminen kollegoiden kesken ja toiselle tilaisuuden tarjoama opetuksellinen sisältö.

4. Hyödynnä sosiaalista mediaa

Sosiaalinen media on yksi loistavista keinoista saavuttaa kohdeyleisöäsi. Valitessasi käyttöönotettavia sosiaalisen median kanavia, mieti missä sosiaalisen median kanavissa kohderyhmäsi edustajat viettävät aikaansa ja missä tarkoituksissa? Jos he twiittailevat ja reagoivat Twitterin sisältöihin paljon, lanseeraa tapahtumallesi oma profiili ja virallinen hashtag Twitteriin. Jos he viettävät aikaansa Facebookissa, tapahtuma kannattaa luoda myös sinne, houkutella sitoutumaan ja ohjata sitä kautta ilmoittautumaan tai ostamaan pääsylippu. Keskitä markkinointi niihin sosiaalisen median kanaviin, joissa kohderyhmäsi ovat aktiivisimpia.

Sosiaalisen median ylläpitoon menee runsaasti aikaa, varsinkin jos teet sen manuaalisesti. Sen vuoksi joissain tapauksissa kannattaa ottaa automatisointi käyttöön; näin voit ajastaa sosiaalisen median julkaisut etukäteen ja säästät aikaa, kun voit kerralla valmistella useamman julkaisun. Tämä vaatii hieman etukäteen suunnittelua, mutta pidemmällä tähtäimellä se kannattaa. Hyviä sosiaalisen median automatisointityökaluja ovat esimerkiksi Buffer ja Hootsuite. Ota huomioon automatisoinnin heikkoidet. Esimerkiksi Facebookin event-sivulle ei voi ajastaa julkaisuja etukäteen. Muista myös vastata kanavissa esitettyihin kysymyksiin ja annettuun palautteeseen.

Lue lisää sosiaalisen median hyödyntämisestä tapahtuman markkinoinnissa:

Tapahtuman markkinointi sosiaalisessa mediassa osa 1

Tapahtumamarkkinointi sosiaalisessa mediassa osa 2

Tapahtumamarkkinoinnissa kannattaa ehdottomasti hyödyntää sosiaalista mediaa ja sen automatisointityökaluja.

5. Suunnittele huolella

Ennen varsinaisia markkinointitoimenpiteitä, tee suunnitelma. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Mieti mitä kanavia haluatte ottaa markkinoinnissa käyttöön, millaista sisältöä sinne tuotetaan, minkälaista kuvamaailmaa ja tyyliä käytetään, milloin sisältöä julkaistaan ja kuinka usein. Näiden pohjalta on helppo luoda julkaisukalenteri, tuottaa sisältöä jo etukäteen ja ajastaa julkaisuja. Pidä huoli, että suunnitelma on tiedossa myös markkinoinnille relevanttien sidosryhmien, kuten yhteistyökumppaneiden kesken. Tai vielä parempi, jos jo suunnitteluvaiheessa keskitetään voimavaroja sekä laaditaan kumppanien kanssa tehokas ja laajemman yleisön kattava kanava- ja julkaisusuunnitelma. Näin päällekkäisyyksiltä vältytään helpommin ja tapahtumamarkkinoinnin vaikuttavuutta lisätään.

Toivottavasti nämä vinkit ovat hyödyksi tapahtumamarkkinointia suunnitellessasi! Lisää vinkkejä tapahtuma-alan ihmisille löydät Aarre-sivuiltamme sekä blogitekstistä ”Kuinka kehittyä tapahtumajärjestäjänä.”

Tsemppiä loppuvuoteen!

Terkuin Suvi